Формирование дел входящих и исходящих документов Окружной администрации, их хранение осуществляется Отделом по работе с обращениями граждан и организаций. Секретариат заместителя главы осуществляет формирование дел документов, поступивших заместителю главы, исходящих документов за подписью заместителя главы.
Руководители структурных подразделений Окружной администрации несут персональную ответственность за сохранность поступающих к ним документов и информации о них в СЭД "Дело".
Законченные делопроизводством дела в течение 3 лет хранятся в структурных подразделениях Окружной администрации для справочной работы, а затем, в соответствии с номенклатурой дел, передаются в Архивный отдел МКУ "Управление делами".
Оформление дел для передачи в Архивный отдел производится работниками структурных подразделений при методической помощи и под контролем работника Архивного отдела.