(в ред. постановления Окружной администрации г. Якутска от 27.10.2020 N 303п)
Обращение в Окружную администрацию города Якутска может быть доставлено лично, через представителей, почтовым отправлением, по факсимильной связи, через официальный информационный портал Окружной администрации города Якутска. Регистрация обращений осуществляется Отделом по работе с обращениями граждан и организаций в сроки, установленные законодательством.
Сотрудники отдела по работе с обращениями граждан и организаций осуществляют регистрацию поступившей корреспонденции и направляют на рассмотрение главе, заместителям главы.
Сотрудниками Отдела по работе с обращениями граждан и организаций осуществляется первичная обработка почты:
1) проверяется правильность адресации корреспонденции и целостность упаковки;
2) ошибочно поступившие (не по адресу) письменные обращения возвращаются на почту невскрытыми;
3) проводится сверка реестров письменных обращений, доставленных фельдъегерской связью;
4) вскрывается конверт, проверяется наличие в нем текста письменного обращения и документов. Документы, поступившие с обращением (копии паспорта, военного билета, трудовой книжки и другие), являются приложением к обращению. В случае отсутствия самого текста письменного обращения, об этом указывается в контрольно-регистрационной карточке;
5) составляется акт, в случае присутствия в конвертах денежных знаков и ценных бумаг (облигаций, акций и т.д.), подарков или отсутствия документов, указанных в тексте письменного обращения;
6) регистрация входящих документов с грифом "ДСП".
Обращение в форме электронного документа, поступившее по информационным системам общего пользования, распечатывается и подлежит рассмотрению в порядке, установленном Положением о порядке рассмотрения обращений граждан и организаций.
Письменное обращение гражданина подлежит обязательной регистрации в СЭД "Дело" в течение трех дней с момента поступления в Окружную администрацию. Сотрудники отдела по работе с обращениями граждан и организаций заполняют в СЭД "Дело" контрольно-регистрационную карточку и направляют ее для получения резолюции должностными лицами. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия.
Моментом регистрации документа считается момент проставления на документе даты и регистрационного номера. Документы и корреспонденция, поступившие после 17.00 часов, кроме имеющих служебную пометку "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", регистрируются датой следующего рабочего дня. В случае, поступления документов и корреспонденции в конце рабочей недели или предпраздничный день, после 17.00 часов, регистрация производится в первый рабочий день после выходных или праздничных дней.
Уведомление о проведении публичного мероприятия, в том числе о проведении пикетирования группой лиц либо пикетирования, осуществляемого одним участником с использованием быстровозводимой сборно-разборной конструкции, создающей препятствия для движения пешеходов и транспортных средств, подлежит регистрации в СЭД "Дело" уведомлений о проведении публичных мероприятий. Дата и время регистрации уведомления о проведении публичного мероприятия, а также регистрационный номер указываются на копии данного уведомления, остающейся у организатора публичного мероприятия.
Уведомление о проведении пикетирования группой лиц либо пикетирования, осуществляемого одним участником с использованием быстровозводимой сборно-разборной конструкции, создающей препятствия для движения пешеходов и транспортных средств, незамедлительно направляется на рассмотрение главе.