ПРАВИТЕЛЬСТВО НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 11 марта 2019 года N 87
Об Инструкции по делопроизводству в Правительстве Новгородской области
(с изменениями на 12 сентября 2024 года)
(в ред. постановлений Правительства Новгородской области от 01.08.2019 N 303, от 07.10.2019 N 400, от 14.02.2020 N 38, от 30.10.2020 N 489, от 16.12.2020 N 558, от 21.12.2020 N 566, от 16.11.2021 N 401, от 26.01.2022 N 29, от 28.04.2022 N 231, от 02.09.2022 N 475, от 16.03.2023 N 118, от 14.06.2023 N 256, от 09.10.2023 N 457, от 10.10.2023 N 458 (ред. 10.10.2023), от 05.03.2024 N 102, от 12.09.2024 N 429)
В целях совершенствования организации работы с документами в Правительстве Новгородской области и обеспечения их сохранности Правительство Новгородской области постановляет:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Новгородской области (далее Инструкция по делопроизводству).
2. Признать утратившими силу постановления Правительства Новгородской области:
от 04.07.2014 N 357 "Об Инструкции по делопроизводству в Правительстве Новгородской области";
от 29.09.2014 N 490 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Новгородской области";
от 30.09.2015 N 390 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Новгородской области";
от 22.10.2015 N 410 "О внесении изменений в постановление Правительства Новгородской области от 04.07.2014 N 357";
от 13.05.2016 N 178 "О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Новгородской области";
от 17.01.2017 N 9 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Новгородской области";
от 31.08.2017 N 300 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Новгородской области";
от 13.09.2017 N 313 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Новгородской области";
от 18.10.2017 N 356 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Новгородской области";
от 04.12.2017 N 431 "О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Новгородской области";
от 28.12.2017 N 477 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Новгородской области";
от 07.06.2018 N 263 "О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Новгородской области";
от 06.08.2018 N 399 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Новгородской области".
Губернатор Новгородской области
А.С.НИКИТИН
Утверждена
постановлением
Правительства Новгородской области
от 11.03.2019 N 87
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. постановлений Правительства Новгородской области от 01.08.2019 N 303, от 07.10.2019 N 400, от 14.02.2020 N 38, от 30.10.2020 N 489, от 16.12.2020 N 558, от 21.12.2020 N 566, от 16.11.2021 N 401, от 26.01.2022 N 29, от 28.04.2022 N 231, от 02.09.2022 N 475, от 16.03.2023 N 118, от 14.06.2023 N 256, от 09.10.2023 N 457, от 10.10.2023 N 458 (ред. 10.10.2023), от 05.03.2024 N 102, от 12.09.2024 N 429)
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Новгородской области (далее Инструкция по делопроизводству) разработана в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, национальными стандартами в сфере документации, Регламентом Правительства Новгородской области.
1.2. Инструкция по делопроизводству разработана в целях установления единых требований:
к подготовке, оформлению, порядку согласования проектов правовых актов Губернатора Новгородской области и проектов правовых актов Правительства Новгородской области, распоряжений должностных лиц, указанных в пункте 1.3 Инструкции по делопроизводству (далее проекты правовых актов);
(в ред. Постановления Правительства Новгородской области от 10.10.2023 N 458)
к обработке, хранению и использованию документов, образующихся в процессе деятельности Губернатора Новгородской области и Правительства Новгородской области (далее документы).
1.3. Положения Инструкции по делопроизводству являются обязательными при подготовке проектов правовых актов, документов за подписью Губернатора Новгородской области, а также за подписью первого заместителя Губернатора Новгородской области - руководителя Администрации Губернатора Новгородской области (заместителя Губернатора Новгородской области - руководителя Администрации Губернатора Новгородской области, руководителя Администрации Губернатора Новгородской области) (далее руководитель Администрации Губернатора Новгородской области), первого заместителя Губернатора Новгородской области, первого заместителя Губернатора Новгородской области - первого заместителя Председателя Правительства Новгородской области, первого заместителя Губернатора Новгородской области - заместителя Председателя Правительства Новгородской области, заместителя Губернатора Новгородской области, заместителя Губернатора Новгородской области - заместителя Председателя Правительства Новгородской области, первого заместителя Председателя Правительства Новгородской области, заместителя Председателя Правительства Новгородской области (далее должностные лица Новгородской области).
(п. 1.3 в ред. Постановления Правительства Новгородской области от 14.02.2020 N 38)
1.4. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя.
1.5. В целях автоматизации делопроизводства в Правительстве Новгородской области применяется система электронного документооборота органов исполнительной власти Новгородской области (далее СЭД ОИВ Новгородской области).
Документооборот между органами исполнительной власти Новгородской области (далее органы исполнительной власти области) осуществляется в СЭД ОИВ Новгородской области. Передача документов по иным каналам связи и (или) на бумажном носителе не допускается, за исключением случаев, когда федеральными или областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними правовыми актами, Инструкцией по делопроизводству установлено требование о необходимости составления документа на бумажном носителе.
1.6. При передаче электронных документов между органами исполнительной власти области документы заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью (далее ЭП) должностного лица - автора документа. Электронная копия документа может быть заверена ЭП должностного лица, зарегистрировавшего документ в СЭД ОИВ Новгородской области.
Ответственность за неправомерное подписание электронного документа ЭП несет владелец ключа ЭП.
Получение по СЭД ОИВ Новгородской области электронного документа, подписанного ЭП или созданного в виде электронной копии документа, является достаточным условием, позволяющим установить авторство документа и принять электронный документ к рассмотрению и исполнению.
1.7. Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, подписание (визирование), постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в электронной регистрационной карточке (далее РК) документа в СЭД ОИВ Новгородской области. При этом к РК должен быть прикреплен файл электронного документа (для графических документов - формат pdf или tif, для текстовых документов - doc, docx).
1.8. Документы постоянного хранения, созданные в СЭД ОИВ Новгородской области, при подготовке для передачи на хранение в государственный архив, источником комплектования которого является Правительство Новгородской области (далее государственный архив), переносятся на бумажный носитель с графическим отображением сертификатов ЭП должностных лиц, подписавших документы, и заверяются печатью государственного областного казенного учреждения "Управление Делами Правительства Новгородской области" (далее ГОКУ "Управление Делами Правительства Новгородской области") и личной подписью должностного лица ГОКУ "Управление Делами Правительства Новгородской области", ответственного за делопроизводство.
(в ред. постановлений Правительства Новгородской области от 01.08.2019 N 303, от 09.10.2023 N 457)
1.9. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законом тайну, а также конфиденциальную информацию, за исключением служебной информации ограниченного распространения, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации или ограничение распространения которой диктуется служебной необходимостью (далее документ, содержащий информацию ограниченного распространения, информация ограниченного распространения), персональные данные.
(в ред. Постановления Правительства Новгородской области от 26.01.2022 N 29)
1.10. Организацию, ведение и совершенствование документооборота в Правительстве Новгородской области, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое обеспечение и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет контрольно-аналитическое управление Администрации Губернатора Новгородской области.
1.11. Управление делопроизводства и архива ГОКУ "Управление Делами Правительства Новгородской области" (далее управление делопроизводства и архива) разрабатывает и размещает на общем сетевом диске "Ecommon" инструкции по оформлению документов, шаблоны документов, а также методические рекомендации по вопросам делопроизводства в Правительстве Новгородской области.
1.12. Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатацию технологической инфраструктуры, информационной безопасности электронного документооборота Правительства Новгородской области возлагается на соответствующие органы исполнительной власти области, осуществляющие полномочия в данных сферах.
Инструктивные материалы по вопросам совершенствования эксплуатации и информационной безопасности электронного документооборота направляются в обязательном порядке во все органы исполнительной власти области.
1.13. Подготовленные в органах исполнительной власти области проекты документов (решений) до их принятия (подписания) относятся к материалам, содержащим служебную информацию.
1.14. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией по делопроизводству порядка работы с документами в органах исполнительной власти области несут их руководители.
1.15. Работники органов исполнительной власти области несут дисциплинарную, административную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.
На период отпуска, командировки или в случае увольнения работники, осуществляющие работу с документами, обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы непосредственному руководителю либо работнику, ответственному за организацию делопроизводства в соответствующем органе исполнительной власти области.
(в ред. Постановления Правительства Новгородской области от 09.10.2023 N 457)
1.16. Определения терминов, применяемых в делопроизводстве, содержатся в национальных стандартах Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительская документация. Требования к оформлению документов" (далее ГОСТ Р 7.0.97-2016).
(п. 1.16 в ред. Постановления Правительства Новгородской области от 28.04.2022 N 231)
