ПРАВИТЕЛЬСТВО НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 2 сентября 2022 года N 475


О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Новгородской области

Правительство Новгородской области постановляет:

внести изменения в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Новгородской области, утвержденную постановлением Правительства Новгородской области от 11.03.2019 N 87 (далее Инструкция по делопроизводству):

1. Дополнить подразделом 2.8 следующего содержания:

"2.8. Документы по результатам рассмотрения

обращений граждан

2.8.1. Документы по результатам рассмотрения обращений граждан оформляются по правилам оформления служебного письма, указанным в подпунктах 2.7.2.3 - 2.7.2.8 Инструкции по делопроизводству.

2.8.2. Подготовка документов по результатам рассмотрения обращений граждан осуществляется в сроки, указанные в резолюции, с учетом сроков, установленных Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".".

2. Изложить пункт 3.3.1 в редакции:

"3.3.1. Предварительное рассмотрение поступивших документов (за исключением обращений граждан) осуществляется в секторе прохождения документов.".

3. Дополнить подразделом 3.12 следующего содержания:

"3.12. Порядок работы с обращениями граждан

3.12.1. Прием обращений

3.12.1.1. Письменное обращение на имя Губернатора Новгородской области, должностных лиц Новгородской области, в адрес Правительства Новгородской области может быть доставлено в Правительство Новгородской области непосредственно гражданином либо его представителем, объединением граждан, в том числе юридическим лицом либо их представителем, поступить по почте или телеграфу, по факсу, посредством электронной почты, посредством системы межведомственного электронного документооборота, сервиса "Интернет-приемная" на официальном сайте Правительства Новгородской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Письменные обращения, направленные по почте или телеграфу, посредством электронной почты, посредством системы межведомственного электронного документооборота, первоначально поступают в сектор прохождения документов, который после предварительной проверки их в соответствии с пунктом 3.2 Инструкции по делопроизводству передает в сектор Администрации Губернатора Новгородской области по работе с обращениями граждан для регистрации.

Все обращения, поступившие непосредственно в приемные должностных лиц Новгородской области, должны быть в тот же день переданы в сектор Администрации Губернатора Новгородской области по работе с обращениями граждан для регистрации.

3.12.2. Регистрация обращений

3.12.2.1. Письменные обращения, направленные на имя Губернатора Новгородской области, должностного лица Новгородской области, в адрес Правительства Новгородской области, подлежат обязательной регистрации специалистами сектора Администрации Губернатора Новгородской области по работе с обращениями граждан в течение 3 дней с момента поступления к ним в СЭД ОИВ Новгородской области.

3.12.2.2. Поступившие обращения подлежат сканированию. Электронный образ обращения (файл) в формате PDF (в случае необходимости в форматах doc., docx., xls.) прикрепляется к РК документа в СЭД ОИВ Новгородской области.

3.12.2.3. Регистрационный номер поступившего документа состоит из буквенного обозначения "ПО", которое дополняется через дефис порядковым номером поступления в пределах календарного года, через дробь - кодом тематики в соответствии с Тематическим классификатором обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, утвержденным Распоряжением Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций от 30 ноября 2017 года N 104, например:

N ПО-23/03.09, где:

3.12.2.4. На поступивших обращениях с использованием штампа в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа с указанием даты и регистрационного номера документа, которые служат уникальным идентификатором документа в СЭД ОИВ Новгородской области.

В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

3.12.2.5. Почтовые конверты, в которых поступают обращения в письменной форме, сохраняются вместе с обращениями.

С приложенных к письменному обращению подлинников документов снимается копия, а подлинники документов возвращаются заявителю одновременно с направлением ответа (уведомления) на письменное обращение.

Если в конверте отсутствует письменное вложение либо приложение (отдельные их листы), упоминаемое заявителем, составляется акт по форме согласно приложению N 19 к Инструкции по делопроизводству в двух экземплярах: первый приобщается к поступившему письменному обращению, второй направляется заявителю.

3.12.2.6. В случае выявления при вскрытии конверта нескольких обращений от одного либо от разных авторов регистрации подлежит каждое обращение в отдельности.

3.12.2.7. При регистрации коллективных обращений в РК вносятся фамилия, имя, отчество и адрес заявителя, в чей адрес другие заявители просят направить ответ. В случае отсутствия данного указания в РК заносятся фамилия, имя, отчество и адрес заявителя, указанного первым в списке обратившихся. Отметка о коллективности обращения вносится в РК обращения.

3.12.2.8. Специалист, осуществляющий регистрацию обращения, на основе анализа содержания обращения определяет с внесением в РК:

признак "контрольное обращение";

признак кратности поступления обращения (первичное, повторное, неоднократное);

признак вторичности обращения (дубликат обращения);

признак "не обращение" (материалы для ознакомления, поздравления, соболезнования и прочее).

3.12.2.9. При одновременном поступлении основного обращения и его дубликата либо поступлении дубликата до направления ответа на основное обращение дается единый ответ.

Если дубликат поступил после направления ответа на основное обращение, то ответ на него заявителю направляется в течение семи дней со дня регистрации дубликата со ссылкой на дату и исходящий номер отправленного ответа на основное обращение.

3.12.2.10. Если при регистрации обращения выяснится, что заявитель уже обращался к Губернатору Новгородской области, должностным лицам Новгородской области, в Правительство Новгородской области, в реквизитах поступившего документа в РК в поле "Связки" устанавливается связка с предыдущими обращениями данного заявителя.

3.12.3. Порядок рассмотрения обращений, направления ответов

на обращения

3.12.3.1. После регистрации поступившие обращения передаются на рассмотрение Губернатору Новгородской области, должностному лицу Новгородской области.

Направление поступивших обращений Губернатору Новгородской области, должностному лицу Новгородской области осуществляется в электронном виде работниками сектора Администрации Губернатора Новгородской области по работе с обращениями граждан в день регистрации.

3.12.3.2. Обращения, содержащие аудиозаписи и (или) видеозаписи, ссылку (гиперссылку) на контент интернет-сайтов, являющихся хранилищем файлов аудиозаписей и видеозаписей, иных информационных файлов, рассматриваются при наличии изложения сути заявления, жалобы в письменном виде или в форме электронного документа.

3.12.3.3. Обращения, в которых отсутствуют сведения, достаточные для их рассмотрения, в течение 7 дней со дня регистрации возвращаются сектором Администрации Губернатора Новгородской области по работе с обращениями граждан заявителям с предложением восполнить недостающие данные, а при необходимости - с разъяснением, куда им следует обратиться для решения обозначенного заявителем вопроса.

3.12.3.4. Срок рассмотрения обращения (с учетом оформления резолюции) не должен превышать 3 рабочих дней.

В случае направления заявителю уведомления о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, изменение резолюции не допускается.

3.12.3.5. После рассмотрения Губернатором Новгородской области, должностным лицом Новгородской области поступивших обращений работники управления делопроизводства и архива, работающие в приемных Губернатора Новгородской области, должностных лиц Новгородской области, переносят содержание резолюции в РК.

3.12.3.6. Обращение в соответствии с резолюцией направляется исполнителям, являющимся пользователями СЭД ОИВ Новгородской области, через СЭД ОИВ Новгородской области.

Остальным исполнителям обращение вместе с сопроводительным письмом, подписанным соответственно Губернатором Новгородской области или должностным лицом Новгородской области, направляется сектором Администрации Губернатора Новгородской области по работе с обращениями граждан по электронной почте либо посредством МЭДО в случае, если адресат является участником МЭДО.

Уведомление о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, в течение 7 дней со дня регистрации обращения направляется заявителю сектором Администрации Губернатора Новгородской области по работе с обращениями граждан.

3.12.4. Регистрация ответов на обращения

3.12.4.1. Ответы на обращения, подписанные Губернатором Новгородской области, должностным лицом Новгородской области, в течение одного рабочего часа с момента подписания передаются на регистрацию в сектор Администрации Губернатора Новгородской области по работе с обращениями граждан с приложением проектов ответов.

3.12.4.2. Работники сектора Администрации Губернатора Новгородской области по работе с обращениями граждан в течение 3 рабочих часов с момента поступления осуществляют проверку соответствия оформления ответов на обращения требованиям Инструкции по делопроизводству.

Ответы на обращения, оформленные с нарушением требований Инструкции по делопроизводству, возвращаются исполнителю на доработку в срок, указанный в первом абзаце настоящего пункта.

Исполнитель обеспечивает доработку ответа на обращение в течение одного рабочего дня, следующего за днем его возврата на доработку.

3.12.4.3. Регистрация отправляемых ответов на обращения осуществляется в СЭД ОИВ Новгородской области в день их подписания Губернатором Новгородской области, должностным лицом Новгородской области или на следующий рабочий день.