ПРАВИТЕЛЬСТВО НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 12 сентября 2024 года N 429
О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Новгородской области
Правительство Новгородской области постановляет:
внести изменения в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Новгородской области, утвержденную постановлением Правительства Новгородской области от 11.03.2019 N 87 (далее Инструкция):
1. Дополнить пункт 2.5.2 абзацем следующего содержания:
"Внесение изменения в правовой акт путем изложения его в редакции не допускается.".
2. Считать пункты 6.1.1 - 6.1.3 пунктами 6.1.2 - 6.1.4 соответственно.
3. Дополнить пунктом 6.1.1 следующего содержания:
"6.1.1. Организация хранения, комплектования, учета и использования документов, образовавшихся в деятельности Правительства Новгородской области, осуществляется в соответствии Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 года N 77 (далее Правила).".
4. Изложить в пункте 6.2.1 третий, четвертый абзацы в редакции:
"Номенклатура дел является основой для формирования дел и составления описей дел, документов, описей электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
Номенклатура дел включается в СЭД ОИВ Новгородской области в качестве справочника, на основании которого осуществляются систематизация и учет документов, а также их метаданных.".
5. Изложить пункт 6.2.2 в редакции:
"6.2.2. Номенклатура дел составляется в соответствии с Правилами, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236 (далее Перечень), Регламентом Правительства Новгородской области, иными правовыми актами Правительства Новгородской области.".
6. Изложить в пункте 6.2.3 третий, четвертый абзацы в редакции:
"Номенклатура дел Правительства Новгородской области составляется в последнем квартале текущего года, утверждается Губернатором Новгородской области или лицом, его замещающим, в СЭД ОИВ Новгородской области после согласования с ЭК и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.
Один раз в 5 лет номенклатура дел Правительства Новгородской области (в случае изменения структуры, состава, наименования и функций Правительства Новгородской области номенклатура дел Правительства Новгородской области подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению раньше указанного периода) направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти области в сфере архивного дела (далее ЭПК области).".
7. В пункте 6.2.4:
7.1. Заменить в двадцать седьмом абзаце слова "Срок хранения и номера статей по перечню" на "Срок хранения и N статьи по перечню";
7.2. Заменить в двадцать девятом абзаце слова "временного срока" на "временных сроков", "Срок хранения и номер статьи по перечню" на "Срок хранения и N статьи по перечню";
7.3. Изложить последний абзац в редакции:
"В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, включении новых дел. По окончании делопроизводственного года составляется итоговая запись номенклатуры дел Правительства Новгородской области о количестве заведенных дел (томов дел) постоянного и временных сроков хранения на бумажном носителе и о количестве заведенных электронных дел постоянного и временных сроков хранения.".
8. Дополнить пункт 6.3.1 абзацем следующего содержания:
"Дела постоянного (в том числе со сроком хранения "до ликвидации организации") и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов).".
9. В пункте 6.3.2:
9.1. Дополнить после второго абзаца абзацем следующего содержания:
"в дело включаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, предусмотренному номенклатурой дел. Заголовок дела уточняется в соответствии с фактическим составом и содержанием документов;";
9.2. Изложить седьмой абзац в редакции:
"по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см. При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "Том 1", "Том 2" и т.д.;".
10. Заменить в пункте 6.3.3 слово "временного" на "временных".
11. В пункте 6.3.4:
11.1. Изложить первый абзац в редакции:
"6.3.4. Законченные делопроизводством дела постоянного (в том числе со сроком хранения "до ликвидации организации") и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в ведомственный архив и подлежат оформлению и описанию.";
11.2. Заменить:
во втором абзаце слово "временного" на "временных";
в третьем абзаце слова "временного" на "временных", "срока" на "сроков";
в одиннадцатом абзаце слова "электронных дел" на "электронных документов".
12. Изложить пункт 6.3.6 в редакции:
"6.3.6. При нумерации листов в делах соблюдаются следующие требования:
нумерация производится арабскими цифрами простым графитным карандашом или нумератором с водостойкой штемпельной краской;
номера листов проставляются в правом верхнем углу листа документа;
фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;
лист с наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист;
листы (вырезки, вставки текста, переводы), подклеенные одним краем к другому листу, нумеруются отдельно;
конверты с вложениями, подшитые в дело, нумеруются в следующем порядке: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте;
подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле;
листы больших форматов подшиваются за один край и нумеруются как один лист;
все листы дела (тома, части) на бумажном носителе (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи документов дела) нумеруются в валовом порядке.
В случаях обнаружения ошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация или использование литерных номеров листов.".
13. В пункте 6.3.8:
13.1. Заменить в первом абзаце слово "временного" на "временных";
13.2. Изложить третий абзац в редакции:
"В конце внутренней описи документов дела указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи документов дела. Информация о количестве листов внутренней описи документов дела включается в лист-заверитель.".
14. Дополнить в пункте 6.3.9 первый абзац после слова "постоянного" словом "срока".
15. В пункте 6.3.10:
15.1. Заменить в шестом абзаце слово "Датой" на "Датами";
15.2. Изложить седьмой абзац в редакции:
"Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протоколов, включенных в дело.".
