ПРАВИТЕЛЬСТВО НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 9 октября 2023 года N 457


О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Новгородской области

Правительство Новгородской области постановляет:

внести изменения в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Новгородской области, утвержденную постановлением Правительства Новгородской области от 11.03.2019 N 87 (далее Инструкция):

1. Дополнить пункт 1.8 после слов "государственный архив" словами ", источником комплектования которого является Правительство Новгородской области (далее государственный архив),".

2. Заменить во втором абзаце пункта 1.15, третьем абзаце подпункта 2.3.3 слово "специалисты" на "работники".

3. Дополнить шестой абзац подпункта 2.1.9.19, второй абзац подпункта 2.1.9.21, первый абзац подпункта 2.6.11.2, подпункт 3.12.2.7 после слова "отчество" словами "(при наличии)".

4. Изложить в подпункте 2.6.9.3 третий абзац в редакции:

"должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) доверенного лица, паспортные данные (при необходимости);".

5. Дополнить седьмой абзац подпункта 2.7.3.5 после слова "отчества" словами "(при наличии)".

6. Заменить в первом абзаце подпункта 2.3.20 слово "специалисту" на "работнику".

7. Изложить в подпункте 2.6.3.5 второй, пятый, шестой абзацы в редакции:

"Поручение, перечень поручений не позднее рабочего дня, следующего за днем подписания начальником контрольно-аналитического управления Администрации Губернатора Новгородской области, направляются в министерство финансов Новгородской области, которое согласовывает поручение, перечень поручений в течение одного рабочего дня со дня их поступления, и ответственным исполнителям, которые согласовывают сроки исполнения поручения, перечня поручений в течение одного рабочего дня со дня их поступления.";

"Поручение, перечень поручений не позднее рабочего дня, следующего за днем согласования ответственными исполнителями, министерством финансов Новгородской области, направляются в правовое управление Администрации Губернатора Новгородской области, которое согласовывает поручение, перечень поручений не более 2 рабочих дней со дня их поступления.

Поручение, перечень поручений не позднее рабочего дня, следующего за днем их согласования правовым управлением Администрации Губернатора Новгородской области, направляются заместителю руководителя Администрации Губернатора Новгородской области, координирующему деятельность контрольно-аналитического управления Администрации Губернатора Новгородской области, который согласовывает поручение, перечень поручений в течение 2 рабочих дней со дня их поступления.".

8. Заменить в подпункте 3.8.5.7 слово "специалиста" на "работника".

9. Заменить в подпункте 3.12.2.1 слова "специалистами" на "работниками".

10. Заменить в первом абзаце подпункта 3.12.2.8 слово "Специалист" на "Работник".

11. Изложить раздел 6 в редакции:

"6. Документальный фонд Правительства Новгородской области

6.1. Общие положения о формировании документального фонда

Правительства Новгородской области

6.1.1. С целью взаимодействия с работником, ответственным за архив Правительства Новгородской области (далее ведомственный архив), экспертной комиссией ГОКУ "Управление Делами Правительства Новгородской области" (далее ЭК) руководителями структурных подразделений Администрации Губернатора Новгородской области определяются работники структурных подразделений Администрации Губернатора Новгородской области, ответственные за ведение делопроизводства и формирование дел Правительства Новгородской области (далее ответственное лицо).

6.1.2. Ответственные лица участвуют в согласовании номенклатуры дел Правительства Новгородской области, формируют дела, образующиеся в соответствующих структурных подразделениях Администрации Губернатора Новгородской области, осуществляют передачу дел в ведомственный архив в соответствии со сдаточными описями дел.

6.1.3. Ответственные лица включаются в перечень ответственных лиц, формируемый управлением делопроизводства и архива, который обновляется при необходимости, но не реже одного раза в год.

В случае смены ответственного лица руководитель соответствующего структурного подразделения Администрации Губернатора Новгородской области уведомляет об этом в течение 10 рабочих дней управление делопроизводства и архива с указанием фамилии, имени, отчества (при наличии), должности, контактного телефона вновь назначенного работника.

6.2. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

6.2.1. В целях хранения, поиска и использования документы Правительства Новгородской области на бумажном носителе и электронные документы Правительства Новгородской области в СЭД ОИВ Новгородской области формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

Номенклатура дел включается в СЭД ОИВ Новгородской области в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов Правительства Новгородской области, включаемых в СЭД ОИВ Новгородской области.

Электронные документы Правительства Новгородской области, включенные в СЭД ОИВ Новгородской области, формируются, хранятся, передаются ответственными лицами в ведомственный архив или уничтожаются аналогично бумажным документам.

6.2.2. Номенклатура дел составляется в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 года N 77 (далее Правила), перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236 (далее Перечень), Регламентом Правительства Новгородской области, иными правовыми актами Правительства Новгородской области.

6.2.3. Номенклатура дел Правительства Новгородской области составляется управлением делопроизводства и архива на основе предложений структурных подразделений Администрации Губернатора Новгородской области по форме согласно приложению N 26 к Инструкции по делопроизводству и согласовывается в СЭД ОИВ Новгородской области.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Правительства Новгородской области оказывает государственный архив.

Номенклатура дел Правительства Новгородской области на следующий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается Губернатором Новгородской области или лицом, его замещающим, в СЭД ОИВ Новгородской области после согласования с ЭК и вводится в действие с 01 января нового делопроизводственного года.

Один раз в 5 лет номенклатура дел Правительства Новгородской области согласовывается с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти области в сфере архивного дела (далее ЭПК области). В случае изменения структуры, состава, наименования и функций Правительства Новгородской области управление делопроизводства и архива разрабатывает новую номенклатуру дел Правительства Новгородской области и представляет ее на согласование с ЭПК области.

Номенклатура дел Правительства Новгородской области составляется по номинально-функциональному принципу (по направлениям деятельности).

В утвержденную номенклатуру дел Правительства Новгородской области в течение года вносятся изменения (дополнения) в случае появления новых дел, для чего используются резервные номера.

6.2.4. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

В графе 1 "Индекс дела" проставляется индекс дела, состоящий из индекса направления деятельности и цифрового обозначения дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных направлений деятельности.

В графу 2 "Заголовок дела" включается заголовок дела, который должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка"), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.

В начале раздела номенклатуры дел располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела - регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с пометкой ДСП, журналы учета документов и изданий с пометкой ДСП.

Заголовок дела формируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);

наименование органа государственной власти, постоянно действующего или временного органа, должностного лица, создавших документ(ы);

наименование корреспондента (органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью решения вопроса, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются названия видов документов, наиболее представленных в деле:

"Документы, представляемые в судебные органы и полицию