ГУБЕРНАТОР ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 12 мая 2017 года N 65-РГ
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ СЕВАСТОПОЛЯ, ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ
(в редакции Распоряжений Губернатора города Севастополя от 12.10.2018 N 408-РГ, от 10.12.2018 N 528-РГ, от 26.12.2018 N 576-РГ)
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Уставом города Севастополя, законами города Севастополя от 30.04.2014 N 5-ЗС "О Правительстве Севастополя", от 30.04.2014 N 6-ЗС "О системе исполнительных органов государственной власти города Севастополя", от 29.09.2015 N 185-ЗС "О правовых актах города Севастополя", в целях обеспечения своевременного прохождения и исполнения документов в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя с использованием системы электронного документооборота:
1. Утвердить прилагаемый Регламент электронного документооборота с использованием электронной подписи в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя (далее - Регламент).
2. Руководителям исполнительных органов государственной власти города Севастополя:
2.1. Организовать работу по ведению информационного обмена и хранению документов в соответствии с Регламентом.
2.2. Определить ответственных за работу в системе электронного документооборота с использованием электронной подписи в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя, с внесением соответствующих изменений в должностные регламенты ответственных лиц.
3. Главному управлению информатизации и связи города Севастополя (Даричев П.Г.) обеспечить бесперебойную работу и техническую поддержку системы электронного документооборота с использованием электронной подписи в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя.
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Губернатора - Председателя Правительства Севастополя Пономарева И.В.
Исполняющий обязанности
Губернатора города Севастополя
И.В.ПОНОМАРЕВ
Утвержден
распоряжением
Губернатора города Севастополя
от 12.05.2017 N 65-РГ
РЕГЛАМЕНТ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ КВАЛИФИЦИРОВАННОЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ СЕВАСТОПОЛЯ, ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ
(в редакции Распоряжений Губернатора города Севастополя от 12.10.2018 N 408-РГ, от 10.12.2018 N 528-РГ, от 26.12.2018 N 576-РГ)
1. Общие положения
1.1. Настоящий Регламент определяет порядок использования системы электронного документооборота (далее - СЭД) в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя при организации делопроизводства, содержит описание процесса создания, обработки электронных документов, их согласования и отправки, а также специфических функций по применению квалифицированной электронной подписи (далее - КЭП), порядок работы с ключами электронной подписи и сертификатами КЭП и является обязательным для исполнения членами Правительства Севастополя, работниками исполнительных органов государственной власти города Севастополя, которые являются участниками электронного взаимодействия и обеспечены средствами КЭП.
1.2. Действие настоящего Регламента не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.3. В настоящем Регламенте используются следующие термины и определения:
система электронного документооборота (СЭД) - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных образов документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, регистрацию документов;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Правительства Севастополя, исполнительных органов государственной власти города Севастополя;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
владелец сертификата ключа проверки квалифицированной электронной подписи - лицо, которому в установленном Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" порядке выдан сертификат ключа проверки квалифицированной электронной подписи;
ключ квалифицированной электронной подписи - уникальная последовательность символов, предназначенная для создания квалифицированной электронной подписи; ключ проверки квалифицированной электронной подписи - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом квалифицированной электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности квалифицированной электронной подписи (далее - проверка квалифицированной электронной подписи);
носитель ключевой информации - физическое устройство хранения (дискета, флэш-накопитель, защищенный носитель ключевой информации и др.), содержащее один или несколько ключей КЭП;
подписант - должностное лицо Правительства Севастополя, исполнительного органа государственной власти города Севастополя, имеющее право подписи;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
пользователи - Губернатор города Севастополя, члены Правительства Севастополя, работники иных органов государственной власти города Севастополя, получившие в установленном порядке право доступа к СЭД, в том числе осуществляющие регистрацию документов (регистраторы), создание и утверждение резолюций, а также исполнение поручений (исполнители);
прикрепленный файл - текстовый или графический файл входящего, исходящего либо внутреннего документа, прикрепленный к регистрационной карточке документа;
регистраторы - пользователи СЭД, осуществляющие регистрацию входящих, исходящих и (или) внутренних документов (работники, ответственные за ведение делопроизводства в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя);
регистрация документов - запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
средства квалифицированной электронной подписи - шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций: создание квалифицированной электронной подписи, проверка квалифицированной электронной подписи, создание ключа квалифицированной электронной подписи и ключа проверки квалифицированной электронной подписи;
сертификат ключа проверки квалифицированной электронной подписи - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи;
участники электронного взаимодействия - юридические лица и/или их структурные подразделения, осуществляющие обмен информацией в электронной форме в СЭД. Участники электронного взаимодействия подразделяются на три категории: исполнительные органы государственной власти города Севастополя (01); органы местного самоуправления в городе Севастополе (02); организации, подведомственные исполнительным органам государственной власти города Севастополя (03). В каждой категории участники электронного взаимодействия систематизируются в соответствии с перечнем индексов. Перечень индексов в первой категории участников электронного взаимодействия определен в приложении N 1 к настоящему Регламенту. Перечни индексов участников электронного взаимодействия второй и третьей категорий и порядок формирования номера определяются Главным управлением информатизации и связи города Севастополя с учетом требований пункта 1.14 настоящего Регламента;
(в ред. Распоряжения Губернатора города Севастополя от 26.12.2018 N 576-РГ)
квалифицированная электронная подпись - это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе (КЭП);
электронная регистрационная карточка документа - представленный в виде единого учетного объекта набор обязательных сведений о документе, используемых в целях учета и поиска документа в СЭД;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства:
- временное хранение документов Архивного фонда города Севастополя - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном законодательством;
(в ред. Распоряжения Губернатора города Севастополя от 26.12.2018 N 576-РГ)
- архивный фонд - совокупность архивных документов, созданных в деятельности организации;
(в ред. Распоряжения Губернатора города Севастополя от 26.12.2018 N 576-РГ)
документ Архивного фонда города Севастополя - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
единица учета электронных документов - электронный документ, зарегистрированный в информационной системе исполнительного органа государственной власти и включенный в состав электронного дела;
единица хранения электронных документов - контейнер электронного документа;
информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;
информационная система архива исполнительного органа государственной власти города Севастополя - информационная система, обеспечивающая хранение архивных электронных документов и управление ими;
конвертация, конвертирование (электронных документов) - преобразование электронного документа из одного формата в другой;
контейнер электронного документа - упаковка, включающая электронный документ в формате архивного хранения и его метаданные;
контрольная сумма (контейнера электронного документа) - значение, рассчитанное по набору данных путем применения определенного алгоритма и используемое для проверки целостности данных при их передаче или хранении;
метаданные - данные, описывающие контекст, содержание, структуру электронного документа, а также процессы управления им на протяжении его жизненного цикла;
миграция (электронных документов) - перемещение документов из одной системы или одного носителя в другую систему или на другой носитель с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и пригодности их для использования;
постоянное хранение документов Архивного фонда города Севастополя - хранение документов без определения срока (бессрочное);
физически обособленный материальный носитель - материальный носитель, предназначенный для записи, хранения вне информационной системы и воспроизведения информации в цифровой форме;
формат архивного хранения электронного документа - формат, установленный нормативным правовым актом и предназначенный для длительного и постоянного хранения электронных документов;
электронное дело - совокупность электронных документов (электронный документ), сформированных в соответствии с номенклатурой дел исполнительных органов государственной власти (перечней документов, создание, хранение, использование которых в исполнительных органах государственной власти осуществляется в форме электронных документов (далее - Перечни ЭД)).
1.4. В Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя (далее - исполнительные органы) создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
1.5. Электронные документы создаются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя, утвержденной постановлением Правительства Севастополя от 10.09.2018 N 590-ПП (далее - Инструкция по делопроизводству).
(п. 1.5 в ред. Распоряжения Губернатора города Севастополя от 12.10.2018 N 408-РГ)
1.6. Информация в электронной форме, подписанная КЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
1.7. Подписание (согласование, визирование) электронных документов осуществляется пользователями с использованием аппаратных устройств - защищенных электронных носителей ключевой информации (token).
1.8. При подготовке исходящих электронных документов руководствоваться требованиями подраздела 3.3 раздела 3 Инструкции по делопроизводству.
(п. 1.8 в ред. Распоряжения Губернатора города Севастополя от 12.10.2018 N 408-РГ)
1.9. Работа в электронной форме ведется со следующими документами:
- поступившими по системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО);
- поступившими по электронной почте;
- на бумажных носителях, за исключением бумажных документов, не подлежащих сканированию согласно п. 2.4.4 настоящего Регламента, и иных документов в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации, в том числе документов первичного бухгалтерского учета.
1.10. Настоящий Регламент используется для организации работы с документами:
- входящими;
- исходящими;
- внутренними;
- иными документами, срок хранения которых не превышает пяти лет.
При определении видов документов, создание, хранение и использование которых в исполнительном органе осуществляется в форме электронных документов, следует руководствоваться Перечнем документов, создание, хранение и использование которых в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя осуществляется в форме электронных документов, указанных в приложении N 2 к настоящему Регламенту.
(п. 1.10 в ред. Распоряжения Губернатора города Севастополя от 26.12.2018 N 576-РГ)
1.11. На бумажных носителях с собственноручными подписями и визами согласования (при необходимости) оформляются следующие документы:
