ГУБЕРНАТОР ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 26 декабря 2018 года N 576-РГ
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ ОТ 12.05.2017 N 65-РГ "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ СЕВАСТОПОЛЯ, ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ"
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Уставом города Севастополя, законами города Севастополя от 30.04.2014 N 5-ЗС "О Правительстве Севастополя", от 30.04.2014 N 6-ЗС "О системе исполнительных органов государственной власти города Севастополя", от 29.09.2015 N 185-ЗС "О правовых актах города Севастополя" в целях обеспечения учета, хранения и использования документов в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя с использованием системы электронного документооборота:
1. Внести в Регламент электронного документооборота с использованием электронной подписи в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя, утвержденный распоряжением Губернатора города Севастополя от 12.05.2017 N 65-РГ, следующие изменения:
1.1. Абзац шестнадцатый пункта 1.3 изложить в следующей редакции:
"участники электронного взаимодействия - юридические лица и/или их структурные подразделения, осуществляющие обмен информацией в электронной форме в СЭД. Участники электронного взаимодействия подразделяются на три категории: исполнительные органы государственной власти города Севастополя (01); органы местного самоуправления в городе Севастополе (02); организации, подведомственные исполнительным органам государственной власти города Севастополя (03). В каждой категории участники электронного взаимодействия систематизируются в соответствии с перечнем индексов. Перечень индексов в первой категории участников электронного взаимодействия определен в приложении N 1 к настоящему Регламенту. Перечни индексов участников электронного взаимодействия второй и третьей категорий и порядок формирования номера определяются Главным управлением информатизации и связи города Севастополя с учетом требований пункта 1.14 настоящего Регламента;".
1.2. Абзацы двадцать второй - двадцать третий пункта 1.3 изложить в следующей редакции:
"временное хранение документов Архивного фонда города Севастополя - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном законодательством;
архивный фонд - совокупность архивных документов, созданных в деятельности организации;".
1.3. Пункт 1.10 изложить в следующей редакции:
"1.10. Настоящий Регламент используется для организации работы с документами:
- входящими;
- исходящими;
- внутренними;
- иными документами, срок хранения которых не превышает пяти лет.
При определении видов документов, создание, хранение и использование которых в исполнительном органе осуществляется в форме электронных документов, следует руководствоваться Перечнем документов, создание, хранение и использование которых в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя осуществляется в форме электронных документов, указанных в приложении N 2 к настоящему Регламенту.".
1.4. Пункт 1.11 дополнить абзацем следующего содержания:
"- правовые акты Губернатора города Севастополя и Правительства Севастополя (за исключением распоряжений Губернатора города Севастополя о командировании лиц, замещающих государственные должности города Севастополя и должности государственной гражданской службы города Севастополя, согласование которых осуществляется с применением СЭД с использованием КЭП).".
1.5. Дополнить пунктом 1.14 следующего содержания:
"1.14. Формирование структуры регистрационного номера документа осуществляется на основе значений, включенных в СЭД, с установлением следующей последовательности элементов регистрационного номера:
- порядковый номер в течение делопроизводственного года;
- индекс участника электронного взаимодействия по перечню индексов и индекс дела по номенклатуре;
- документационный поток: входящий документ (01), исходящий документ (02), внутренний документ (03);
- текущий делопроизводственный год.
Составные части регистрационного индекса отъединяются друг от друга при помощи косой черты.
Например:
355/01-02-01.2-15/01/18,
где: 355 - порядковый номер в течение делопроизводственного года;
01-02-01.2-15 - индекс исполнительного органа согласно перечню индексов первой категории участников электронного взаимодействия (приложение N 1 к настоящему Регламенту) и индекс дела по номенклатуре;
01 - обозначение документационного потока входящих документов;
18 - текущий делопроизводственный год.".
1.6. Заголовок раздела 5 изложить в следующей редакции:
"5. Порядок внесения изменений в СЭД, связанных с изменениями в структуре, штатном расписании исполнительных органов, приемом, увольнением, переходом на другую должность работников, правами пользователей, назначением замещающих лиц".
1.7. Абзац двадцать пятый пункта 7.4 дополнить предложением следующего содержания: "Незаверенные копии электронных документов не подлежат отправке адресату.".
1.8. Раздел 10 изложить в следующей редакции:
"10. Формирование перечня документов, создание, хранение, использование которых осуществляется в форме электронных документов.
10.1. Исполненные электронные документы формируются в электронные дела.
10.2. Электронные дела создаются, систематизируются и индексируются в СЭД в соответствии с Перечнем документов, создание, хранение, использование которых в исполнительном органе осуществляется в форме электронных документов (далее - Перечень ЭД).
10.3. Перечень ЭД разрабатывается на основании номенклатуры дел, согласованной Центральной экспертно-проверочной комиссией (далее - ЦЭПК) Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.
10.4. Разработка Перечня ЭД осуществляется службой делопроизводства исполнительного органа или работниками, отвечающими за делопроизводство в структурных подразделениях исполнительного органа.
10.5. Разработка Перечня ЭД осуществляется в соответствии с Перечнем документов, создание, хранение и использование которых в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя осуществляется в форме электронных документов, указанным в приложении N 2 к настоящему Регламенту.
10.6. Сроки хранения документов, установленные Перечнем ЭД и указанные в номенклатуре дел, едины для документов на бумажных и электронных носителях.
10.7. Перечень ЭД оформляется в соответствии с приложением N 3 к настоящему Регламенту на бумажном носителе в четырех экземплярах:
- первый экземпляр - хранится в службе делопроизводства исполнительного органа и приобщается к номенклатуре дел;
- второй экземпляр - передается в архив исполнительного органа;
- третий экземпляр - приобщается к документам ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя;
- четвертый экземпляр - направляется в Главное управление информатизации и связи города Севастополя с приложением файла, содержащего Перечень ЭД, в формате docx.
10.8. Перечень ЭД имеет четыре графы: графа 1 - индекс по номенклатуре, графа 2 - вид документа, графа 3 - срок хранения документа, графа 4 - номер статьи по перечню и/или ссылка на иной нормативный акт, которым установлен срок хранения, в случае, если срок хранения установлен протоколом экспертной комиссии (далее - ЭК) исполнительного органа, ссылка на дату и номер протокола.
10.9. Перечень ЭД утверждается руководителем исполнительного органа после согласования ЭК исполнительного органа и ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.
После утверждения Перечня ЭД в графе "Примечание" номенклатуры дел в отношении документов, включенных в Перечень ЭД, делается обязательная отметка "ЭД".
По окончании делопроизводственного года в итоговой записи номенклатуры дел отдельно указывается количество заведенных электронных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения.
10.10. После утверждения Перечень ЭД передается исполнительным органом в Главное управление информатизации и связи города Севастополя для перенесения в СЭД.
Главное управление информатизации и связи города Севастополя вносит изменения в СЭД только при наличии согласования Перечня ЭД ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.
Внесение изменений и дополнений в Перечень ЭД осуществляется исполнительным органом - разработчиком Перечня ЭД.
Согласование и утверждение изменений и дополнений Перечня ЭД осуществляются в соответствии с процедурой согласования и утверждения Перечня ЭД, указанной в п. 10.9 настоящего Регламента.".
1.9. В пунктах 14.1 и 14.5 слова "приложения N 2 и N 3" заменить словами "приложения N 4 и N 5".
1.10. Дополнить новыми приложениями N 1 и N 2 в соответствии с приложениями N 1 и N 2 к настоящему распоряжению.
1.11. Приложения N 1, N 2 и N 3 считать приложениями N 3, N 4 и N 5 соответственно.
2. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.
Губернатор города Севастополя
Д.В.ОВСЯННИКОВ
Приложение N 1
к распоряжению
Губернатора города Севастополя
от 26.12.2018 N 576-РГ
Приложение N 1
к Регламенту
электронного документооборота с использованием
электронной подписи в Правительстве Севастополя,
исполнительных органах государственной власти
города Севастополя
ИНДЕКСЫ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ ИХ ИДЕНТИФИКАЦИИ КАК УЧАСТНИКОВ ЭЛЕКТРОННОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ
01 - ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ОРГАНЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ | |
01-01 | Департамент аппарата Губернатора и Правительства Севастополя |
01-02 | Департамент архитектуры и градостроительства города Севастополя |
01-03 | Департамент городского хозяйства города Севастополя |
01-04 | Департамент здравоохранения города Севастополя |
01-05 | Департамент капитального строительства города Севастополя |
01-06 | Департамент образования города Севастополя |
01-07 | Департамент общественной безопасности города Севастополя |
01-08 | Департамент общественной коммуникации города Севастополя |
01-09 | Департамент сельского хозяйства города Севастополя |
01-10 | Департамент по имущественным и земельным отношениям города Севастополя |
01-11 | Департамент по территориальному развитию и взаимодействию с ОМСУ |
01-12 | Департамент транспорта и развития дорожно-транспортной инфраструктуры города Севастополя |
01-13 | Департамент труда и социальной защиты населения города Севастополя |
01-14 | Департамент финансов города Севастополя |
01-15 | Департамент экономического развития города Севастополя |
01-16 | Государственная инспекция труда города Севастополя |
01-17 | Главное управление государственного жилищного надзора города Севастополя |
01-18 | Главное управление информатизации и связи города Севастополя |
01-19 | Главное контрольное управление города Севастополя |
01-20 | Главное управление культуры города Севастополя |
01-21 | Главное управление потребительского рынка и лицензирования Севастополя |
01-22 | Главное управление природных ресурсов и экологии города Севастополя |
01-23 | Управление ветеринарии города Севастополя |
01-24 | Управление государственной регистрации права и кадастра Севастополя |
01-25 | Управление государственного строительного надзора и экспертизы города Севастополя |
01-26 | Управление записи актов гражданского состояния города Севастополя |
01-27 | Управление обеспечения деятельности мировых судей города Севастополя |
01-28 | Управление охраны объектов культурного наследия города Севастополя |
01-29 | Управление по делам молодежи и спорта города Севастополя |
01-30 | Управление по промышленной безопасности, электроэнергетике и безопасности гидротехнических сооружений города Севастополя |