АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 28 августа 2015 года N 525-р

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска

(с изменениями на 11 февраля 2021 года)

__________________________
Утратило силу на основании
Распоряжения Администрации города Хабаровска Хабаровского края
от 13 мая 2021 года N 295-р
__________________________

В соответствии с постановлением Правительства Хабаровского края от 22.04.2015 N 83-пр "Об утверждении положения о системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края", распоряжением Губернатора Хабаровского края от 05.02.2015 N 30-р "Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Хабаровского края", в целях совершенствования документационного обеспечения управления, а также повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов, на основании Устава городского округа "Город Хабаровск":

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству (далее - Инструкцию) в аппарате администрации города Хабаровска согласно приложению.

2. Руководителям структурных подразделений администрации города организовать ознакомление с настоящей Инструкцией и обеспечить разработку индивидуальных инструкций, не противоречащих основным положениям настоящей Инструкции.

3. Признать утратившими силу следующие распоряжения администрации г. Хабаровска:

- от 14.04.2009 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";

- от 30.11.2009 N 591-р "О внесении изменений в распоряжение администрации города Хабаровска от 14.04.2009 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";

- от 16.06.2010 N 259-р "О внесении изменений в распоряжение администрации города Хабаровска от 14.04.2009 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";

- от 27.01.2011 N 26-р "О внесении изменения в распоряжение администрации города Хабаровска от 14.04.2009 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";

- от 24.06.2011 N 200-р "О внесении изменения в распоряжение администрации города Хабаровска от 14.04.2009 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";

- от 28.06.2011 N 205-р "О внесении изменений в распоряжение администрации города Хабаровска от 14.04.2009 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";

- от 12.12.2011 N 381-р "О внесении изменений в распоряжение администрации города Хабаровска от 14.04.2009 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";

- от 28.01.2013 N 19-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска, утвержденную распоряжением администрации города Хабаровска от 14.04.2009 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";

- от 01.02.2013 N 26-р "О внесении изменения в распоряжение администрации города Хабаровска от 14.04.2009 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";

- от 05.08.2013 N 466-р "О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска, утвержденную распоряжением администрации города Хабаровска от 14.04.2009 N 250-р";

- от 11.09.2013 N 527-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска, утвержденную распоряжением администрации города Хабаровска от 14.04.2009 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";

- от 24.03.2015 N 189-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству аппарата администрации города Хабаровска, утвержденную распоряжением администрации города Хабаровска от 14.04.2009 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска".

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Мэра - города управляющего делами Шевцова А.И. (Пункт изменен Распоряжением Администрации города Хабаровска Хабаровского края от 23 июня 2020 года N 468-р - см. предыдущую редакцию).

Мэр города
А.Н. Соколов

     


Приложение

     
УТВЕРЖДЕНА
распоряжением
администрации города Хабаровска
от 28 августа 2015 года N 525-р

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в аппарате администрации г. Хабаровска  

(с изменениями на 11 февраля 2021 года)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате администрации г. Хабаровска (далее - Инструкция по делопроизводству) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию службы документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации г. Хабаровска.

1.2. Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Основными правилами работы ведомственных архивов (М. 1985), Основными правилами работы архивов организаций (М. 2003), Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.07.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", распоряжением Губернатора Хабаровского края от 05.02.2015 N 30-р "Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Хабаровского края", Регламентом администрации г. Хабаровска, утвержденным распоряжением администрации г. Хабаровска от 11.01.2011 N 6-р.

1.3. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, в том числе и электронных документов, подготовка, обработка, хранение и использование которых осуществляется в системе электронного документооборота - автоматизированной информационной системе "Муниципальный электронный документооборот" (далее - АИС "МЭД"), применяемой в администрации г. Хабаровска, обеспечивающей выполнение требований Инструкции по делопроизводству. Работа в АИС "МЭД" осуществляется на основании инструкции пользователя АИС "МЭД".

1.4. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации г. Хабаровска осуществляются общим отделом управления Делами администрации г. Хабаровска (далее - общий отдел управления Делами).

1.5. Функции, задачи, права и ответственность общего отдела управления делами регламентируются положением о нем. Должностные обязанности работников общего отдела управления Делами и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях администрации г. Хабаровска, устанавливаются должностными инструкциями.

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в администрации г. Хабаровска возлагается на заместителя Мэра города - управляющего Делами, а в структурных подразделениях администрации г. Хабаровска (далее - подразделения) - на их руководителей.

Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. Обработка такой информации, подготовка и изготовление ее копий осуществляются только на специальных технических средствах.

1.7. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с законодательством Российской Федерации, нормативными документами ФСТЭК России, специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми администрацией г. Хабаровска.

1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения Мэра г. Хабаровска.

1.9. Работники структурных подразделений администрации г. Хабаровска несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.

1.10. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство, или другому работнику по указанию руководителя по акту.

1.11. Инструкция по делопроизводству согласовывается ЦЭК администрации г. Хабаровска и ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края.

2. Основные понятия

В Инструкции по делопроизводству используются следующие основные понятия:

- "документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

- "делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

- "документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации г. Хабаровска;

- "документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

- "служба делопроизводства" - структурное подразделение администрации г. Хабаровска, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации г. Хабаровска;

- "реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;

- "подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

- "копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

- "регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

- "номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации г. Хабаровска, с указанием сроков их хранения;

- "дело" - совокупность документов (отдельный документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности администрации г. Хабаровска;

- "электронный документ" - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, в том числе подготовленный на утвержденном шаблоне электронного документа в соответствии с Инструкцией по делопроизводству;

- "электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе, создаваемая путем применения технологии сканирования;

- "сканирование документа" - получение электронного образа документа;

- "шаблон электронного документа" - бланк документа, представленный в электронной форме;

- "система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

- "электронный документооборот" - процесс создания электронных документов и обмена ими в администрации г. Хабаровска, структурных подразделениях с использованием АИС "МЭД".

Иные понятия, используемые в Инструкции по делопроизводству, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации.

3. Подготовка, оформление, согласование проектов постановлений и распоряжений
администрации города, Мэра города

3.1. Общие положения

3.1.1. Необходимость подготовки проектов постановлений, распоряжений определяется Мэром города по результатам рассмотрения обоснований, представленных заместителями Мэра, руководителями структурных подразделений администрации г. Хабаровска, общественными комиссиями и советами.

3.1.2. Подготовка проектов постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города производится разработчиками указанных актов в соответствии с настоящей Инструкцией по делопроизводству.

3.1.3. Ответственность за качество подготовки проектов возлагается на руководителей подразделений, представляющих проект постановления, распоряжения.

3.1.4. Для разработки проектов постановлений, распоряжений администрации города по наиболее важным вопросам могут создаваться рабочие группы и комиссии.

3.1.5. Проекты распоряжений администрации города по личному составу готовятся управлением кадров и муниципальной службы администрации г. Хабаровска в установленном порядке.

3.1.6. Проекты постановлений, распоряжений, подготовленные с отступлением от установленных настоящей Инструкцией правил, подлежат возврату на доработку.

3.1.7. Проверка проектов постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города (за исключением проектов распоряжений администрации города по личному составу) общим отделом управления Делами осуществляется в течение трех рабочих дней с момента поступления проекта на проверку. (Пункт изменен Распоряжением Администрации города Хабаровска от 21 декабря 2017 года N 834-р - см. предыдущую редакцию).

3.2. Проект постановления, распоряжения администрации города, Мэра города должен отвечать следующим требованиям:

1) проект должен быть оформлен в соответствии с требованиями настоящей Инструкции по делопроизводству и действующих государственных стандартов;

2) структура проекта должна обеспечивать логическое развитие содержания и соответствовать предмету правового регулирования. Текст проекта может иметь вводную, постановляющую (распорядительную) и заключительную части;

3) содержание правовых норм должно быть логически последовательным и содержательно определенным, не допускающим различного понимания и толкования содержащихся в нем положений. Текст проекта должен устанавливать механизм реализации содержащихся в нем положений (дозволения, запреты, сроки исполнения), быть логичным, лаконичным, ясным, точным, излагаться в соответствии с требованиями официально-делового стиля литературного языка и юридической терминологии, действующими правилами орфографии и пунктуации;

4) в проекте должны использоваться только полные наименования органов и организаций в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании, общеизвестные термины;

5) текст проекта не должен быть перегружен специальными, узкопрофессиональными терминами, а также иностранной терминологией. Не допускается использование в проекте эмоционально-экспрессивных языковых средств, образных сравнений (эпитетов, метафор, гипербол и др.), иностранных слов при наличии равнозначных слов и понятий в русском языке. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия;

6) проект, содержащий положения о признании постановления, распоряжения утратившим силу, должен содержать нормы о признании утратившими силу постановлений, распоряжений и (или) их отдельных положений, вносивших изменения в постановление, распоряжение, которое признается утратившим силу.

При подготовке проекта о внесении изменений в действующее постановление, распоряжение указанный муниципальный правовой акт должен быть проверен на предмет соответствия федеральному и краевому законодательству по состоянию на день внесения в него изменений. В случае выявления в постановлении, распоряжении норм, не соответствующих федеральному и краевому законодательству, проект о внесении изменений в действующее постановление, распоряжение в обязательном порядке должен содержать положения, направленные на устранение таких норм.

Проект, вносящий изменения в ранее принятое постановление, распоряжение, должен сохранять ту же структуру, что и основной муниципальный правовой акт, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту.