АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 14 апреля 2009 года N 250-р
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска
(с изменениями на 24 марта 2015 года)
__________________________
Утратило силу на основании
Распоряжения Администрации города Хабаровска
от 28 августа 2015 года N 525-р
__________________________
________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
Распоряжением Администрации города Хабаровска от 30 ноября 2009 года N 591-р
Распоряжением Администрации города Хабаровска от 16 июня 2010 года N 259-р
Распоряжением Администрации города Хабаровска от 27 января 2011 года N 26-р
Распоряжением Администрации города Хабаровска от 24 июня 2011 года N 200-р
Распоряжением Администрации города Хабаровска от 28 июня 2011 года N 205-р
Распоряжением Администрации города Хабаровска от 12 декабря 2011 года N 381-р
Распоряжением Администрации города Хабаровска от 28 января 2013 года N 19-р
Распоряжением Администрации города Хабаровска от 1 февраля 2013 года N 26-р
Распоряжением Администрации города Хабаровска от 5 августа 2013 года N 466-р
Распоряжением Администрации города Хабаровска от 24 марта 2015 года N 189-р
________________________________
В соответствии с распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23.01.2008 N 14-р «О примерных инструкциях по делопроизводству в органах местного самоуправления Хабаровского края», в целях совершенствования документационного обеспечения управления, а также повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов, на основании Устава городского округа «Город Хабаровск»:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству (далее - Инструкцию) в аппарате администрации города Хабаровска согласно приложению.
2. Руководителям структурных подразделений администрации города организовать ознакомление с настоящей Инструкцией и при необходимости обеспечить разработку индивидуальных инструкций, не противоречащих основным положениям настоящей Инструкции.
3. Признать утратившим силу распоряжение Мэра города Хабаровска от 08.12.2003 N 3051-р «Об утверждении инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска».
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Мэра города - управляющего Делами Безлепкина В.Д.
Мэр города
А.Н. Соколов
Приложение
УТВЕРЖДЕНА
распоряжением
администрации города
от 14 апреля 2009 года N 250-р
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска
(с изменениями на 24 марта 2015 года)
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска (далее именуется - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности администрации города, а также повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция устанавливает общие требования к организации работы с документами в аппарате администрации города Хабаровска.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в органах местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Хабаровского края, утвержденной распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23.01.2008 N 14-р, Регламентом администрации г. Хабаровска.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в аппарате администрации г. Хабаровска, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях осуществляется общим отделом управления Делами администрации города (далее именуется - общий отдел).
1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации города (далее именуются - подразделения) возлагается на их руководителей.
Руководитель подразделения своим приказом либо письменным распоряжением назначает сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в подразделении.
1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.7. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения и в общий отдел.
1.8. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке пресс-службой администрации города.
1.9. Сотрудники администрации города несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.10. Работа со служебными документами, составляющими государственную или иную охраняемую законом тайну, осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.
2. Подготовка, оформление, согласование проектов постановлений
и распоряжений администрации города, Мэра города
2.1. Необходимость подготовки проектов постановлений, распоряжений определяется Мэром города по результатам рассмотрения обоснований, представленных заместителями Мэра, руководителями структурных подразделений администрации города, общественными комиссиями и советами.
2.2. Проведение необходимых согласований постановлений и распоряжений администрации города, Мэра города производится в соответствии с Регламентом администрации г. Хабаровска и настоящей Инструкцией.
Ответственность за качество подготовки проектов возлагается на руководителей подразделений, представляющих проект постановления, распоряжения.
Для разработки проектов постановлений, распоряжений администрации города по наиболее важным вопросам могут создаваться рабочие группы и комиссии.
2.3. Проекты распоряжений администрации города по личному составу готовятся управлением кадров и муниципальной службы администрации г. Хабаровска в установленном порядке.
2.4. В тексте проекта постановления, распоряжения администрации города, Мэра города должно содержаться указание, на кого возлагается контроль за исполнением документа.
2.5. Проекты, подготовленные во исполнение каких-либо документов, должны содержать ссылку на них с указанием их реквизитов: наименования вида документа, даты, номера, его названия и начинаться словами: «Во исполнение ...», «В соответствии ...», «В целях ...» и т.п.
2.6. К проектам постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города о внесении изменений в ранее принятые правовые акты администрации города, Мэра города или признании их утратившими силу должны быть приложены копии этих правовых актов.
2.7. Согласование проектов постановлений, распоряжений оформляется на отдельном листе согласования визой, включающей в себя должность, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату (приложение N 3). Все визы должны располагаться на одном листе согласования. Если требуется большое количество виз, допускается располагать их на оборотной стороне листа согласования, а также на втором, третьем и последующих листах с обозначением «Продолжение листа согласования», располагающимся в верхнем правом углу листа. Каждый лист - продолжение листа согласования должен содержать указание на название подлежащего согласованию проекта. В случае, если предприятия и организации, чьи согласования необходимы, находятся за пределами здания администрации города, допускается оформление виз их руководителей отдельно на копиях листа согласования в целях сокращения сроков согласования. Пересылка листов согласования по почте запрещается.
При согласовании проекта исполняющим обязанности в листе согласования делается отметка «И. о.», например: «И. о. председателя комитета по управлению Южным округом Зорук Л.И.».
Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания по проекту документа излагаются, как правило, в виде отдельного документа и прилагаются к проекту. В случае согласования с замечаниями отметка об их наличии ставится на листе согласования рядом с подписью должностного лица. После устранения замечаний добавляется отметка «Замечания сняты». Если в процессе работы замечания не снимаются, руководителем структурного подразделения, готовившего проект, пишется служебная записка на имя Мэра города о причинах невозможности их устранения. Наличие разногласий не является основанием для снятия проекта с рассмотрения Мэром города.
2.8. Если в процессе согласования в проект постановления, распоряжения администрации города, Мэра города вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному согласованию.
Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения редакционного характера, не меняющие его сути.
Период согласования проекта документа заинтересованными организациями до момента представления его на подпись Мэру города не должен превышать месячный срок, в противном случае он подлежит пересогласованию.
Общий отдел осуществляет систематический контроль за соблюдением предельного (месячного) срока согласования проектов постановлений и распоряжений администрации города, Мэра города, ежемесячно в срок до 5-го числа готовит аналитические записки Мэру города.
Срок согласования проектов постановлений и распоряжений администрации города, Мэра города каждым должностным лицом администрации города не должен превышать 3 дней, по личному составу - 1 дня.
Исправления в листе согласования не допускаются.
2.9. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города согласовываются руководителями структурных подразделений или лицами, исполняющими их обязанности, которые представили проект и которым в проекте предусматриваются задания или поручения, а также других органов и организаций, имеющих отношение к реализации изложенных в документе вопросов.
Проекты постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города, исполнение которых требует финансового обеспечения или изменения структуры администрации города, в обязательном порядке согласовываются Вице-Мэром города и директором финансового департамента.
Проекты постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города, имеющие приложения, в обязательном порядке согласовываются заместителем Мэра города - управляющим Делами, за исключением проектов постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города:
- о признании молодой семьи нуждающейся в жилых помещениях;
- о снятии граждан с учета нуждающихся в улучшении жилищных условий;
- о заключении договора на передачу жилых помещений в муниципальную собственность;
- о принятии на учет граждан в качестве нуждающихся в жилых помещениях;
- о снятии граждан с учета в качестве нуждающихся в жилых помещениях;
- о присвоении номеров жилым помещениям;
- о включении (исключении) жилых помещений в специализированный жилищный фонд;
- о принятии на учет граждан, имеющих право на получение социальных выплат для приобретения жилья в связи с переселением из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей;
- о снятии граждан с учета имеющих право на получение социальных выплат для приобретения жилья в связи с переселением из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей;
- о признании граждан участниками подпрограммы "Выполнение государственных обязательств по обеспечению жильем категорий граждан, установленных федеральным законодательством" федеральной целевой программы "Жилище" на 2011-2015 годы, как выехавших из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей;
- о назначении публичных слушаний;
- о предоставлении разрешения на отклонение от предельных параметров использования земельного участка;
- о предоставлении разрешения на условно разрешенный вид использования земельного участка;
- о подготовке документации по планировке территорий;
- об утверждении документации по планировке территорий;
- о прекращении права бессрочного пользования земельным участком;
- о присвоении городского учетного номера объектам капитального строительства;
- о присвоении городского учетного номера объектам, не являющимся объектами капитального строительства;
- о даче согласия на продажу автомобиля;
- о даче согласия на совершение крупной сделки;
- о содержании и техническом обслуживании бесхозяйных тепловых сетей;
- о содержании и техническом обслуживании бесхозяйных водопроводных сетей;
- о содержании и техническом обслуживании бесхозяйных инженерных коммуникаций;
- о передаче на содержание и техническое обслуживание бесхозяйных сооружений.
Проекты постановлений, распоряжений администрации города о переводе жилых помещений в нежилые помещения в обязательном порядке согласовываются:
- председателем комитета администрации города Хабаровска по управлению районом (в зависимости от месторасположения жилого помещения); (Абзац изменен Распоряжением Администрации города Хабаровска от 24 марта 2015 года N 189-р - см. предыдущую редакцию).
- директором департамента архитектуры, строительства и землепользования администрации города;
- начальником управления жилищного фонда и приватизации жилья администрации города;
- начальником управления дорог и внешнего благоустройства администрации города;
- начальником управления по охране окружающей среды и природных ресурсов администрации города;
- начальником отделения дорожной инспекции безопасности и организации дорожного движения отдела государственной инспекции безопасности дорожного движения милиции общественной безопасности управления внутренних дел по г. Хабаровску;
- первым заместителем Мэра города по городскому хозяйству.
Проекты правовых актов администрации города по предоставлению в собственность за плату земельных участков с расположенными на них объектами недвижимости, принадлежащими юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям или гражданам на праве собственности, согласовываются с:
- первым заместителем директора департамента муниципальной собственности администрации города;
- заместителем Мэра города, директором департамента архитектуры, строительства и землепользования.
Проекты правовых актов о предоставлении земельных участков в аренду под движимые вещи (киоски, павильоны), использующиеся для осуществления торговой деятельности и деятельности по предоставлению услуг общественного питания, за исключением земельных участков, предоставляемых для размещения сезонных объектов торговли, дополнительно согласовываются с заместителем Мэра города по торговле, бытовому обслуживанию и пищевой промышленности.
