ГУБЕРНАТОР ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 05 февраля 2015 года N 30-р

Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в органах местного
самоуправления муниципальных районов и городских округов Хабаровского края

(c изменениями на 20 сентября 2016 года)

В целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в органах местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Хабаровского края:

1. Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Хабаровского края (далее - Примерная инструкция).

2. Пункт утратил силу - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию.

3. Комитету по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства края оказывать органам местного самоуправления муниципальных районов и городских округов края методическую помощь при подготовке ими индивидуальных инструкций по делопроизводству. (Пункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).

4. Пункт утратил силу - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 26 октября 2015 года N 551-р - см. предыдущую редакцию.

Губернатор
В.И. Шпорт



УТВЕРЖДЕНА
распоряжением
Губернатора Хабаровского края
от 05 февраля 2015 года N 30-р

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в органах местного самоуправления
муниципальных районов и городских округов Хабаровского края

(c изменениями на 20 сентября 2016 года)

1. Общие положения

1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Хабаровского края (далее - Инструкция по делопроизводству) разработана для представительных органов муниципальных районов и городских округов Хабаровского края (далее - представительный орган муниципального образования), местных администраций (исполнительно-распорядительных органов муниципальных образований) муниципальных районов и городских округов Хабаровского края (далее - местная администрация) в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в представительном органе муниципального образования, местной администрации (далее также - органы местного самоуправления), носит рекомендательный характер и используется при составлении индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе местного самоуправления.

1.1(1). Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". (Пункт дополнительно включен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р).

1.2. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, в том числе электронных документов, подготовка, обработка, хранение и использование которых осуществляется в системе электронного документооборота.

Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые в органе местного самоуправления, должны обеспечивать выполнение требований индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе местного самоуправления. (Абзац изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).

1.3. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органе местного самоуправления осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления, либо лицом, назначенным приказом руководителя органа местного самоуправления ответственным за делопроизводство (далее - служба делопроизводства).

1.4. Функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются положением о ней, должностные обязанности специалистов службы делопроизводства и специалистов, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях органа местного самоуправления, устанавливаются должностными инструкциями.

1.5. Органы местного самоуправления организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций по делопроизводству, регламентов органов местного самоуправления, других нормативно-методических документов.

Индивидуальная инструкция по делопроизводству в органе местного самоуправления утверждается руководителем органа местного самоуправления после согласования с экспертно-проверочной комиссией архивного органа или учреждения муниципального района, городского округа (далее - ЭПК и архивный орган соответственно), а при ее отсутствии - с экспертно-прове- рочной методической комиссией (далее - ЭПМК) органа исполнительной власти Хабаровского края (далее также - край), уполномоченного в области архивного дела.

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органе местного самоуправления порядка работы с документами возлагается на руководителя органа местного самоуправления.

1.7. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.8. Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.

Обработка такой информации, подготовка и изготовление ее копий осуществляются только на специальных технических средствах.

1.9. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем органа местного самоуправления.

1.10. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя органа местного самоуправления.

1.11. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения, перемещения по службе специалисты органов местного самоуправления обязаны передать все находящиеся у них документы специалисту, ответственному за делопроизводство, или другому специалисту по указанию руководителя, при увольнении или переводе по службе специалиста передача документов и дел осуществляется по акту. (Пункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).

2. Термины и определения

Для целей настоящей Инструкции по делопроизводству используются следующие термины и определения:

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах местного самоуправления;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа местного самоуправления;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа местного самоуправления;

служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.

Иные понятия, используемые в Инструкции по делопроизводству, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации. (Раздел изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).

3. Создание документов в органе местного самоуправления

Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые в органе местного самоуправления на бумажном носителе, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

3.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4, А5.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

35 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

3.1.3. В органах местного самоуправления применяются следующие бланки:

- общий бланк (для оформления справок, докладных записок, планов, отчетов, сводок с угловым или продольным расположением реквизитов);

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа (постановления, распоряжения) с продольным расположением реквизитов.

3.1.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков - угловой и продольный: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

3.1.5. Бланки с воспроизведением герба края, герба муниципального образования изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказам органа местного самоуправления.

Изготовление гербовых бланков средствами электронно-вычислитель- ной техники запрещается.

3.1.6. Гербовые бланки органа местного самоуправления подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета поступления бланков (приложение N 1).

3.1.7. Номерные гербовые бланки используются строго по назначению, подлежат учету службой делопроизводства и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

3.1.8. Состав видов и формы бланков, применяемых в органе местного самоуправления, утверждаются руководителем органа местного самоуправления по представлению службы делопроизводства. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков осуществляется по разрешению (поручению) руководителя органа местного самоуправления. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков.

3.1.9. Гербовые бланки не применяются для подготовки документов, подписываемых несколькими руководителями различных органов управления.

3.1.10. Организация работы по изготовлению и учету гербовых бланков органа местного самоуправления возлагается на хозяйственную службу органа местного самоуправления, которая:

- получает от службы делопроизводства заявки на изготовление гербовых бланков, а также, при необходимости, их образцы (макеты);

- оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;

- осуществляет получение, учет поступления изготовленных гербовых бланков и выдачу их в службу делопроизводства.

3.1.11. Индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органах местного самоуправления необходимо установить, что:

- бланки выдаются специалистам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях органа местного самоуправления (далее - структурное подразделение), под роспись в журнале учета выдачи бланков (приложение N 2);

- в структурных подразделениях бланки используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах;

- передача бланков другим организациям и лицам не допускается;

- ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут специалисты, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и руководители структурных подразделений;

- по мере необходимости или с периодичностью, установленной индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органе местного самоуправления, комиссионно списываются испорченные номерные гербовые бланки с составлением акта, который подписывается членами комиссии (не менее трех человек) и утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения. После утверждения акта (приложение N 3) испорченные гербовые бланки уничтожаются. Один экземпляр акта передается в службу делопроизводства;

- невостребованные гербовые бланки возвращаются в службу делопроизводства или структурное подразделение, осуществляющее их учет.

3.2. Электронные шаблоны документов

(Абзац изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).

Электронный документ создается в соответствии с перечнем управленческих документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, разрабатываемым в органе местного самоуправления в соответствии с Примерным перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, утвержденным распоряжением Губернатора Хабаровского края от 17 сентября 2012 г. N 465-р "О работе с электронными документами в аппарате Губернатора и Правительства края, министерствах края, иных органах исполнительной власти края" (далее - перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов), и оформляется на шаблоне электронного документа.