АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 13 мая 2021 года N 295-р
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Хабаровска
(с изменениями на 15 апреля 2024 года)
(в ред. распоряжений администрации г. Хабаровска от 08.06.2022 N 346-р, от 09.12.2022 N 815-р, от 19.05.2023 N 333-р, от 15.04.2024 N 258-р)
В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Приказом Росархива от 11.04.2018 N 44 "Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях", национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст, национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденным Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 N 1185-ст, постановлением администрации г. Хабаровска от 23.01.2020 N 171 "О гербовых бланках, об электронных шаблонах документов мэра города Хабаровска, гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках, об электронных шаблонах документов администрации города Хабаровска и ее структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений города Хабаровска", в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче на государственное хранение, обеспечения контроля исполнения документов, на основании Устава городского округа "Город Хабаровск":
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству администрации города Хабаровска (далее - Инструкцию) согласно приложению.
(в ред. распоряжения администрации г. Хабаровска от 09.12.2022 N 815-р)
2. Руководителям структурных подразделений администрации города организовать ознакомление сотрудников с настоящей Инструкцией и обеспечить разработку индивидуальных инструкций, не противоречащих основным положениям настоящей Инструкции.
3. Признать утратившими силу следующие распоряжения администрации г. Хабаровска:
- от 22.02.2019 N 112-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска, утвержденную распоряжением администрации города Хабаровска от 28.08.2015 N 525-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";
- от 11.07.2019 N 441-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска, утвержденную распоряжением администрации города Хабаровска от 28.08.2015 N 525-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";";
- от 05.12.2019 N 819-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска, утвержденную распоряжением администрации города Хабаровска от 28.08.2015 N 525-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";
- от 16.01.2020 N 9-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска, утвержденную распоряжением администрации города Хабаровска от 28.08.2015 N 525-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя мэра города - управляющего делами Шевцова А.И.
Мэр города
С.А.Кравчук
УТВЕРЖДЕНА
Распоряжением
администрации города Хабаровска
от 13 мая 2021 г. N 295-р
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК
администрации города Хабаровска
от 25 сентября 2020 г. N 3
СОГЛАСОВАНО
Протокол НЭМС КГБУ
"Государственный архив
Хабаровского края"
от 26 марта 2021 г. N 3
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
(в ред. распоряжений администрации г. Хабаровска от 08.06.2022 N 346-р, от 09.12.2022 N 815-р, от 19.05.2023 N 333-р, от 15.04.2024 N 258-р)
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Хабаровска (далее - Инструкция по делопроизводству) разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации города Хабаровска (далее - г. Хабаровска).
1.2. Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной Приказом Федерального архивного агентства (далее - Росархив) от 11.04.2018 N 44, примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края, утвержденной распоряжением Губернатора Хабаровского края от 25.03.2020 N 125-р, национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст, национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденным Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 N 1185-ст, Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными Приказом Росархива от 22.05.2019 N 71, постановлением администрации г. Хабаровска от 23.01.2020 N 171 "О гербовых бланках, об электронных шаблонах документов мэра г. Хабаровска, гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках, об электронных шаблонах документов администрации г. Хабаровска и ее структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений г. Хабаровска", Регламентом администрации города Хабаровска, утвержденным распоряжением администрации г. Хабаровска от 03.02.2023 N 69-р, Положением об организации рассмотрения обращений граждан в администрации г. Хабаровска, утвержденным постановлением администрации г. Хабаровска от 26.09.2022 N 3490.
(в ред. распоряжений администрации г. Хабаровска от 09.12.2022 N 815-р, от 19.05.2023 N 333-р)
1.3. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, в том числе и электронных документов, подготовка, обработка, хранение и использование которых осуществляются в системе электронного документооборота - автоматизированной информационной системе "Муниципальный электронный документооборот" (далее - АИС "МЭД"), применяемой в администрации г. Хабаровска, обеспечивающей выполнение требований Инструкции по делопроизводству. Работа в АИС "МЭД" осуществляется на основании инструкции пользователя АИС "МЭД".
1.4. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации г. Хабаровска осуществляются общим отделом управления делами администрации г. Хабаровска (далее - общий отдел управления делами, управление делами).
1.5. Функции, задачи, права и ответственность общего отдела управления делами регламентируются положением о нем. Должностные обязанности работников общего отдела управления делами и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях администрации г. Хабаровска (далее - структурные подразделения), устанавливаются должностными инструкциями.
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией по делопроизводству порядка работы с документами в администрации г. Хабаровска возлагается на заместителя мэра города - управляющего делами, а в структурных подразделениях - на их руководителей.
Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Работа с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. Обработка такой информации, подготовка и изготовление ее копий осуществляются только на специальных технических средствах.
1.7. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с законодательством Российской Федерации, нормативными документами Федеральной службы по техническому и экспортному контролю России, специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми администрацией г. Хабаровска.
1.8. Работники структурных подразделений несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству, нарушение сроков хранения, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.
При утрате документов работник структурного подразделения информирует руководителя структурного подразделения, после чего организуется розыск документов.
Если розыск документов не дает результата, составляется акт в произвольной форме, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.
1.9. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники структурных подразделений обязаны передавать все находящиеся у них на исполнении документы работнику, ответственному за делопроизводство, или другому работнику по указанию руководителя по акту, составленному в произвольной форме, или с указанием нового исполнителя переданных документов в АИС "МЭД".
При смене работника, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении, составляется акт приема-передачи документов и дел (приложение N 1).
1.10. Инструкция по делопроизводству согласовывается центральной экспертной комиссией администрации г. Хабаровска (далее - ЦЭК) и научным экспертно-методическим советом (НЭМС) КГБУ "Государственный архив Хабаровского края".
2. Основные понятия
В Инструкции по делопроизводству используются следующие основные понятия:
- "делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
- "документ" - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
- "документооборот" - движение документов в администрации г. Хабаровска и ее структурных подразделениях с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;
- "служба делопроизводства" - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях;
- "реквизит документа" - элемент оформления документа;
