О введении в эксплуатацию системы электронного документооборота и делопроизводства от 23 апреля 2012

Действующий

ПРАВИТЕЛЬСТВО ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 23 апреля 2012 года N 636-рп

О введении в эксплуатацию системы электронного документооборота и делопроизводства

(с изменениями на 1 июля 2022 года)

В целях повышения эффективности деятельности исполнительных органов государственной власти Тюменской области, государственных учреждений Тюменской области:

(в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 17.03.2014 N 347-рп, постановления Правительства Тюменской области от 25.03.2016 N 120-п)

1. Ввести с 1 июня 2012 года в исполнительных органах государственной власти Тюменской области и с 1 апреля 2016 года в государственных учреждениях Тюменской области в эксплуатацию систему электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭД) как единственную официальную информационную систему, используемую для организации электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Тюменской области и в государственных учреждениях Тюменской области, и утвердить Положение об информационной системе "Система электронного документооборота и делопроизводства" согласно приложению N 1 к настоящему распоряжению.

(в ред. постановления Правительства Тюменской области от 25.03.2016 N 120-п, распоряжений Правительства Тюменской области от 27.09.2017 N 1120-рп, от 29.11.2017 N 1415-рп)

2. Определить Департамент информатизации Тюменской области уполномоченным органом по организационному и методологическому обеспечению работы пользователей СЭД.

(в ред. постановления Правительства Тюменской области от 25.03.2016 N 120-п)

3. Определить Государственное казенное учреждение Тюменской области "Центр информационных технологий Тюменской области" Оператором СЭД.

(в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 29.11.2017 N 1415-рп)

4. Руководителям исполнительных органов государственной власти Тюменской области, руководителям государственных учреждений Тюменской области:

- обеспечить применение СЭД во внутреннем документообороте органа, а также документообороте между исполнительными органами государственной власти Тюменской области и государственными учреждениями Тюменской области;

- до 1 августа 2016 года внести изменения в локальные акты, устанавливающие порядок оформления, обработки и хранения документов;

(абзац введен распоряжением Правительства Тюменской области от 21.06.2016 N 670-рп)

- не допускается создание в СЭД электронного документа, содержащего информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами, региональными нормативными и ненормативными правовыми актами;

(абзац введен распоряжением Правительства Тюменской области от 21.06.2016 N 670-рп; в ред. постановления Правительства Тюменской области от 21.02.2018 N 56-п)

- обеспечить использование автоматизированных процессов, разработанных в СЭД, в соответствии с Правилами использования информационной системы "Система электронного документооборота и делопроизводства" согласно приложению к Положению об информационной системе "Система электронного документооборота и делопроизводства" в деятельности исполнительных органов государственной власти Тюменской области;

(в ред. распоряжений Правительства Тюменской области от 27.09.2017 N 1120-рп, от 01.07.2022 N 652-рп)

- определить перечень должностей, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным;

(в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 27.09.2017 N 1120-рп)

- до 01 января 2018 утвердить номенклатуру дел, обеспечить ее внесение в СЭД для организации процесса хранения указанных документов в СЭД;

(абзац введен распоряжением Правительства Тюменской области от 27.09.2017 N 1120-рп; в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 29.11.2017 N 1415-рп)

- внести необходимые изменения в должностные регламенты и трудовые договоры пользователей СЭД в связи с введением ее в эксплуатацию;

(в ред. постановления Правительства Тюменской области от 25.03.2016 N 120-п)

- обеспечить уведомление Оператора СЭД о необходимости добавления, исключения пользователей СЭД в течение 5 рабочих дней со дня назначения, увольнения соответствующих пользователей;

(в ред. распоряжений Правительства Тюменской области от 27.09.2017 N 1120-рп, от 29.11.2017 N 1415-рп)

- при осуществлении документооборота исключить истребование и представление документов на бумажном носителе с даты, установленной в пункте 1 настоящего распоряжения, либо с даты присоединения к СЭД органов, учреждений или организаций.

5. В целях осуществления в электронном виде посредством СЭД документооборота между органами власти и государственными учреждениями Тюменской области рекомендовать территориальным органам федеральных органов государственной власти в Тюменской области и органам местного самоуправления Тюменской области рассмотреть вопрос о заключении с Оператором СЭД соглашений о присоединении к СЭД.

(п. 5 в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 27.09.2017 N 1120-рп)

6. Рекомендовать территориальным органам федеральных органов государственной власти в Тюменской области и органам местного самоуправления Тюменской области использовать при обмене электронными документами в системе электронного документооборота и делопроизводства формат OpenDocument Format в соответствии с ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 либо PDF/A.

(п. 6 введен распоряжением Правительства Тюменской области от 21.06.2016 N 670-рп; в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 09.07.2018 N 826-рп)

7. При осуществлении документооборота между исполнительными органами государственной власти Тюменской области, государственными учреждениями Тюменской области и органами местного самоуправления, заключившими соглашения, указанные в пункте 5 настоящего распоряжения, истребование и представление документов на бумажном носителе не допускается.

(п. 7 в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 29.11.2017 N 1415-рп)

8. Рекомендовать государственным органам Тюменской области, органам местного самоуправления Тюменской области и подведомственным им организациям, заключившим соглашение об организации информационного взаимодействия в соответствии с Регламентом, размещенным на сайте Оператора СЭД, при осуществлении документооборота с исполнительными органами государственной власти Тюменской области и подведомственными им организациями не осуществлять истребование и представление документов на бумажном носителе с даты заключения указанного соглашения.

(п. 8 в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 29.11.2017 N 1415-рп)

9. Утвердить Порядок комплектования, учета, хранения и использования электронных документов в исполнительных органах государственной власти Тюменской области (далее - Порядок) согласно приложению N 2 к настоящему распоряжению.

(п. 9 введен распоряжением Правительства Тюменской области от 29.11.2017 N 1415-рп)

10. Департаменту информатизации Тюменской области обеспечить доработку СЭД, обеспечивающую комплектование, учет, хранение и использование электронных документов исполнительного органа государственной власти Тюменской области к 01.01.2019.

(п. 10 введен распоряжением Правительства Тюменской области от 29.11.2017 N 1415-рп)

11. Департаменту информатизации Тюменской области, Управлению по делам архивов Тюменской области обеспечить тестирование СЭД в части комплектования электронными документами архива электронных документов с 01.01.2018 по 30.06.2018.

(п. 11 введен распоряжением Правительства Тюменской области от 29.11.2017 N 1415-рп)

12. Исполнительным органам государственной власти Тюменской области с 01.07.2018 обеспечить комплектование электронными документами архива электронных документов в соответствии с утвержденным настоящим распоряжением Порядком.

(п. 12 введен распоряжением Правительства Тюменской области от 29.11.2017 N 1415-рп)

Губернатор области
В.В.ЯКУШЕВ

Приложение N 1
к распоряжению Правительства
Тюменской области
от 23 апреля 2012 г. N 636-рп

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ "СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА"

(в ред. распоряжений Правительства Тюменской области от 27.09.2017 N 1120-рп, от 29.11.2017 N 1415-рп, от 25.12.2017 N 1569-рп, от 09.07.2018 N 826-рп, от 27.09.2018 N 1199-рп, от 17.05.2019 N 470-рп, постановления Правительства Тюменской области от 04.10.2019 N 344-п, распоряжений Правительства Тюменской области от 17.01.2020 N 14-рп, от 01.07.2022 N 652-рп)

Информационная система "Система электронного документооборота и делопроизводства" (ИС "СЭД") - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов.

Оператор ИС "СЭД" - уполномоченная организация, обеспечивающая технологическое и консультативное сопровождение СЭД, поддержание СЭД в рабочем состоянии, а также ее функциональное развитие.

Участник ИС "СЭД":

Этот документ входит в профессиональные
справочные системы «Кодекс» и «Техэксперт»

ПРАВИТЕЛЬСТВО ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИРАСПОРЯЖЕНИЕот 23 апреля 2012 года N 636-рпО введении в эксплуатацию системы электронного документооборота и делопроизводства

Приложение N 1к распоряжению ПравительстваТюменской областиот 23 апреля 2012 г. N 636-рп

ПРАВИТЕЛЬСТВО ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 23 апреля 2012 года N 636-рп

О введении в эксплуатацию системы электронного документооборота и делопроизводства

Приложение N 1
к распоряжению Правительства
Тюменской области
от 23 апреля 2012 г. N 636-рп