ПРАВИТЕЛЬСТВО ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 29 ноября 2017 года N 1415-рп
О внесении изменений в распоряжение от 23.04.2012 N 636-рп
В распоряжение Правительства Тюменской области от 23.04.2012 N 636-рп "О введении в эксплуатацию системы электронного документооборота и делопроизводства" внести следующие изменения:
1. Пункт 1 после слова "приложению" дополнить словами "N 1".
2. В пункте 3 слово "оператором" заменить словом "Оператором".
3. В пункте 4:
в абзаце седьмом слова "со сроком хранения свыше 10 лет" исключить;
в абзаце девятом слово "оператора" заменить словом "Оператора";
в абзаце десятом слова "бумажных документов" заменить словами "документов на бумажном носителе".
4. Пункты 7, 7 изложить в следующей редакции:
"7. При осуществлении документооборота между исполнительными органами государственной власти Тюменской области, государственными учреждениями Тюменской области и органами местного самоуправления, заключившими соглашения, указанные в пункте 5 настоящего распоряжения, истребование и представление документов на бумажном носителе не допускается.
8. Рекомендовать государственным органам Тюменской области, органам местного самоуправления Тюменской области и подведомственным им организациям, заключившим соглашение об организации информационного взаимодействия в соответствии с Регламентом, размещенным на сайте Оператора СЭД, при осуществлении документооборота с исполнительными органами государственной власти Тюменской области и подведомственными им организациями не осуществлять истребование и представление документов на бумажном носителе с даты заключения указанного соглашения.".
5. Дополнить пунктами 9 - 12 следующего содержания:
"9. Утвердить Порядок комплектования, учета, хранения и использования электронных документов в исполнительных органах государственной власти Тюменской области (далее - Порядок) согласно приложению N 2 к настоящему распоряжению.
10. Департаменту информатизации Тюменской области обеспечить доработку СЭД, обеспечивающую комплектование, учет, хранение и использование электронных документов исполнительного органа государственной власти Тюменской области к 01.01.2019.
11. Департаменту информатизации Тюменской области, Управлению по делам архивов Тюменской области обеспечить тестирование СЭД в части комплектования электронными документами архива электронных документов с 01.01.2018 по 30.06.2018.
12. Исполнительным органам государственной власти Тюменской области с 01.07.2018 обеспечить комплектование электронными документами архива электронных документов в соответствии с утвержденным настоящим распоряжением Порядком.".
6. В приложении к распоряжению:
6.1. Обозначение приложения после слова "Приложение" дополнить словами "N 1".
6.2. В приложении к Положению об информационной системе "Система электронного документооборота и делопроизводства":
6.2.1. Раздел 1 изложить в новой редакции согласно приложению N 1 к настоящему распоряжению.
6.2.2. В разделе 2:
в пунктах 3, 5, 6 слова "бумажный документ" в соответствующем падеже заменить словами "документ на бумажном носителе" в соответствующем падеже;
в пункте 5 слова "бумажного и электронного документов" заменить словами "документа на бумажном носителе и электронного документа".
7. Дополнить приложением N 2 к распоряжению в редакции согласно приложению N 2 к настоящему постановлению.
Губернатор области
В.В.ЯКУШЕВ
Приложение N 1
к распоряжению Правительства
Тюменской области
от 29 ноября 2017 г. N 1415-рп
1. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Архив - организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;
архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства;
входящие документы - поступившие электронные или документы на бумажном носителе, в том числе обращения граждан и организаций;
документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документ на бумажном носителе - документ, изготовленный на бумажном носителе, оформленный по общим правилам делопроизводства и имеющий реквизиты, позволяющие его идентифицировать;
единица учета архивных документов - единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках;
единица хранения архивных документов - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;
конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов) - процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой;
метаданные - данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе;
фонд пользования (архива) - совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа;
электронный документ - документ, созданный и хранящийся в ИС "СЭД" в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронный документ, согласованный электронной подписью, - документ, имеющий электронную подпись пользователя ИС "СЭД", уполномоченного на его согласование;
электронное дело - электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел;
электронная копия документа - копия документа на бумажном носителе, созданная в электронной форме, заверенная электронной подписью пользователя ИС "СЭД", вводящего его в ИС "СЭД";
электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
Иные понятия используются в настоящих Правилах в значениях, аналогичных используемым в федеральном законодательстве.
Приложение N 2
к распоряжению Правительства
Тюменской области
от 29 ноября 2017 г. N 1415-рп
ПОРЯДОК КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
I. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок комплектования, учета, хранения и использования электронных документов в исполнительных органах государственной власти Тюменской области (далее - Порядок) разработан в целях упорядочения и регламентации работы по хранению, комплектованию и учету, использованию официальных управленческих электронных документов (далее - электронные документы) в архивах исполнительных органов государственной власти Тюменской области (далее - органы власти) и определяет порядок передачи электронных документов в государственные архивы.
1.2. Действие Порядка распространяется на электронные документы, которые органами власти создаются, обрабатываются и хранятся в ИС "СЭД", и после завершения работы с ними подлежат хранению в порядке и в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе.
II. Комплектование архива электронных документов
2.1. В органе власти создается архив электронных документов в ИС "СЭД", обеспечивающей управление архивными электронными документами.
Электронные документы по срокам хранения подразделяются на:
- временного срока хранения (до 10 лет включительно);
- временного срока хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу;
- постоянного срока хранения.
Электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу, включаются в состав архива электронных документов органа власти.
Ежегодно не позднее последней декады декабря ответственным за архив органа власти (далее - ответственный за архив) в ИС "СЭД" вносится номенклатура дел органа власти на очередной год с обязательным указанием сроков хранения дел, номеров статей в соответствии с нормативными правовыми актами, устанавливающими сроки хранения документов.
Номенклатура в течение года может корректироваться в ИС "СЭД" ответственным за архив.
Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел органа власти.
