Контроль за исполнением документов представляет собой комплексную систему обеспечения и оценки выполнения задач, планов, управленческих решений и поручений, зафиксированных в документах.
Контроль по существу затрагиваемых в документах вопросов осуществляется Губернатором области, его заместителями, руководителями структурных подразделений и органов администрации и по поручению Губернатора области контрольным управлением.
Технический контроль за сроками исполнения документов, заданий и поручений осуществляется:
а) в администрации - группой по контролю за исполнением принимаемых постановлений и распоряжений управления делопроизводства;
б) в секретариатах заместителей Губернатора области - помощниками заместителей Губернатора области;
в) в структурных подразделениях - ответственными за исполнительскую дисциплину.
Технический контроль осуществляется с помощью ЭВМ.
Право постановки документов на контроль имеют Губернатор области и его заместители.
Вопрос о постановке документа на контроль и сроках его исполнения решают руководители администрации непосредственно в момент его рассмотрения.
На задании, прилагаемом к документу, подлежащему контролю, производится пометка "К" и определяется срок его исполнения.
В задании указывается ответственный исполнитель. Ответственный исполнитель назначается из числа руководящих работников администрации.
Если в задании (резолюции) указано несколько исполнителей, то указанный в задании (резолюции) первый исполнитель является главным организатором по выполнению задания в целом и имеет право созывать соисполнителей с целью организации работы и требовать от них исполнения задания в срок, либо соисполнители направляют свое мнение в письменной форме ответственному исполнителю, который, обобщая материалы соисполнителей, формирует окончательное заключение по полученному заданию.
Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений в равной мере несут все исполнители, которые указаны в задании (резолюции).
Документы, указанные в "Перечне документов, подлежащих обязательному контролю" (Приложение N 1), подлежат обязательной постановке на контроль.
По указанию руководства на контроль могут быть поставлены документы, не включенные в перечень. Срок исполнения документов исчисляется:
- входящего документа - с момента поступления его в администрацию;
- распорядительных документов - со дня их издания;
- протокольного решения, поручения - со дня проведения мероприятия.
Документы, поставленные на контроль, поступают в группу по контролю за исполнением принимаемых постановлений и распоряжений управления делопроизводства, где осуществляются следующие операции:
- учет контролируемых документов и заданий;
- проставление на документе штампа "Взято на контроль" и пометки "К" на контролируемых заданиях;
- постановка документа на машинный (автоматизированный) и ручной контроль.
Машинный контроль осуществляется с помощью ЭВМ за документами (заданиями), срок исполнения которых более 7 дней.
Ручной контроль осуществляется за документами, срок исполнения которых менее 7 дней.
Контролируемые документы после обработки в группе по контролю за исполнением принимаемых постановлений и распоряжений через канцелярию направляются в структурные подразделения, где учитываются ответственными за исполнительскую дисциплину.
При получении контролируемых документов ответственный за исполнительскую дисциплину передает документ непосредственному исполнителю после наложения на него руководителем резолюции.
Если выполнить задание в срок (по объективной причине) невозможно, то отменить задание или перенести сроки исполнения имеет право только руководитель, который поставил документ на контроль.
При этом не менее чем за 3 дня до истечения указанного срока ответственным исполнителем оформляется служебная записка на имя руководителя, который поставил документ на контроль.