Организация контроля за исполнением поручений Губернатора области осуществляется секретариатом Губернатора области и контрольным управлением администрации области.
Поручение Губернатора области, оформленное специальным бланком или изложенное в резолюции, через секретариат Губернатора области, управление делопроизводства направляет в контрольное управление для регистрации и оформления контрольной карточки и после этого поручение поступает непосредственно исполнителю.
Контроль за исполнением каждого поручения осуществляется работниками отдела контроля путем постоянного контакта с исполнителем, получения достоверной информации от него и других источников.
Работник отдела, осуществляющий контроль за поручением Губернатора области, вправе требовать от исполнителей и организаций, задействованных в реализации поручения Губернатора области, любой информации, касающейся хода выполнения данного поручения.
Исполнитель, организация, задействованные в реализации поручения Губернатора области, обязаны в 3-дневный срок представить в отдел контроля запрашиваемую необходимую информацию.
На поручения с длительным сроком исполнения заводятся контрольные папки, где фиксируется материал о ходе исполнения поручения, справки промежуточного контроля, мероприятия исполнителя, деловая переписка и т.д.
При выполнении поручения Губернатора области исполнителем представляется в отдел контроля письменная итоговая информация.
Работник отдела, отвечающий за данное поручение, имеет право выехать на место, лично удостовериться в исполнении поручения Губернатора области, встретиться с исполнителем и заявителем или запросить необходимую дополнительную информацию.
По истечении срока контроля или полном выполнении поручения на контрольной карточке делается соответствующая пометка: "выполнено", "не выполнено", "частично выполнено", готовится справка Губернатору области, где вносится одним из предложений: "снять с контроля", "продлить срок контроля". Также могут вноситься предложения о наложении взысканий на виновных в невыполнении, ненадлежащем исполнении поручений Губернатора области.
Отдел контроля один раз в полугодие представляет Губернатору области и заместителю Губернатора области - госсекретарю анализ выполнения поручении с выводами и предложениями по совершенствованию этой работы. Ежегодно по этому вопросу готовится итоговая аналитическая записка.
Все материалы, связанные с обеспечением контроля за исполнением документов в администрации области, вносятся в базу данных ЭВМ структурных подразделений (управление делопроизводства, ГПУ, контрольное управление, отдел по обращениям граждан).
Настоящий порядок распространяется на письма, обращения, запросы и иные документы ненормативного характера, поступающие в адрес Губернатора области, по которым делаются соответствующие поручения.