ГУБЕРНАТОР ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

УКАЗ

от 9 октября 2019 года N 432-у


О внесении изменений в указ губернатора Воронежской области от 11.11.2013 N 416-у

____________________________________________________________________
Утратил силу на основании указа губернатора Воронежской области от 09.03.2022 N 47-у.
____________________________________________________________________

В целях приведения нормативных правовых актов Воронежской области в соответствие действующему законодательству постановляю:

1. Внести в Инструкцию по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области, утвержденную указом губернатора Воронежской области от 11.11.2013 N 416-у "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области" (в редакции указов губернатора Воронежской области от 24.03.2014 N 108-у, от 02.02.2015 N 31-у, от 05.04.2016 N 97-у, от 19.01.2017 N 30-у, от 25.09.2017 N 362-у, от 07.12.2017 N 526-у, от 29.12.2017 N 610-у, от 22.03.2018 N 158-у, от 17.10.2018 N 613-у, от 08.04.2019 N 151-у, от 01.07.2019 N 296-у), следующие изменения:

1.1. В абзаце третьем пункта 2.2.20 подраздела 2.2 раздела 2 и далее по тексту слова "Заместитель руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области - руководитель организационного управления правительства Воронежской области" заменить словами "Руководитель организационного управления правительства Воронежской области".

1.2. Пункт 3.7.7 подраздела 3.7 раздела 3 дополнить абзацем следующего содержания:

"Исполнители несут ответственность за соответствие текста на втором экземпляре документа, в электронной карточке АС ДОУ тексту на первом экземпляре документа.".

1.3. Абзац третий пункта 4.2.6 подраздела 4.2 раздела 4 изложить в следующей редакции:

"Судебные документы, поступившие в правительство области, регистрируются организационным управлением в базе данных АС ДОУ "Судебные документы" и передаются на рассмотрение в правовое управление правительства Воронежской области.".

1.4. Раздел 7 изложить в следующей редакции:

"7. Формирование и использование документального фонда правительства области

Документы, созданные и полученные в процессе деятельности государственного органа, образуют документальный фонд государственного органа.

Формирование документального фонда правительства области осуществляется организационным управлением и ответственными за работу с документами в структурных подразделениях правительства области в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526, путем:

- составления номенклатур дел;

- проведения экспертизы научной и практической ценности документов;

- формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности;

- учета и передачи дел на архивное хранение.

7.1. Составление сводной номенклатуры дел правительства области

7.1.1. Правильная организация документов в делопроизводстве обеспечивается составлением номенклатуры дел и формированием документов в дела.

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

7.1.2. В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений и постоянно или временно действующих органов (комиссии, советы, комитеты), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях - копии документов. Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.

Копии документов включаются в номенклатуру дел, если копия - единственный экземпляр документа в структурном подразделении правительства области, а также если копия необходима для организации деятельности структурного подразделения правительства области.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

7.1.3. В правительстве области составляются:

- номенклатуры дел структурных подразделений правительства области (приложение N 39);

- сводная номенклатура дел правительства области (приложение N 40).

7.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения правительства области составляется ответственным за работу с документами при участии специалистов подразделения, подписывается руководителем структурного подразделения правительства области и представляется в организационное управление для составления сводной номенклатуры дел правительства области. Ответственность за составление номенклатуры дел в структурных подразделениях правительства области возлагается на их руководителей.

Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение правительства области обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить на согласование в организационное управление.

7.1.5. Сводная номенклатура дел правительства области - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях правительства области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Названиями разделов сводной номенклатуры дел правительства области являются названия структурных подразделений правительства области, которые располагаются в соответствии с штатным расписанием правительства области.

Сводная номенклатура дел правительства области:

- составляется в IV квартале текущего года на предстоящий календарный год и вводится в действие с 1 января следующего года;

- подписывается руководителем организационного управления и исполнителем;

- согласовывается с постоянно действующей экспертной комиссией по экспертизе ценности документов губернатора Воронежской области и правительства Воронежской области (далее - ЭК правительства области);

- один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) управления делами Воронежской области в соответствии с предоставленными ей полномочиями. В случае изменения функций и структуры правительства области номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию с ЭПК управления делами Воронежской области и утверждению;

- утверждается заместителем губернатора Воронежской области - руководителем аппарата губернатора и правительства Воронежской области.

7.1.6. Первый экземпляр утвержденной сводной номенклатуры дел правительства области является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел организационного управления. Второй - используется организационным управлением в качестве учетного документа в архивном фонде правительства области. Третий - передается в КУВО "Государственный архив Воронежской области". Копия утвержденной сводной номенклатуры дел правительства области используется организационным управлением в качестве рабочего экземпляра.

Электронную копию утвержденной сводной номенклатуры дел правительства области специалисты организационного управления:

- передают в КУВО "Государственный архив Воронежской области", источником комплектования которого является правительство области;

- направляют посредством АС ДОУ в департамент цифрового развития Воронежской области для внесения в базу данных "Номенклатура дел" АС ДОУ и в структурные подразделения правительства области для использования в работе.

7.1.7. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел, индексируются.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

В сводной номенклатуре дел правительства области индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения правительства области, обозначения отдела структурного подразделения правительства области, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения правительства области. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 17-01-10, где:

17 - обозначение структурного подразделения правительства области,

01 - обозначение отдела структурного подразделения правительства области,

10 - порядковый номер заголовка дела.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Например: "разные материалы", "общая переписка".

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

а) название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы);