ГУБЕРНАТОР ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
УКАЗ
от 24 марта 2014 года N 108-у
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В УКАЗ ГУБЕРНАТОРА ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ ОТ 11 НОЯБРЯ 2013 ГОДА N 416-У
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании указа губернатора Воронежской области от 09.03.2022 N 47-у.
____________________________________________________________________
В целях оптимизации взаимодействия структурных подразделений правительства Воронежской области, исполнительных органов государственной власти Воронежской области при переходе на внутренний электронный документооборот постановляю:
1. Внести в Инструкцию по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области, утвержденную указом губернатора Воронежской области от 11 ноября 2013 года N 416-у "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области" (далее - Инструкция), следующие изменения:
1.1. Абзац второй пункта 1.4 раздела 1 после слов "документов" дополнить словами:
"(далее - ответственные за работу с документами).".
1.2. Абзац шестой пункта 2.1.2 подраздела 2.1 раздела 2 изложить в следующей редакции:
"Учет поступления и выдачи гербовых бланков губернатора Воронежской области и правительства области ведется организационным управлением и ответственными за работу с документами в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области.".
1.3. Пункт 2.1.3 подраздела 2.1 раздела 2 изложить в следующей редакции:
"2.1.3. Бланки писем должностных лиц и структурных подразделений правительства области изготавливаются с помощью компьютерной техники. Текст названия структурного подразделения правительства области располагается под текстом "Правительство Воронежской области", печатается одним шрифтом с размером шрифта текста "Правительство Воронежской области" либо на 2 пункта меньше.".
1.4. Абзац второй пункта 2.2.8 подраздела 2.1 раздела 2 следующего содержания исключить:
"В бланках писем наименование вида письма не указывается.".
1.5. В абзаце семнадцатом пункта 2.2.19 подраздела 2.1 раздела 2 слова "прописными буквами" заменить словами: "с прописной буквы".
1.6. Абзацы пятый, шестой пункта 2.2.20 подраздела 2.1 раздела 2 изложить в следующей редакции:
"Если должностное лицо, фамилия которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распределением обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, его инициалы и фамилия.
При подписании документа лицом, в соответствии с правовым актом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:".
1.7. Абзац четвертый пункта 2.2.22 подраздела 2.1 раздела 2 изложить в следующей редакции:
"Документы, содержащие поручения должностному лицу либо структурному подразделению правительства области, исполнительному органу государственной власти области, должны быть завизированы должностным лицом либо руководителем данного структурного подразделения, исполнительного органа государственной власти области.".
1.8. Наименование подраздела 3.6 раздела 3 изложить в следующей редакции:
"3.6. Подготовка и оформление протоколов заседаний правительства области, президиума правительства области, еженедельных оперативных совещаний у губернатора Воронежской области, рабочих совещаний и посещений губернатором Воронежской области муниципальных образований, организаций, протоколов заседаний коллегиальных органов, созданных при губернаторе Воронежской области и правительстве Воронежской области".
1.9. Пункт 3.6.1 подраздела 3.6 раздела 3 после абзаца четвертого дополнить абзацем следующего содержания:
"Примечание: при наличии в графе протокола поручений "Ответственные исполнители" нескольких исполнителей ответственным исполнителем является исполнитель, указанный в графе первым (на ответственного исполнителя могут указывать слова "созыв", "свод" или "отв.").".
1.10. В абзаце восьмом пункта 3.6.2 подраздела 3.6 раздела 3 слова "содержание поручения" заменить словом "поручения".
1.11. Абзац восьмой пункта 3.6.3 подраздела 3.6 раздела 3 изложить в следующей редакции:
"Перечень поручений подписывается руководителем подразделения, ответственным за подготовку встречи, визируется руководителем управления по взаимодействию со СМИ и административной работе правительства области и должностными лицами, которым даны поручения, утверждается губернатором Воронежской области.".
1.12. Пункт 3.6.4 подраздела 3.6 раздела 3 изложить в следующей редакции:
"3.6.4. Оформление документов коллегиальных органов, созданных при губернаторе Воронежской области и правительстве области (далее - коллегиальные органы), их регистрация и ведение делопроизводства осуществляется секретарем коллегиального органа либо ответственным за работу с документами в коллегиальном органе.".
1.13. Абзац одиннадцатый подпункта 3.6.4.2 пункта 3.6.4 подраздела 3.6 раздела 3 изложить в следующей редакции:
"Подписанные протоколы заседаний правительства области и президиума правительства области, коллегиальных органов регистрируются в базе данных "Протоколы" АС ДОУ.".
1.14. В пункте 3.6.5 подраздела 3.6 раздела 3:
- абзац второй изложить в следующей редакции:
"Документы коллегиальных органов формируются в дела секретарем коллегиального органа либо ответственным за работу с документами в коллегиальном органе.";
- в абзаце седьмом слова "комиссии (совета)" исключить;
- в абзаце девятом слова "комиссии (совета)" исключить;
- абзац двенадцатый изложить в следующей редакции:
"Примечание: протоколы заседаний коллегиальных органов в течение 2 лет хранятся у секретарей комиссий, затем передаются по описи в архив правительства области.".
1.15. Абзац четвертый пункта 3.7.5 подраздела 3.7 раздела 3 следующего содержания исключить:
"Содержание ответных писем должно точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.".
1.16. Абзац второй - девятый подраздела 3.8 раздела 3 изложить в следующей редакции:
"Служебные (докладные) записки готовятся на стандартных листах бумаги формата А4 в электронном виде и имеют следующие реквизиты:
дата документа; регистрационный номер;
заголовок к тексту, если текст более 4 - 5 строк;
адресат;
текст документа;
подпись;
отметка об исполнителе.".
1.17. Абзац тринадцатый пункта 3.9.2 подраздела 3.9 раздела 3 изложить в следующей редакции:
"Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, инициалы имени и отчества, фамилию и располагается под текстом письма и отметкой о наличии приложения.".
1.18. Абзац шестнадцатый пункта 3.10.2 подраздела 3.10 раздела 3 изложить в следующей редакции:
"Отметка о приеме телефонограммы состоит из слова "Принял", наименования должности, инициалов имени и отчества, фамилии лица, принявшего телефонограмму, номера телефона, по которому принята телефонограмма.".
1.19. Абзац пятый пункта 4.2.4 подраздела 4.2 раздела 4 изложить в следующей редакции:
"Получение документов ответственными за работу с документами в структурных подразделениях правительства области и исполнительных органах государственной власти осуществляется не реже двух раз в день: до 13.00, до 16.00.".
1.20. Абзац пятый пункта 4.2.6 подраздела 4.2 раздела 4 изложить в следующей редакции:
"Зарегистрированные в АС ДОУ подлинники документов и корреспонденция с пометкой "лично" передаются на рассмотрение должностным лицам правительства области организационным управлением через ответственных за работу с документами под расписку в журнале.".
1.21. Абзац двенадцатый пункта 4.4.1 подраздела 4.4 раздела 4 изложить в следующей редакции:
"- ответственные за работу с документами:".
1.22. Абзац десятый пункта 4.4.3 подраздела 4.4 раздела 4 изложить в следующей редакции:
"Организационное управление регистрирует исходящие письма - ответы об исполнении Поручений в АС ДОУ, производит их отправку и списывает исполненные Поручения в дело. Датой исполнения Поручения является дата отправки ответа губернатора Воронежской области адресату.".
1.23. В абзаце четвертом пункта 4.5.6 подраздела 4.5 пункта 4 заменить слово "законвертированы" словом "законвертованы".
1.24. Абзац шестой подраздела 4.8 раздела 4 изложить в следующей редакции:
"В исполнительных органах государственной власти области подсчет объема документооборота ведут ответственные за работу с документами.".
1.25. В абзаце первом раздела 7 слова "ответственными за делопроизводство" заменить словами "ответственными за работу с документами".
1.26. Пункт 7.1.4 подраздела 7.1 раздела 7 изложить в следующей редакции:
"7.1.4. В правительстве области составляются:
номенклатуры дел структурных подразделений правительства области;
сводная номенклатура дел правительства области.".
1.27. В абзаце первом пункта 7.1.5 подраздела 7.1 раздела 7 слова "ответственным за делопроизводство" заменить словами "ответственным за работу с документами".
1.28. Абзац третий пункта 7.2.1 подраздела 7.2 раздела 7 изложить в следующей редакции:
"В структурных подразделениях правительства области дела формируются ответственными за работу с документами.".
1.29. В абзаце третьем пункта 7.3.1 подраздела 7.3 раздела 7 слова "ответственными за делопроизводство" заменить словами "ответственными за работу с документами".
1.30. Пункт 7.4.4 подраздела 7.4 раздела 7 изложить в следующей редакции:
"7.4.4. При реорганизации структурного подразделения правительства области ответственным за работу с документами, в период проведения ликвидационных мероприятий, осуществляется формирование всех имеющихся документов в дела. Оформленные дела передаются по описям в архив правительства области независимо от сроков хранения документов.".
1.31. Абзац второй пункта 7.5.3 подраздела 7.5 раздела 7 изложить в следующей редакции:
"Предварительная экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется ответственными за работу с документами в структурных подразделениях правительства области с целью отбора дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив правительства области.".
1.32. Приложения NN 1 - 53 к Инструкции изложить в редакции согласно приложению (не приводится) к настоящему указу.
2. Контроль за исполнением настоящего указа возложить на временно исполняющего обязанности заместителя губернатора Воронежской области - руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области Агибалова Ю.В.
Временно исполняющий обязанности
губернатора Воронежской области
А.В.ГОРДЕЕВ
Приложение
к указу
губернатора Воронежской области
от 24.03.2014 N 108-у
"Приложение N 1
к п. 2.1.1
Перечень бланков губернатора Воронежской области, правительства Воронежской области, исполнительных органов государственной власти Воронежской области
Бланк указа губернатора Воронежской области (приложение N 12).
Бланк распоряжения губернатора Воронежской области (приложение N 13).
Бланк письма губернатора Воронежской области (приложение N 6).
Бланк постановления правительства Воронежской области (приложение N 14).
Бланк распоряжения правительства Воронежской области (приложение N 15).
