ГУБЕРНАТОР ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
УКАЗ
от 11 ноября 2013 года N 416-у
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании указа губернатора Воронежской области от 09.03.2022 N 47-у, вступившего в силу со дня официального опубликования (опубликован в информационной системе "Портал Воронежской области в сети Интернет" https://www.govvrn.ru - 11.03.2022).
____________________________________________________________________
(с изменениями на 6 августа 2021 года)
(в ред. указов губернатора Воронежской области от 24.03.2014 N 108-у, от 02.02.2015 N 31-у, от 05.04.2016 N 97-у, от 19.01.2017 N 30-у, от 25.09.2017 N 362-у, от 07.12.2017 N 526-у, от 29.12.2017 N 610-у, от 22.03.2018 N 158-у, от 17.10.2018 N 613-у, от 08.04.2019 N 151-у, от 01.07.2019 N 296-у, от 09.10.2019 N 432-у, от 01.10.2020 N 418-у, от 02.03.2021 N 37-у, от 12.07.2021 N 134-у, от 06.08.2021 N 154-у)
В целях организации эффективного взаимодействия структурных подразделений правительства Воронежской области и исполнительных органов государственной власти Воронежской области постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области (далее - Инструкция).
2. Руководителям структурных подразделений правительства Воронежской области и исполнительных органов государственной власти Воронежской области обеспечить соблюдение установленных Инструкцией требований.
3. Рекомендовать органам местного самоуправления муниципальных образований Воронежской области при разработке правовых актов, устанавливающих требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах местного самоуправления, учитывать положения Инструкции.
4. Признать утратившими силу с 01 января 2014 года указы губернатора Воронежской области:
- от 23.07.2009 N 404-у "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области";
- от 01.06.2011 N 221-у "О внесении изменений в указ губернатора Воронежской области от 23 июля 2009 года N 404-у "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области".
5. Настоящий указ вступает в силу с 01 января 2014 года.
6. Контроль за исполнением настоящего указа оставляю за собой.
(п. 6 в ред. указа губернатора Воронежской области от 17.10.2018 N 613-у)
Губернатор Воронежской области
А.В.ГОРДЕЕВ
Утверждена
указом
губернатора Воронежской области
от 11.11.2013 N 416-у
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ, ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. указов губернатора Воронежской области от 24.03.2014 N 108-у, от 02.02.2015 N 31-у, от 05.04.2016 N 97-у, от 19.01.2017 N 30-у, от 25.09.2017 N 362-у, от 07.12.2017 N 526-у, от 29.12.2017 N 610-у, от 22.03.2018 N 158-у, от 17.10.2018 N 613-у, от 08.04.2019 N 151-у, от 01.07.2019 N 296-у, от 09.10.2019 N 432-у, от 01.10.2020 N 418-у, от 02.03.2021 N 37-у, от 12.07.2021 N 134-у, от 06.08.2021 N 154-у)
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области разработана в соответствии с федеральными и областными законами, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016), Регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области, Регламентом правительства Воронежской области, с учетом особенностей документооборота в правительстве Воронежской области.
(в ред. указов губернатора Воронежской области от 17.10.2018 N 613-у, от 06.08.2021 N 154-у)
1.2. Инструкция по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в правительстве Воронежской области (далее - правительство области), исполнительных органах государственной власти области.
Делопроизводство организуется с использованием государственной информационной системы Воронежской области "Автоматизированная система документационного обеспечения управления правительства Воронежской области" (далее - АС ДОУ), предназначенной для автоматизации управленческого документооборота и процессов делопроизводства в структурных подразделениях правительства области и исполнительных органах государственной власти области.
(в ред. указа губернатора Воронежской области от 01.07.2019 N 296-у)
Программное и техническое обеспечение АС ДОУ в процессе ее эксплуатации, а также обеспечение защиты информации в АС ДОУ осуществляет департамент цифрового развития Воронежской области.
(в ред. указа губернатора Воронежской области от 01.07.2019 N 296-у)
Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые в правительстве области, исполнительных органах государственной власти области, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции, Регламента работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления правительства Воронежской области.
1.3. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну или служебную информацию ограниченного распространения.
Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлен постановлением правительства Воронежской области от 11.08.2015 N 667 "Об утверждении инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области".
Руководители и сотрудники структурных подразделений правительства области, секретариатов в правительстве области и исполнительных органов государственной власти области несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них информации ограниченного доступа.
(п. 1.3 в ред. указа губернатора Воронежской области от 01.07.2019 N 296-у)
1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных требований работы с документами в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области возлагается на их руководителей.
Руководители структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области определяют (назначают) ответственных за работу с документами, в том числе в АС ДОУ, и контроль исполнения сроков и качества подготовки документов (далее - ответственные за работу с документами).
(в ред. указа губернатора Воронежской области от 24.03.2014 N 108-у)
Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области осуществляет организационное управление правительства области (далее - организационное управление) и ответственные за организацию и ведение делопроизводства.
При временном отсутствии сотрудников структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области (отпуск, командировка), увольнении или перемещении имеющиеся у них документы по указанию руководителя передаются другому работнику через лиц, ответственных за организацию и ведение делопроизводства.
Примечание: сотрудники секретариатов губернатора Воронежской области, заместителей губернатора Воронежской области, первых заместителей председателя правительства области, заместителей председателя правительства области при увольнении в связи с истечением установленных сроков полномочий информируют начальника общего отдела организационного управления о находящихся в делопроизводстве служебных документах в день получения уведомления о прекращении срочного служебного контракта.
Вновь принятые на работу сотрудники в обязательном порядке должны быть ознакомлены с Инструкцией. Об утрате служебных документов немедленно информируется руководитель структурного подразделения правительства области (исполнительного органа государственной власти области), при необходимости - организационное управление.
1.5. Требования настоящей Инструкции обязательны для работников структурных подразделений правительства области и исполнительных органов государственной власти области.
Примечание. Допускается в исполнительных органах государственной власти области организовывать и вести делопроизводство на основе нормативно-методических документов, разработанных в соответствии с настоящей Инструкцией.
2. Общие требования к подготовке и оформлению документов
2.1. Бланки документов губернатора Воронежской области, правительства области и исполнительных органов государственной власти области.
2.1.1. Документы губернатора Воронежской области, правительства области, исполнительных органов государственной власти области оформляются на бланках установленной формы в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (приложение N 1).
(в ред. указа губернатора Воронежской области от 17.10.2018 N 613-у)
Бланки документов (далее - бланки) изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов.
Документы, оформленные на бланках, должны иметь поля:
левое - 35 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 30 мм.
Первые листы приказов исполнительных органов государственной власти области, являющихся нормативными правовыми актами, должны иметь верхнее поле 40 мм.
(абзац введен указом губернатора Воронежской области от 01.07.2019 N 296-у)
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон их расположения размещают двумя способами:
продольным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов), приложения NN 6, 8, 25;
угловым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов), приложения NN 26, 27.
