АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ОМСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 18 сентября 2012 года N 337-р
О Порядке работы в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска
(с изменениями на 29 ноября 2023 года)
(в ред. Распоряжений Администрации города Омска от 21.06.2013 N 194-р, от 20.04.2015 N 118-р, от 03.06.2016 N 252-р, от 27.12.2017 N 419-р, от 21.06.2018 N 213-р, от 12.02.2021 N 11-р, от 29.11.2023 N 326-р)
Руководствуясь Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом города Омска, распоряжением Администрации города Омска от 27 октября 2011 года N 504-р "О системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска":
1. Утвердить прилагаемый Порядок работы в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска.
2. Управлению информационной политики Администрации города Омска опубликовать настоящее распоряжение в средствах массовой информации и разместить в сети "Интернет" на официальном сайте Администрации города Омска.
Мэр города Омска
В.В.Двораковский
Приложение
к распоряжению Администрации города Омска
от 18 сентября 2012 г. N 337-р
ПОРЯДОК
работы в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска
(в ред. Распоряжений Администрации города Омска от 21.06.2013 N 194-р, от 20.04.2015 N 118-р, от 03.06.2016 N 252-р, от 27.12.2017 N 419-р, от 21.06.2018 N 213-р, от 12.02.2021 N 11-р, от 29.11.2023 N 326-р)
I. Общие положения
1. Настоящий Порядок работы в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска (далее - Порядок) разработан в соответствии с Положением о муниципальных информационных системах Администрации города Омска, утвержденным распоряжением Администрации города Омска от 15 марта 2011 года N 78-р, Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Омска, утвержденной распоряжением Администрации города Омска от 30 декабря 2014 года N 440-р, Порядком организации работы с обращениями граждан в Администрации города Омска, утвержденным постановлением Администрации города Омска от 12 мая 2021 года N 278-п, Порядком подготовки и согласования проектов правовых актов в Администрации города Омска, утвержденным распоряжением Администрации города Омска от 15 мая 2009 года N 151-р, ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" и Порядком разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг, утвержденным постановлением Администрации города Омска от 27 апреля 2023 года N 416-п.
(п. 1 в ред. Распоряжения Администрации города Омска от 29.11.2023 N 326-р)
2. Настоящий Порядок устанавливает правила работы с документами в Администрации города Омска в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска (далее - СЭДД), являющиеся обязательными для работников структурных подразделений Администрации города Омска (далее - структурные подразделения), должностных лиц, имеющих установленные рабочие места СЭДД.
3. Основные термины и определения, используемые в настоящем Порядке:
1) администратор СЭДД - Казенное учреждение города Омска "Управление информационно-коммуникационных технологий" (далее - УИКТ), осуществляющее техническую поддержку СЭДД и имеющее доступ ко всем документам баз данных СЭДД;
2) корпоративная база данных СЭДД (далее - корпоративная БД СЭДД) - база данных СЭДД, доступ к которой имеют все пользователи СЭДД;
3) локальная база данных СЭДД (далее - локальная БД СЭДД) - база данных СЭДД структурного подразделения, доступ к которой имеют только сотрудники данного структурного подразделения;
4) пользователь СЭДД - работник Администрации города Омска, имеющий установленное рабочее место СЭДД;
5) автор документа - пользователь СЭДД, осуществляющий подготовку и создание документа в СЭДД;
6) автор поручения (резолюции) - пользователь СЭДД, давший поручение (наложивший резолюцию);
7) внутренний документ - официальный документ, посредством которого осуществляется документационное взаимодействие внутри Администрации города Омска;
8) входящий документ (входящая корреспонденция) - официальный документ, поступивший от органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций (далее - сторонняя организация);
9) входящий нормативный правовой акт - нормативный правовой акт, поступивший из сторонней организации;
10) электронная подпись СЭДД (далее - электронная подпись) - реквизит электронного документа, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа, хранящегося в идентификационном файле пользователя СЭДД. Электронная подпись предназначена для защиты электронного документа от подделки, контроля искажения информации в подписанном электронном документе;
11) замещающий - пользователь СЭДД, наделенный в СЭДД равными правами с пользователем СЭДД, обязанности которого он исполняет в СЭДД, в том числе правом согласовывать, подписывать документы, накладывать поручения (резолюции) от лица замещаемого, но под своей электронной подписью, имеющий доступ к уведомлениям, поступающим на имя замещаемого им пользователя СЭДД;
12) исходящий документ - официальный документ, созданный для отправки в стороннюю организацию;
13) исполнитель - пользователь СЭДД, назначенный автором поручения (резолюции) исполнителем поручения (резолюции);
14) ответственный исполнитель - пользователь СЭДД, назначенный автором поручения (резолюции) ответственным за исполнение поручения (резолюции);
15) карточка поручения (резолюции) - электронная форма поручения (резолюции) в СЭДД, заполненная автором поручения (резолюции);
16) регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) - совокупность полей, отражающая состав реквизитов документа, сведения о котором вводятся в СЭДД;
17) системный редактор - пользователь СЭДД, наделенный правами редактирования справочника СЭДД "Структура организации";
18) заявка - заявление, поступившее в отдел "Служба одного окна" Казенного учреждения города Омска "Управление по обеспечению деятельности Администрации города Омска" (далее - СОО), на выдачу документов, предоставляемых физическим и юридическим лицам либо их уполномоченным представителям по принципу "одного окна";
19) запрос - разновидность поручения (резолюции) в базе данных "Служба одного окна", направленного в структурное подразделение руководителем СОО для подготовки документа, согласно поступившей заявке;
20) заявитель - физическое или юридическое лицо (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления) либо их уполномоченные представители, обратившиеся в Администрацию города Омска с целью получения муниципальной услуги, а также документа, предоставляемого по принципу "одного окна";
(пп. 20 в ред. Распоряжения Администрации города Омска от 20.04.2015 N 118-р)
21) муниципальная услуга - деятельность по реализации функций Администрации города Омска, которая осуществляется по заявлениям о предоставлении муниципальных услуг заявителей в пределах полномочий Администрации города Омска, установленных Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" и Решением Омского городского Совета от 20 сентября 1995 года N 92 "Об Уставе города Омска".
(пп. 21 введен Распоряжением Администрации города Омска от 20.04.2015 N 118-р)
II. Организация доступа в СЭДД
4. УИКТ является ответственным за организацию функционирования СЭДД, подключения к СЭДД работников Администрации города Омска, техническую поддержку пользователей СЭДД.
5. Включение в число пользователей СЭДД работников Администрации города Омска, предоставление прав доступа к базам данных СЭДД (далее - БД) осуществляется администратором СЭДД в течение трех рабочих дней на основании информации, предоставленной структурным подразделением, должностным лицом, содержащей следующие сведения о работнике Администрации города Омска:
1) фамилия, имя, отчество;
2) занимаемая должность;
3) адрес рабочего места (улица, дом, корпус, номер кабинета);
4) номер служебного телефона;
5) группа пользователя в СЭДД в соответствии с пунктом 18 настоящего Порядка;
6) замещающий работника Администрации города Омска в СЭДД.
6. Сведения о работниках Администрации города Омска, включаемых в число пользователей СЭДД, предварительно должны быть занесены системным редактором в справочник СЭДД "Структура организации".
Прекращение полномочий пользователя СЭДД осуществляется администратором СЭДД на основании уведомления, представленного структурным подразделением, должностным лицом.
(абзац введен Распоряжением Администрации города Омска от 21.06.2013 N 194-р)
7. Для распознавания работников Администрации города Омска в СЭДД используется личный идентификационный файл (далее - id-файл) пользователя СЭДД, который передается пользователю СЭДД администратором СЭДД. Ответственность за сохранность своего id-файла несет пользователь СЭДД.
Пользователи СЭДД имеют право работать только под своими id-файлами.
Во избежание утраты своего id-файла пользователю СЭДД необходимо произвести резервное копирование id-файла на съемный носитель информации. Данный носитель информации должен храниться в месте, недоступном для третьих лиц.
В случае утраты id-файла пользователю СЭДД необходимо немедленно уведомить об этом администратора СЭДД. Восстановление id-файла пользователя СЭДД происходит по письменному обращению руководителя структурного подразделения, должностного лица к администратору СЭДД.
(п. 7 в ред. Распоряжения Администрации города Омска от 21.06.2013 N 194-р)
