АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ОМСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 30 декабря 2014 года N 440-р
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Омска
(с изменениями на 29 ноября 2023 года)
(в ред. Распоряжения Администрации города Омска от 26.07.2016 N 350-р, Постановлений Администрации города Омска от 08.11.2016 N 1351-п, от 10.04.2017 N 309-п, Распоряжений Администрации города Омска от 27.12.2017 N 419-р, от 20.03.2018 N 92-р, от 13.12.2018 N 444-р, от 07.10.2019 N 303-р, от 08.04.2020 N 62-р, от 17.04.2020 N 69-р, от 06.04.2021 N 38-р, от 08.06.2021 N 99-р, от 07.07.2021 N 126-р, от 01.03.2022 N 17-р, Постановления Администрации города Омска от 05.04.2022 N 226-п, Распоряжений Администрации города Омска от 25.07.2022 N 162-р, от 16.06.2023 N 171-р, от 29.11.2023 N 326-р)
Руководствуясь Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом города Омска:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Омска (далее - Инструкция).
2. Управлению делами Администрации города Омска:
1) обеспечить методическое руководство и контроль за соблюдением требований Инструкции;
2) довести Инструкцию до сведения руководителей Администрации города Омска, руководителей структурных подразделений Администрации города Омска.
3. Департаменту информационной политики Администрации города Омска опубликовать настоящее распоряжение в средствах массовой информации и разместить в сети "Интернет" на официальном сайте Администрации города Омска.
4. Настоящее распоряжение вступает в силу с 15 января 2015 года.
5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Мэра города Омска В.В. Куприянова.
(в ред. Распоряжения Администрации города Омска от 20.03.2018 N 92-р, Постановления Администрации города Омска от 05.04.2022 N 226-п)
Мэр города Омска
В.В.Двораковский
Приложение
к распоряжению Администрации города Омска
от 30 декабря 2014 г. N 440-р
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Администрации города Омска
(в ред. Распоряжения Администрации города Омска от 26.07.2016 N 350-р, Постановлений Администрации города Омска от 08.11.2016 N 1351-п, от 10.04.2017 N 309-п, Распоряжений Администрации города Омска от 27.12.2017 N 419-р, от 20.03.2018 N 92-р, от 13.12.2018 N 444-р, от 07.10.2019 N 303-р, от 08.04.2020 N 62-р, от 17.04.2020 N 69-р, от 06.04.2021 N 38-р, от 08.06.2021 N 99-р, от 07.07.2021 N 126-р, от 01.03.2022 N 17-р, от 25.07.2022 N 162-р, от 16.06.2023 N 171-р, от 29.11.2023 N 326-р)
1. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в Администрации города Омска (далее - Инструкция) определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами, не носящими секретный характер, в Администрации города Омска.
2. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
3. Основным инструментом документационного взаимодействия структурных подразделений Администрации города Омска (далее - структурные подразделения), а также межведомственного взаимодействия, при осуществлении делопроизводства и организации документооборота, является муниципальная информационная система "Система электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска" (далее - СЭДД).
4. В качестве достаточного и легитимного способа подтверждения действий руководителей при подготовке, рассмотрении, согласовании и подписании документов в СЭДД признаются отметки СЭДД, сохраняемые в соответствующих базах, отражаемые в регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК) и иных визуальных формах СЭДД и содержащие специальный идентификатор должностного лица (Lotus-имени), дату и время произведенных действий.
5. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
6. Особенности работы с документами, содержащими информацию, отнесенную к государственной тайне или являющуюся конфиденциальной, служебную информацию, персональные данные, документами с пометкой "Для служебного пользования", регулируются в соответствии с законодательством Российской Федерации.
7. Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
8. Методическое руководство по ведению делопроизводства и контроль за соблюдением структурными подразделениями установленного порядка ведения делопроизводства осуществляет управление делами Администрации города Омска (далее - управление делами).
9. Ответственность за организацию и ведение документационного обеспечения в структурных подразделениях, соблюдение установленных в Администрации города Омска правил и порядка работы с документами возлагается на руководителей структурных подразделений.
Структурные подразделения, наделенные правами юридического лица, вправе принимать правовые акты, не противоречащие настоящей Инструкции, определяющие порядок работы с документами в соответствующем структурном подразделении.
(абзац введен Распоряжением Администрации города Омска от 20.03.2018 N 92-р)
10. Правила и порядок работы с документами в Администрации города Омска, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников Администрации города Омска (далее по тексту настоящего раздела - работники).
11. Работники несут персональную ответственность за исполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов, соблюдение конфиденциальности изложенной в документах информации.
В случае утраты документов работники немедленно докладывают об этом непосредственному руководителю.
12. Перед увольнением, уходом в отпуск или отъездом в командировку работник обязан передать находящиеся у него на исполнении, контроле или хранении документы лицу, его замещающему, или иному должностному лицу по указанию непосредственного руководителя. Непереданные документы считаются неисполненными.
2. Основные понятия
13. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
- автор документа - государственный орган, орган местного самоуправления, юридическое или физическое лицо, создавшее документ;
- бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
- вид документ - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
- внутренний документ - переписка между структурными подразделениями, работниками Администрации города Омска (письмо, заявление, заявка), иное документационное взаимодействие внутри Администрации города Омска;
(в ред. Распоряжения Администрации города Омска от 29.11.2023 N 326-р)
- входящий документ (входящая корреспонденция) - официальный документ, поступивший от органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций (далее - сторонняя организация);
- дело - отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или сфере деятельности;
- делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
- документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке;
- документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
- документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
- заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
- исходящий документ - официальный документ, созданный для отправки в стороннюю организацию;
- копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
- номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, с указанием сроков их хранения;
- оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
- письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый должностным лицом адресату;
- подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
- регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) - запись базы данных СЭДД, отображаемая в ее визуальных формах, включающая в себя содержание документа и все реквизиты, необходимые для однозначной идентификации документа и отражающие этапы его движения в процессе его подготовки и исполнения;
- регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
- реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
- сканирование документа - получение электронного образа документа;
