МЭРИЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 01 марта 2001 года N 333
г.Новосибирск
Об утверждении инструкции по делопроизводству
в мэрии Новосибирска
(с изменениями на 12 октября 2016 года)
_________________
- Утратило силу -
- постановление мэрии от 29.09.2017 N 4444
_________________
_______________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
постановлением мэра города от 30.01.2006 N 111;
постановлением мэра от 18.07.2010 N 7171;
постановлением мэра от 12.10.2016 N 4600
__________________________________
В целях упорядочения работы с документами, совершенствования делопроизводства в мэрии Новосибирска, руководствуясь Уставом города Новосибирска,
постановляю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в мэрии Новосибирска (приложение).
2. Руководителям структурных подразделений мэрии, в том числе главам администраций районов города, довести до сведения специалистов Инструкцию по делопроизводству в мэрии Новосибирска.
3. Управлению организационной и кадровой работы мэрии обеспечить методическое руководство по изучению и применению Инструкции по делопроизводству в мэрии Новосибирска.
4. Управлению связи, телекоммуникаций и информатики мэрии до 30.03.2001 разместить электронные шаблоны проектов документов на правовом сервере муниципалитета и провести обучение специалистов правилам пользования шаблонами.
5. Возложить на руководителей структурных подразделений мэрии ответственность за качество подготовки соответствующими подразделениями проектов правовых актов мэра, решений городского Совета.
6. В пункте 4 Постановления мэра от 30.06.98 N 616 "Об использовании в мэрии бланков с воспроизведением герба города Новосибирска" слова "отделом информационно-технического обеспечения управления организационной и кадровой работы мэрии" заменить словами "отделом обучения и внедрения управления связи, телекоммуникаций и информатики мэрии".
7. Признать утратившими силу:
Решение горисполкома от 30.05.79 N 235 "Об утверждении инструкции о делопроизводстве в аппарате исполкома Новосибирского городского Совета";
Постановление мэра от 29.05.92 N 370 "Об утверждении Инструкции "О порядке подготовки и прохождения организационно-распорядительных и информационно-справочных документов мэрии";
Постановление мэра от 24.11.94 N 1505 "О порядке подготовки, визирования проектов и опубликования распорядительных документов мэра";
Постановление мэра от 26.06.95 N 649-а "О порядке подготовки и создании информационного банка распорядительных документов мэра";
Распоряжение мэра от 15.10.97 N 5515-р "О визировании распорядительных документов мэра".
8. Ответственность за исполнение Постановления возложить на заместителя мэра - директора департамента организации управления и контроля мэрии Жиганова М.Ф.
Мэр
В.Ф.Городецкий
Приложение
Утверждено
Постановлением мэра
от 01.03.2001 N 333
(В редакции, введенной
постановлением мэра
от 18.07.2010 N 7171,
- см. предыдущую редакцию)
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в мэрии Новосибирска
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в мэрии Новосибирска (далее по тексту - инструкция) определяет единые требования к организации делопроизводства, устанавливает правила подготовки, оформления, регистрации, рассылки и хранения документов, организации работы с корреспонденцией в мэрии.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с ГОСТом Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
1.3. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение установленного инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях мэрии возлагается на их руководителей.
Работники структурных подразделений мэрии несут персональную ответственность за соблюдение требований инструкции, сохранность находящихся у них документов. При утрате документа, работник обязан немедленно доложить об этом руководителю структурного подразделения.
1.4. Правила и порядок работы со служебной информацией ограниченного распространения, с обращениями граждан, организации контроля в мэрии, а также подготовки материалов к президиуму мэрии устанавливаются соответствующими постановлениями мэра.
2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Бланки документов
2.1.1. Документ должен оформляться на бланке, соответствующем ГОСТу Р 6.30-97.
Для бланков должна применяться бумага форматов А4 (297 x 210 мм) и А5 (210 x 148 мм). Должностные бланки для оформления резолюции изготавливаются на бумаге формата А6 (148 x 105 мм).
Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного хранения изготавливаются на бумаге высших сортов.
В зависимости от расположения реквизитов бланки могут быть продольные (бланки решений, постановлений, распоряжений, приказов, должностные бланки) и угловые (бланки писем). На продольных бланках все реквизиты бланка располагаются по центру текстового поля, на угловых бланках - в левом верхнем углу бланка, при этом каждый элемент реквизита центрируется относительно самой длинной строки.
На бланках документов должны быть установлены следующие поля: левое - 25 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 15 мм.
2.1.2. В мэрии применяются гербовые бланки с воспроизведением герба города Новосибирска: общий бланк мэрии, бланк постановления мэрии, распоряжения мэрии, письма мэрии, распоряжения администрации района, приказа администрации района и письма администрации района.
Департаменты, управления, комитеты и самостоятельные отделы мэрии могут иметь гербовые бланки в соответствии с положениями о подразделениях.
Герб города располагается ниже верхнего поля бланка, высота герба составляет 15 мм.
2.1.3. Бланки документов могут быть изготовлены типографским способом или с использованием средств вычислительной техники.
2.1.4. Бланки решений городского Совета изготавливаются при вводе текста решения с использованием средств вычислительной техники в организационном отделе управления организационной и кадровой работы мэрии (далее по тексту - организационный отдел).
Бланки решений городского Совета не подлежат выдаче.
2.1.5. Бланки постановлений, распоряжений мэрии изготавливаются с использованием средств вычислительной техники в отделе распорядительных документов управления организационной и кадровой работы мэрии (далее по тексту - отдел распорядительных документов).
Бланки постановлений и распоряжений мэрии не подлежат выдаче.
2.1.6. Бланки распоряжений, приказов администрации района изготавливаются типографским способом или с использованием средств вычислительной техники.
Бланки подлежат учету и выдаются под роспись структурным подразделениям администрации района города отделом организационной работы и контроля администрации района города.
2.1.7. Бланки приказов структурных подразделений мэрии изготавливаются с использованием средств вычислительной техники.
Руководитель структурного подразделения мэрии назначает ответственного за учет и выдачу бланков в подразделении.
2.1.8. Бланки писем структурных подразделений мэрии, как правило, изготавливаются с использованием средств вычислительной техники.
2.2. Реквизиты документов
2.2.1. Документ должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, обеспечивающих его юридическую силу.
2.2.2. При оформлении документов мэрии используются следующие реквизиты:
наименование организации;
справочные данные об организации;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
гриф ограничения доступа к документу;
адресат;
гриф утверждения документа;
резолюция;
заголовок к тексту;
отметка о контроле;
текст документа;
отметка о наличии приложения;
подпись;
гриф согласования документа;
визы согласования документа;
печать;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
отметка о поступлении документа в организацию.
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.
2.2.3. Реквизит "Наименование организации" является собирательным обозначением автора документа.
На бланках указывается наименование "мэрия" (за исключением должностных бланков), затем на следующей строке - наименование структурного подразделения мэрии, например:
МЭРИЯ
ДЕПАРТАМЕНТ СТРОИТЕЛЬСТВА И АРХИТЕКТУРЫ
Наименование структурного подразделения мэрии должно соответствовать положению об этом структурном подразделении. На должностном бланке указывается только должность руководителя и наименование структурного подразделения мэрии.
При подготовке документа совместно двумя и более структурными подразделениями (органами), их наименования следует располагать на стандартном листе бумаги, при этом наименование вышестоящих структурных подразделений (органов) размещается над наименованием нижестоящих.
Данный реквизит обязателен для общих бланков, бланков правовых актов (решений, постановлений, распоряжений, приказов), писем, располагается на гербовых бланках ниже герба города.
2.2.4. Реквизит "Справочные данные об организации" содержит сведения о структурном подразделении мэрии, необходимые при информационных контактах. Справочные данные о структурном подразделении мэрии включают в себя почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению подразделения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Данный реквизит обязателен для бланков писем, располагается ниже наименования структурного подразделения мэрии.
2.2.5. Реквизит "Наименование вида документа". Виды правовых актов мэра, должностных лиц мэрии установлены Уставом города Новосибирска.
В структурных подразделениях мэрии, кроме правовых актов, оформляются различные виды документов: письма, акты, протоколы, доверенности, служебные записки, заявления, заключения и другие виды документов, предусмотренные унифицированной системой организационно-распорядительной документации.
Данный реквизит обязателен для всех видов документов, за исключением писем, располагается на бланках правовых актов ниже реквизита "Наименование организации", в протоколе - ниже наименования коллегиального органа, в заявлении, служебной записке - ниже реквизита "Адресат", в акте - ниже реквизита "Гриф утверждения", на остальных документах - от верхнего поля, по центру,
2.2.6. Реквизит "Дата документа". Датой документа является дата его подписания (правовой акт, заключение, заявление) или утверждения (должностная инструкция), дата заседания (протокол), дата составления (акт).
Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является более поздняя дата подписания.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год, начиная с 2000 года, оформляют четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 23 августа 2000 года следует оформлять - 23.08.2000 (точка не ставится, буква "г." или слово "год" после даты не указываются).
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 20 марта 2000 года или 20 марта 2000 г., при этом все даты в тексте документа должны быть оформлены одинаково. В правовых актах используется цифровой способ оформления даты.
Данный реквизит обязателен для всех видов документов, расположение реквизита зависит от бланка и вида документа.
2.2.7. Реквизит "Регистрационный номер документа" состоит из порядкового номера документа, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более структурными подразделениями (органами, организациями), состоит из регистрационных номеров документа каждого из них, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (слева направо).
Данный реквизит обязателен для всех видов документов, подлежащих регистрации, расположение реквизита зависит от бланка и вида документа.
