МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 16 апреля 2014 года N 78

Об утверждении Правил нотариального делопроизводства

(с изменениями на 30 сентября 2020 года)

____________________________________________________________________
Утратил силу с 11 января 2023 года на основании
приказа Минюста России от 14 декабря 2022 года N 394
____________________________________________________________________

В соответствии со статьями 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 года N 4462-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст.357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 50, ст.4855; 2004, N 27, ст.2711, N 35, ст.3607, N 45, ст.4377; 2005, N 27, ст.2717; 2006, N 27, ст.2881; 2007, N 1 (ч.1), ст.21, N 27, ст.3213, N 41, ст.4845, N 43, ст.5084; 2008, N 52 (ч.1), ст.6236; 2009, N 1, ст.14, 20, N 29, ст.3642; 2010, N 28, ст.3554; 2011, N 49 (ч.5), ст.7064, N 50, ст.7347; 2012, N 27, ст.3587, N 41, ст.5531; 2013, N 14, ст.1651, N 51, ст.6699)

приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Правила нотариального делопроизводства.

2. Признать утратившими силу:

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 года N 403 "Об утверждении Правил нотариального делопроизводства" (зарегистрирован Минюстом России 17.12.2009, регистрационный N 15675);

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 8 апреля 2010 года N 81 "О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19.11.2009 N 403" (зарегистрирован Минюстом России 22.04.2010, регистрационный N 16977);

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 23 ноября 2010 года N 360 "О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 года N 403" (зарегистрирован Минюстом России 01.12.2010, регистрационный N 19090).

Министр
А.Коновалов

Зарегистрировано

в Министерстве юстиции

Российской Федерации

23 апреля 2014 года,

регистрационный N 32095

УТВЕРЖДЕНЫ
решением Правления
Федеральной нотариальной палаты
от 17 декабря 2012 года

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Министерства юстиции
Российской Федерации
от 16 апреля 2014 года N 78

     
Правила нотариального делопроизводства

(с изменениями на 30 сентября 2020 года)

I. Общие положения

1. Правила нотариального делопроизводства (далее - Правила), разработанные во исполнение статей 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 N 4462-I (далее - Основы), устанавливают единый порядок работы с документами нотариусов в Российской Федерации, передачи документов, хранящихся у нотариуса, полномочия которого прекращаются, другому нотариусу, применения и замены печатей нотариусов, а также порядок осуществления контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства, включая контроль за своевременностью внесения сведений в электронные реестры единой информационной системы нотариата в соответствии с Основами, Требованиями к содержанию реестров единой информационной системы нотариата, утвержденными приказом Минюста России 30.09.2020 N 224 (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60208) (далее - Требования), и Порядком ведения реестров единой информационной системы нотариата, внесения в них сведений, в том числе порядок исправления допущенных в таких реестрах технических ошибок, утвержденным приказом Минюста России от 30.09.2020 N 225 (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60214 (далее - Порядок).

(Абзац в редакции, введенной в действие с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231. - См. предыдущую редакцию)

Правила регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.

Документирование и документооборот при совершении нотариальных действий в электронной форме посредством единой информационной системы нотариата (далее также - ЕИС) регулируется Требованиями, приказами Минюста России от 30.09.2020 N 225 "Об утверждении Порядка ведения реестров единой информационной системы нотариата, внесения в них сведений, в том числе порядка исправления допущенных в таких реестрах технических ошибок" (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60214), от 30.09.2020 N 226 "Об утверждении форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и порядка их оформления" (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60215), от 30.09.2020 N 227 "Об утверждении требований к формату нотариально оформляемого документа в электронной форме" (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60209), от 30.08.2017 N 156 "Об утверждении Регламента совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающего объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования" (зарегистрирован Минюстом России 06.09.2017, регистрационный N 48092), с изменениями, внесенными приказами Минюста России от 05.07.2019 N 134 (зарегистрирован Минюстом России 12.07.2019, регистрационный N 55244), от 31.03.2020 N 79 (зарегистрирован Минюстом России 08.04.2020, регистрационный N 58018), от 30.09.2020 N 222 "Об утверждении Порядка взаимодействия нотариусов с единой информационной системой нотариата при удостоверении сделки двумя и более нотариусами" (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020 регистрационный N 60207), от 30.09.2020 N 232 "Об утверждении порядка направления заявления о совершении нотариального действия удаленно, совершения оплаты нотариального действия, в том числе с использованием электронных средств платежа, возврата заявителю суммы платежа за совершение нотариального действия удаленно, а также взаимодействия заявителя или его представителя, обратившихся за совершением нотариального действия удаленно, и нотариуса" (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020 регистрационный N 60217).

(Абзац дополнительно включен с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231)

____________________________________________________________________

Абзац третий предыдущей редакции с 29 декабря 2020 года считается абзацем четвертым настоящей редакции - приказ Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231.

____________________________________________________________________   

Правила не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах.

2. Делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющемся в соответствии со статьей 68 Конституции Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст.445) государственным языком Российской Федерации на всей ее территории.

В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики делопроизводство наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись также на государственном языке республики.

Оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях, а также в электронном виде в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Правилами.

3. Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных архивных документов в соответствующий архив на постоянное хранение обеспечивают:

нотариус, занимающийся частной практикой;

в государственной нотариальной конторе - один из нотариусов, определенный приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации (далее - территориальный орган).

4. Нотариус, занимающийся частной практикой, вправе приказом возложить ведение делопроизводства или поручить выполнение отдельных видов работ, предусмотренных Правилами, одному или нескольким работникам нотариальной конторы в рамках их трудовых функций. В государственной нотариальной конторе ведение делопроизводства также может быть возложено приказом территориального органа на одного из работников, не являющихся нотариусом. При возложении ведения нотариального делопроизводства на лицо, не являющееся нотариусом, правильность организации и ведения нотариального делопроизводства обеспечивают нотариусы, указанные в пункте 3 Правил.

5. Контроль за исполнением Правил нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют территориальные органы.

Контроль за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляют территориальные органы совместно с нотариальными палатами субъектов Российской Федерации (далее - нотариальные палаты) в порядке, установленном главой XIII Правил.

Плановая проверка исполнения Правил проводится один раз в четыре года.

Проверка исполнения Правил нотариусом, впервые приступившим к осуществлению нотариальной деятельности, проводится через год после наделения его полномочиями нотариуса.

Проверка исполнения Правил может проводиться в иные сроки, если законодательством субъекта Российской Федерации для проведения проверок организации работы нотариуса установлены специальные сроки.

II. Оформление документов (документирование нотариальной деятельности)

Организационно-распорядительные документы

6. Нотариус оформляет следующие организационно-распорядительные документы, не касающиеся документального оформления нотариального действия:

абзац исключен с 6 января 2017 года - приказ Минюста России от 21 декабря 2016 года N 297 - см. предыдущую редакцию;

____________________________________________________________________

Абзацы третий-четвертый предыдущей редакции с 6 января 2017 года считаются соответственно абзацами вторым-третьим настоящей редакции - приказ Минюста России от 21 декабря 2016 года N 297.

____________________________________________________________________

приказы;

распоряжения.

7. Организационно-распорядительные документы нотариуса имеют следующие реквизиты:

наименование нотариальной палаты (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой);

наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы;

должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса;

(Абзац в редакции, введенной в действие с 4 мая 2018 года приказом Минюста России от 17 апреля 2018 года N 69. - См. предыдущую редакцию)

дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса;

вид документа (приказ, распоряжение);

(Абзац в редакции, введенной в действие с 6 января 2017 года приказом Минюста России от 21 декабря 2016 года N 297. - См. предыдущую редакцию)

наименование документа;

дата;

регистрационный номер;

место составления;

текст документа;

подпись нотариуса;

оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

8. Текст организационно-распорядительного документа может подразделяться на констатирующую (преамбулу) и распорядительную части. Преамбула составляется, если предписываемые действия нуждаются в обосновании и разъяснении.

9. Организационно-распорядительные документы регистрируются в журнале регистрации организационно-распорядительных документов, за исключением организационно-распорядительных документов, подлежащих специальному учету (например, приказы по личному составу, распоряжения о замещении временно отсутствующего нотариуса).

(Абзац в редакции, введенной в действие с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231. - См. предыдущую редакцию)

Журнал регистрации организационно-распорядительных документов ведется в электронной форме в ЕИС. Каждая запись журнала содержит:

(Абзац дополнительно включен с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231)

1) регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа с начала года, записанного через дефис с заглавной буквой "Р";

(Подпункт дополнительно включен с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231)

2) дату документа;

(Подпункт дополнительно включен с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231)

3) наименование и краткое содержание документа;

(Подпункт дополнительно включен с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231)

4) должность, фамилию, имя, отчество (при наличии) лица, подписавшего документ;

(Подпункт дополнительно включен с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231)

5) номенклатурный индекс дела, в котором находится документ;

(Подпункт дополнительно включен с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231)

6) примечания.

(Подпункт дополнительно включен с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231)