МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 14 декабря 2022 года N 394

Об утверждении Правил нотариального делопроизводства

(с изменениями на 9 августа 2023 года)

В соответствии с частью первой статьи 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 N 4462-I, подпунктом 4 пункта 2 Положения о Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 13.01.2023 N 10 "Вопросы Министерства юстиции Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2023, N 3, ст.553),

(Преамбула в редакции, введенной в действие с 5 августа 2023 года приказом Минюста России от 24 июля 2023 года N 195; в редакции, введенной в действие с 26 августа 2023 года приказом Минюста России от 9 августа 2023 года N 210. - См. предыдущую редакцию)

приказываю:

1. Утвердить Правила нотариального делопроизводства согласно приложению к настоящему приказу.

2. Установить, что описи номенклатурных дел, оконченных производством в 2022 году, составляются до 01.03.2023 нотариусами, занимающимися частной практикой, согласно приложениям N 11-12.2 к Правилам нотариального делопроизводства, утвержденным приказом Минюста России от 16.04.2014 N 78 "Об утверждении Правил нотариального делопроизводства" (зарегистрирован Минюстом России 23.04.2014, регистрационный N 32095) с изменениями, внесенными приказами Минюста России от 21.12.2016 N 297 (зарегистрирован Минюстом России 22.12.2016, регистрационный N 44883), от 17.04.2018 N 69 (зарегистрирован Минюстом России 20.04.2018, регистрационный N 50841), от 05.07.2019 N 133 (зарегистрирован Минюстом России 12.07.2019, регистрационный N 55246), от 30.09.2020 N 231 (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60212).

3. Признать утратившими силу приказы Минюста России:

от 16.04.2014 N 78 "Об утверждении Правил нотариального делопроизводства" (зарегистрирован Минюстом России 23.04.2014, регистрационный N 32095);

от 21.12.2016 N 297 "О внесении изменений в Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Минюста России от 16.04.2014 N 78" (зарегистрирован Минюстом России 22.12.2016, регистрационный N 44883);

от 17.04.2018 N 69 "О внесении изменений в Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16.04.2014 N 78" (зарегистрирован Минюстом России 20.04.2018, регистрационный N 50841);

от 05.07.2019 N 133 "О внесении изменений в Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16.04.2014 N 78" (зарегистрирован Минюстом России 12.07.2019, регистрационный N 55246);

от 30.09.2020 N 231 "О внесении изменений в Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16.04.2014 N 78" (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60212).

4. Настоящий приказ вступает в силу с 11.01.2023.

Министр
К.А.Чуйченко

Зарегистрировано

в Министерстве юстиции

Российской Федерации

15 декабря 2022 года,

регистрационный N 71553     

     УТВЕРЖДЕНЫ
решением Правления
Федеральной нотариальной палаты
от 28 ноября 2022 года N 21/22

приказом Министерства юстиции
Российской Федерации
от 14 декабря 2022 года N 394

Правила нотариального делопроизводства

(с изменениями на 24 июля 2023 года)

I. Общие положения

1. Правила нотариального делопроизводства (далее - Правила) регулируют документирование и документооборот со дня создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.

2. Делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющемся в соответствии со статьей 68 Конституции Российской Федерации государственным языком Российской Федерации на всей ее территории.

________________

Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 06.10.2022, N 0001202210060013.

В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики делопроизводство наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись также на государственном языке республики.

________________

Статья 10 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 N 4462-I (далее - Основы) (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст.357).

Оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях, а также в электронном виде в случаях и порядке, предусмотренных статьями 34.1-34.3 Основ.

________________

Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст.357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2022, N 29, ст.5306.

3. Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных архивных документов в нотариальный архив на постоянное хранение обеспечивает нотариус.

нотариальных архивных документов в нотариальный архив на постоянное хранение обеспечивает нотариус.*

________________

* Текст документа соответствует оригиналу. - Примечание изготовителя базы данных.

4. Нотариус вправе приказом возложить ведение делопроизводства или поручить выполнение отдельных видов работ, предусмотренных Правилами, одному или нескольким работникам нотариальной конторы в рамках их трудовых функций.

5. Контроль за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляют территориальные органы Минюста России (далее - территориальные органы) совместно с нотариальными палатами субъектов Российской Федерации (далее - нотариальные палаты) в порядке, установленном главой XVI Правил.

Плановая проверка исполнения Правил проводится один раз в четыре года, если иной срок проведения проверок не предусмотрен законодательством субъекта Российской Федерации.

Проверка исполнения Правил нотариусом, впервые приступившим к осуществлению нотариальной деятельности, проводится через год после наделения его полномочиями нотариуса.

II. Оформление документов (документирование нотариальной деятельности)

6. Документы, исходящие от нотариуса, не связанные с документальным оформлением нотариального действия (запросы, ответы на запросы, поступившие нотариусу; извещения, письма нотариуса; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; уведомления; справки и другие аналогичные документы), а также постановления об отложении нотариальных действий оформляются в соответствии с настоящей главой.

7. Запросы о правовой помощи по вопросам, связанным с нотариальной деятельностью, оформляются в соответствии с требованиями международных договоров и законодательства Российской Федерации, подписываются нотариусом.

8. Документы, исходящие от нотариуса, кроме документов, подлежащих регистрации в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата, содержат следующие реквизиты:

________________

Статья 34.3 Основ (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст.357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2022, N 29, ст.5306).

1) наименование нотариальной палаты;

2) должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса с указанием наименования нотариального округа;

3) адрес нотариальной конторы;

4) дата;

5) регистрационный номер;

6) заголовок к тексту (при наличии);

7) текст;

8) отметка о наличии приложения (при наличии);

9) подпись нотариуса;

10) сведения об адресате (при наличии).

Реквизиты, указанные в подпунктах 1-5 настоящего пункта Правил, могут располагаться как в левом верхнем углу документа, так и продольно в произвольной последовательности.

Если документ оформляется с использованием личного бланка нотариуса, то реквизиты повторно не указываются.

Справки о совершенных нотариальных действиях, выдаваемые нотариусом в соответствии со статьей 5 Основ , кроме вышеуказанных реквизитов содержат наименование, ссылку на документ, на основании которого они выдаются. В справках могут указываться дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса.

________________

Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст.357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2021, N 1, ст.57.

9. Адресат письма указывается следующим образом.

Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже. При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" наименование организации указывается в именительном падеже, ниже - наименование структурного подразделения.

При адресовании письма руководителю структурного подразделения наименование организации указывается в именительном падеже, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации и фамилию, инициалы должностного лица указываются в дательном падеже.

При адресовании письма физическому липу указываются его фамилия и инициалы, почтовый адрес (название улицы, номера дома, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и другое); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс).

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан адрес электронной почты (номер телефона/факса).

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)".

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа. На каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

10. Дата письма, как правило, оформляется в день подписания при его регистрации.

Дата письма может оформляться как словесно-цифровым способом, так и арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год.

11. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ ("нотариус", "временно исполняющий(ая) обязанности нотариуса"), личная подпись и ее расшифровка.

Если в тексте документа должность временно исполняющего обязанности нотариуса указана полностью, в реквизите может использоваться сокращенное наименование должности "ВРИО".

12. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и экземпляров приложений.

Если приложения не указаны в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, наличие приложения оформляется.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то об этом делается отметка.

13. При ответе на запрос указывается ссылка на дату и номер документа-запроса.

III. Обработка входящих документов