2.9.1. Отметка о заверении копии
2.9.1.1. Копия документа - полное воспроизведение всех реквизитов подлинного документа.
2.9.1.2. Соответствующие должностные лица могут заверять копии только тех документов, которые создаются в самой организации.
При разрешении дел, касающихся приема граждан на работу, учебу, удовлетворения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел допускается изготавливать копии документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и т.п.), в соответствии с действующим законодательством.
2.9.1.3. Копия документа воспроизводится на бланке организации машинописным способом или с помощью средств оперативного размножения. Если копия изготавливается не на бланке, при ее снятии полностью воспроизводится текст бланка подлинника.
2.9.1.4. Отметка "Копия" размещается в правом верхнем углу первого листа документа над реквизитами: "адресат", "гриф утверждения".
2.9.1.5. Соответствие копии документа подлиннику заверяется проставлением ниже реквизита "подпись" заверительной надписи "Верно", наименование должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты заверения, например:
Инспектор отдела кадров личная подпись В.В. Петров
15.05.96
2.9.1.6. Если копии пересылаются в другие организации или выдаются на руки частным лицам, то на них проставляется печать (в соответствии с п.2.8.3.4. настоящей Инструкции).
2.9.1.7. При оформлении копий документов, касающихся прав и законных интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда она выдана, а на самой копии - отметка, что подлинник хранится в данной организации.
2.9.2. Оформление выписок
2.9.2.1.Выписка из документа - это копия какой-либо части подлинного документа.
При изготовлении выписок из документов на первом листе в правом верхнем углу над реквизитами "адресат", "гриф утверждения" делается отметка "Выписка".
2.9.2.2. Выписка должна оформляться на бланке организации с полным воспроизведением всех реквизитов. Заверяется выписка так же, как копия.
2.9.3. Оформление приложений.
2.9.3.1. Приложения к документу могут быть трех видов:
- утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами;
- поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
- являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.
2.9.3.2. Указание о наличии приложений может содержаться в тексте основного или сопроводительного документа. Название приложения, число листов в нем и экземпляров помещается между текстом и реквизитом "подпись".
2.9.3.3. Приложения к распорядительному документу содержат в верхнем правом углу первого листа отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера по форме:
Приложение к
__________________________
(полное название распорядительного документа)
_____________ N ________
2.9.3.4. При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляется порядковый номер: "Приложение 1", "Приложение 2" и т.д.
Приложениям присваиваются порядковые номера в соответствии с очередностью их упоминания в тексте.