2.19.1. Приказы, распоряжения и указания по основной деятельности
Приказы, распоряжения и указания издаются во исполнение распорядительных документов вышестоящих органов и по инициативе руководства организации.
Право издания правовых и распорядительных документов предоставляется только руководителям организации.
Все распорядительные документы обязательно должны иметь заголовок к тексту (краткое содержание), который формируется отглагольным существительным в предложном падеже и отвечает на вопрос "О чем?".
Текст распорядительных документов состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть приказа должна быть предельно краткой.
Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами на отдельной строке от нулевого положения табулятора. После слова "ПРИКАЗЫВАЮ" ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее в пункте указываются исполнители (должностное лицо или структурное подразделение) и срок исполнения. Последний пункт приказа содержит указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.
Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные) могут быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа. На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:
Приложение
к приказу директора
Агинской средней школы N 2
от 11.02.99 N 4
Если приложений несколько, каждое из них нумеруется. Знак "N " перед цифровым обозначением не ставится.
Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу этого приложения делается запись:
Приложение
к приказу председателя
окружного комитета здравоохранения
от 04.03.99 N 29
(Инструкция Минфина РФ)
от 13.01.99. N 134/56
Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ. Образец оформления приказа по основной деятельности прилагается (приложение 5)
В практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказа по основной деятельности. Выписка - это копия определенной части подлинного документа. В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительности части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии.
По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности руководители предприятия (директор, его заместители) могут издавать распоряжения и указания. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказом. Констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами: "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ", "СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ", "РЕКОМЕНДУЮ".
2.19.2. Приказы по личному составу
Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы предприятия. Приказами оформляются: прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда; присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных: поощрения и наложение взысканий и др.
В современных условиях, согласно новой редакции КЗОТ РФ от 25 сентября 1992 года, все большее распространение получает трудовой контракт, как письменная форма трудового договора между работником и администрацией в лице руководителя предприятия. Контракт должен иметь следующие обязательные реквизиты: название вида Документа, дата, индекс, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника. Примерная форма контракта дана в приложении 6.
Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Вместе с тем обе разновидности приказов оформляются на одинаковых бланках. Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола "ПРИКАЗЫВАЮ", как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ. ПЕРЕВЕСТИ. УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК. КОМАНДИРОВАТЬ и т.д.
При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и. при необходимости, условия приема: временно (с. по...), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.п.