2.18.1. Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.
Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.
2.18.2. Тексты документов рекомендуется разделять на две основные части. В первой части излагаются задачи, причины, цели создания документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.
Эта рекомендация используется и в том случае, если документ состоит из одной фразы.
В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть: приказ - распорядительную часть без изложения причин издания, письмо - просьбу без пояснений.
2.18.3. Документ составляется, как правило, только по одному вопросу, что ускоряет его рассмотрение и способствует правильному формированию дел. Особенно важно учитывать это требование при подготовке распорядительных документов (приказов, указаний). При необходимости обращения к адресату по двум и более вопросам следует оформлять соответствующее число различных документов,
2.18.4. Текст документов, содержащих информацию по различным вопросам деятельности (доклады, инструкции, отчеты и т.д.), допускается подразделять на разделы, пункты и подпункты. Нумеруют разделы, пункты, подпункты только арабскими цифрами. Порядковые номера частей текста отделяются точками, например, обозначение 2.14.5. соответствует разделу 2, пункту 14, подпункту 5.
2.18.5. Документы, разрабатываемые на основании других документов, должны содержать в тексте ссылку на них или иметь в конце приписку "Основание ...", с указанием названия, даты и номера документа.
2.18.6. Тексты документов составляются с соблюдением следующих принципов: предельная краткость, исключение лишней информации, полнота информации, объективность содержания, точность фактов, четкость словесных формулировок, не допускающих различных толкований.
2.18.7. Тексты документов необходимо писать простым языком, без сложных словосочетаний.
В распорядительных документах необходимо использовать форму изложения текста от первого лица единственною числа (ПРИКАЗЫВАЮ - приказах; ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, (в необходимых случаях ПРИКАЗЫВАЮ) - в указаниях), что является отражением принципа единоначалия. В постановлениях коллегиальных органов управления используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ), что является отражением принципа коллегиальности.
В других видах документов используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа, например: "Агинский окружной государственный архив просит ...". "Институт не возражает ...".
В таких документах, как докладные записки, объяснительные записки, заявления используется форма изложения от первого лица единственного числа ("Считаю необходимым ...", "прошу направить ...".)
2.18.8.Тескты документов с однотипным, сходным содержанием рекомендуется унифицировать. Сущность унификации состоит в создании типовых и трафаретных текстов, пригодных для многократного использования при составлении документов.
Типовые тексты - это тексты - образцы, на основе которых исполнитель составляет текст аналогичного содержания с добавлением конкретной информации (цифр, фактических данных, фамилий исполнителей и др.) с сохранением основной конструкции и формулировок типового образца.
Трафаретные тексты - это дословное воспроизведение на бланках документов (типографским или другим способами) постоянной части текста, повторяющейся в каждом однотипном документе, с пропусками для последующего заполнения конкретной информацией, индивидуальной для каждого текста.
2.18.9. В организациях должна использоваться унифицированная документация, обеспечивающая возможность применения средств организационной и вычислительной техники.