8.3.5.1. По результатам отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляется акт о выделении документов к уничтожению (приложение N 34 к настоящей Инструкции).
(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 26.09.2011 N 679-П)
Дела включаются в акт, если срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2008 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2012 года).
8.3.5.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на все дела (при этом дела по каждому разделу номенклатуры дел составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).
Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно).
Согласованные ЭК акты утверждаются заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа только после утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения.
8.3.5.3. Ответственным делопроизводителям запрещается самостоятельно уничтожать дела и документы по истечении срока хранения.
Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения акта о выделении их к уничтожению сдаются на утилизацию (уничтожение) в службу делопроизводства. Перед сдачей документы упаковываются и увязываются в связки. На основании представленных ответственными делопроизводителями актов о выделении дел к уничтожению составляется сводный акт, в котором указываются дата передачи, количество включенных в акт дел. Сводный акт подписывается руководителем службы делопроизводства, утверждается заместителем Губернатора, руководителем аппарата Губернатора автономного округа.
(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 26.03.2013 N 179-П)
Погрузка, вывоз на утилизацию и утилизация осуществляется под контролем сотрудника службы делопроизводства, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел и других документов для хозяйственных нужд.
(пп. 8.3.5.3 введен постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18.05.2012 N 382-П)
8.3.5.4. При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами:
- уничтожение должно всегда быть санкционированным;
- документы, связанные с предстоящими или актуальными судебными разбирательствами и расследованиями, не уничтожаются в период установленных периодов хранения по истечении сроков указанных судебных разбирательств и расследований;
- уничтожение документов должно проводиться в порядке, обеспечивающем конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
- все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая конфиденциальные, страховые и резервные копии, следует уничтожить.
(пп. 8.3.5.4 введен постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18.05.2012 N 382-П)