9.1.1. В Правительстве автономного округа создаются и используются:
- электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
- электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭДД.
(п. 9.1.1 в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18.05.2012 N 382-П)
9.1.2. Для подписания электронных документов используются электронные подписи. Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном федеральным законодательством порядке.
(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 26.09.2011 N 679-П)
9.1.3. При подготовке, рассмотрении, согласовании и исполнении электронных документов в СЭДД могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется.
(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 26.09.2011 N 679-П)
Для внутренних документов таким способом являются служебные отметки, в том числе отображаемые в визуальных и специальных формах СЭДД, основанные на указании персонального идентификатора должностного лица, а также даты и времени произведенных им действий.
9.1.4. Прием и отправка электронных документов осуществляются самостоятельно должностными лицами или ответственными делопроизводителями.
(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 26.03.2013 N 179-П)
9.1.5. При получении электронных документов ответственный делопроизводитель осуществляет проверку подлинности документа, при наличии электронной подписи осуществляется проверка ее подлинности.
(в ред. постановлений Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18.05.2012 N 382-П, от 26.03.2013 N 179-П)
9.1.6. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение должностному лицу, их направлении исполнителям, отправке электронных документов адресатам и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.
9.1.7. Единицей учета электронного документа является электронный документ (РКК), зарегистрированный в СЭДД, его приложения (при наличии) и записи базы данных о его создании и движении.
Обязательным является заполнение полей РКК в соответствии с перечнем приложения N 35 к настоящей Инструкции.
(в ред. постановлений Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 26.09.2011 N 679-П, от 18.05.2012 N 382-П)
9.1.8. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
9.1.9. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18.05.2012 N 382-П)
9.1.10. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
9.1.11. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
9.1.12. Место хранения электронных документов до их передачи в архив Правительства автономного округа, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются Правительством автономного округа с учетом функционирующих программно-технических средств и нормативных и методических документов.
9.1.13. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
9.1.14. Примерный перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов в формате исходных файлов, приведен в приложении N 35(1) к настоящей Инструкции.
(п. 9.1.14 введен постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18.05.2012 N 382-П)