МИНИСТЕРСТВО ИМУЩЕСТВЕННЫХ ОТНОШЕНИЙ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 6 февраля 2015 года N 4-п
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве имущественных отношений Омской области
(с изменениями на 28 февраля 2023 года)
(в ред. Приказов Министерства имущественных отношений Омской области от 11.11.2019 N 69-п, от 18.05.2021 N 34-п, от 27.04.2022 N 29-п, от 23.11.2022 N 104-п, от 12.12.2022 N 113-п, от 28.02.2023 N 34-п)
В соответствии со статьей 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", пунктом 1 Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области, утвержденной Указом Губернатора Омской области от 2 августа 2013 года N 113 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области", а также в целях упорядочения работы с документами в Министерстве имущественных отношений Омской области приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве имущественных отношений Омской области (далее - Инструкция).
2. Возложить ответственность за соблюдение требований Инструкции на руководителей структурных подразделений Министерства имущественных отношений Омской области.
3. В приказе Министерства имущественных отношений Омской области от 3 июля 2013 года N 24-п "О внесении изменений в отдельные приказы Министерства имущественных отношений Омской области" пункт 19 исключить.
4. Признать утратившим силу приказ Министерства имущественных отношений Омской области от 21 декабря 2012 года N 72-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве имущественных отношений Омской области".
5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Министр имущественных
отношений Омской области
В.Ю.Соболев
Приложение
к приказу Министерства
имущественных отношений
Омской области
от 6 февраля 2015 г. N 4-п
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Министерстве имущественных отношений Омской области
(в ред. Приказов Министерства имущественных отношений Омской области от 11.11.2019 N 69-п, от 18.05.2021 N 34-п, от 27.04.2022 N 29-п, от 23.11.2022 N 104-п, от 12.12.2022 N 113-п, от 28.02.2023 N 34-п)
Раздел I. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве имущественных отношений Омской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к созданию официальных документов и организации работы с указанными документами в Министерстве имущественных отношений Омской области (далее - Министерство).
2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Росархива от 22 мая 2019 года N 71, Указом Губернатора Омской области от 2 августа 2013 года N 113 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области", Регламентом Правительства Омской области, утвержденным Указом Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года N 34, Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82 "О Правилах подготовки проектов правовых актов", Положением о Министерстве имущественных отношений Омской области, утвержденным Указом Губернатора Омской области от 10 февраля 2004 года N 26.
(в ред. Приказов Министерства имущественных отношений Омской области от 11.11.2019 N 69-п, от 12.12.2022 N 113-п)
3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота (далее - СЭДО) и других компьютерных технологий.
Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП), признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью соответствующего должностного лица, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
(в ред. Приказа Министерства имущественных отношений Омской области от 11.11.2019 N 69-п)
Состав электронных документов, обращающихся в СЭДО Министерства, определяется перечнем документов, создание, хранение и использование которых при организации деятельности Министерства осуществляется в форме электронных документов (Приложение N 13 к Инструкции).
4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с федеральным законодательством.
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
5. Ведение делопроизводства и координацию деятельности структурных подразделений Министерства по вопросам ведения делопроизводства и документооборота, на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляет отдел по работе со служебной документацией управления организационно-кадрового и информационного обеспечения департамента правового, организационно-кадрового и информационного обеспечения Министерства (далее - Управление).
(в ред. Приказов Министерства имущественных отношений Омской области от 11.11.2019 N 69-п, от 12.12.2022 N 113-п)
6. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, соблюдение Инструкции в структурных подразделениях Министерства возлагается на их руководителей.
Назначаемые распоряжением Министерства, по представлению руководителей структурных подразделений, работники Министерства, ответственные за делопроизводство (далее - ответственные за делопроизводство), обеспечивают учет и сохранность документов, информируют руководителя структурного подразделения о состоянии исполнения контрольных документов, осуществляют ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурами дел, передачу их на хранение в архив Министерства, а также ознакомление работников Министерства с правовыми актами в сфере делопроизводства.
7. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С документами следует знакомить работников, имеющих непосредственное отношение к их исполнению; в открытой переписке не должны содержаться данные, составляющие государственную тайну, а также сведения ограниченного распространения.
8. Передача документов или их копий лицам, не являющимся работниками Министерства, согласовывается с Министром имущественных отношений Омской области (далее - Министр) или его заместителями.
9. Работники Министерства несут персональную ответственность за невыполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов.
(в ред. Приказа Министерства имущественных отношений Омской области от 12.12.2022 N 113-п)
Права, обязанности и ответственность работников Министерства, участвующих в документационном обеспечении деятельности структурных подразделений Министерства, определяются должностными регламентами и должностными инструкциями.
Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник Министерства обязан передать по указанию непосредственного руководителя структурного подразделения все находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, оформив передачу документов в СЭДО Министерства.
При увольнении или переходе на другую работу работник Министерства должен сдать непосредственному руководителю структурного подразделения все числящиеся за ним документы. Дела, взятые из архива Министерства, сдаются специалисту отдела по работе со служебной документацией.
10. При увольнении или переходе на другую работу ответственного за делопроизводство все числящиеся за ним служебные документы, печати, штампы, бланки должны быть переданы по акту непосредственному руководителю структурного подразделения или ответственному за делопроизводство в данном структурном подразделении.
Акт составляется в двух экземплярах, подписывается сдающим и принимающим дела работником Министерства и утверждается руководителем структурного подразделения. Первый экземпляр акта хранится в делах структурного подразделения, второй передается в отдел по работе со служебной документацией.
В случае утраты документа работник Министерства обязан немедленно доложить об этом непосредственному руководителю структурного подразделения и сообщить в отдел по работе со служебной документацией.
11. Работники Министерства знакомятся с Инструкцией под роспись при приеме на работу. Работники, назначенные ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, дополнительно проходят в отделе по работе со служебной документацией инструктаж по ведению делопроизводства. Инструктаж проводит начальник отдела по работе со служебной документацией.
12. Положения Инструкции распространяются на работу с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
(п. 12 в ред. Приказа Министерства имущественных отношений Омской области от 11.11.2019 N 69-п)
13. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:
1) документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
2) делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание документов и организацию работы с ними в Министерстве;
3) документ - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом, оформленная в установленном порядке и включенная в документооборот Министерства;
4) документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
5) подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
6) копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
7) заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу;
8) регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе, фиксирующей факт его создания, отправления или получения;
9) номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Министерстве, с указанием сроков их хранения;
10) дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Министерства;
11) электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
12) сканирование документа - получение электронного образа документа;
13) система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
