МИНИСТЕРСТВО ИМУЩЕСТВЕННЫХ ОТНОШЕНИЙ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 21 декабря 2012 года N 72-п
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве имущественных отношений Омской области
(с изменениями на 3 июля 2013 года)
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании приказа Министерства
имущественных отношений Омской области от 6 февраля 2015 года N 4-п
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
приказом Министерства имущественных отношений Омской области от 3 июля 2013 года N 24-п (газета "Омский вестник", N 31, 05.07.2013)
____________________________________________________________________
В соответствии со статьей 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", пунктом 1 Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области, утвержденной Указом Губернатора Омской области от 16 марта 2010 года N 18 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области", а также в целях упорядочения работы с документами в Министерстве имущественных отношений Омской области
приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Министерстве имущественных отношений Омской области (далее - Инструкция) и ввести ее в действие с 9 января 2013 года.
2. Возложить ответственность за соблюдение требований Инструкции на руководителей структурных подразделений Министерства имущественных отношений Омской области
3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Министр имущественных
отношений Омской области
В.А. Меренков
Приложение
к приказу Министерства
имущественных отношений
Омской области
от 21 декабря 2012 года N 72-п
Инструкция
по делопроизводству в Министерстве имущественных отношений Омской области
Раздел I. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве имущественных отношений Омской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к созданию официальных документов и организации работы с указанными документами в Министерстве имущественных отношений Омской области (далее - Министерство).
2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Государственного Комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 года N 65-ст, Указом Губернатора Омской области от 16 марта 2010 года N 18 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области", Регламентом Правительства Омской области, утвержденным Указом Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года N 34, Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82 "О Правилах подготовки проектов правовых актов", Положением о Министерстве имущественных отношений Омской области, утвержденным Указом Губернатора Омской области от 10 февраля 2004 года N 26.
3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота (далее - СЭДО) и других компьютерных технологий.
4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с федеральным законодательством.
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
5. Ведение делопроизводства и координацию деятельности структурных подразделений Министерства по вопросам ведения делопроизводства и документооборота, на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляет отдел по работе со служебной документацией управления делами, государственной службы и кадров Министерства (далее - Управление).
6. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, соблюдение Инструкции в структурных подразделениях Министерства возлагается на их руководителей.
Назначаемые распоряжением Министерства, по представлению руководителей структурных подразделений, работники Министерства, ответственные за делопроизводство (далее - ответственные за делопроизводство), обеспечивают учет и сохранность документов, информируют руководителя структурного подразделения о состоянии исполнения контрольных документов, осуществляют ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурами дел, передачу их на хранение в архив Министерства, а также ознакомление работников Министерства с правовыми актами в сфере делопроизводства.
7. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С документами следует знакомить работников, имеющих непосредственное отношение к их исполнению; в открытой переписке не должны содержаться данные, составляющие государственную тайну, а также сведения ограниченного распространения.
8. Передача документов или их копий лицам, не являющимся работникам Министерства согласовывается с Министром имущественных отношений Омской области (далее - Министр) или его заместителями.
9. Работники Министерства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов.
Права, обязанности и ответственность работников Министерства, участвующих в документационном обеспечении деятельности структурных подразделений Министерства, определяются должностными регламентами и должностными инструкциями.
Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник Министерства обязан передать по указанию непосредственного руководителя структурного подразделения все находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, оформив передачу документов в СЭДО.
При увольнении или переходе на другую работу работник Министерства должен сдать непосредственному руководителю структурного подразделения все числящиеся за ним документы. Дела, взятые из архива Министерства, сдаются специалисту отдела по работе со служебной документацией.
10. При увольнении или переходе на другую работу ответственного за делопроизводство, все числящиеся за ним служебные документы, печати, штампы, бланки, должны быть переданы по акту непосредственному руководителю структурного подразделения или ответственному за делопроизводство в данном структурном подразделении.
Акт составляется в двух экземплярах, подписывается сдающим и принимающим дела работником Министерства и утверждается руководителем структурного подразделения. Первый экземпляр акта хранится в делах структурного подразделения, второй передается в отдел по работе со служебной документацией.
В случае утраты документа работник Министерства обязан немедленно доложить об этом непосредственному руководителю структурного подразделения и сообщить в отдел по работе со служебной документацией.
11. Работники Министерства знакомятся с Инструкцией под роспись при приеме на работу. Работники, назначенные ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, дополнительно проходят в отделе по работе со служебной документацией инструктаж по ведению делопроизводства. Инструктаж проводит начальник отдела по работе со служебной документацией.
12. Положения инструкции распространяются на работу с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией в части подготовки документов к передаче на архивное хранение.
13. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:
1) документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
2) делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание документов и организацию работы с ними в Министерстве;
3) документ - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом, оформленная в установленном порядке и включенная в документооборот Министерства;
4) документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
5) подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
6) копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
7) заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу;
8) регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе, фиксирующей факт его создания, отправления или получения;
9) номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Министерстве, с указанием сроков их хранения;
10) дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Министерства;
11) электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
12) сканирование документа - получение электронного образа документа;
13) система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним (далее - СЭДО);
14) электронный документооборот - документооборот с применением СЭДО;
15) входящий документ - документ, поступивший в Министерство;
16) исходящий документ - документ, созданный в Министерстве и направляемый адресату,
17) внутренний документ - документ, который создается и обращается внутри Министерства.
Раздел II. Подготовка и оформление документов
Подраздел 1. Документация Министерства
14. Для документирования решений и действий в Министерстве применяются административная и статистическая системы и используются следующие виды документов:
- организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, протоколы и т.д.);
- информационно-справочные (письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки, справки, акты и др.);
- по личному составу (распоряжения, личные дела, заявления, характеристики, контракты, договоры и др.).
Подраздел 2. Бланки Министерства
15. Бланки документов Министерства разрабатываются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах белой бумаги формата А4 (210 х 297 мм). Допускается оформление документов на стандартных листах бумаги формата А5 (148 х 210 мм).
16. В Министерстве используются следующие виды бланков документов установленной формы:
1) бланк приказа (приложение N 1 к Инструкции);
2) бланк распоряжения (приложение N 2 к Инструкции);
3) бланк письма Министерства (приложение N 3 к Инструкции).
17. Введение в обращение новых бланков документов Министерства осуществляется на основании приказа Министра.
18. Бланки Министерства изготавливаются средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники. На оборотной стороне бланков проставляются порядковые номера.
19. Бланки приказов и распоряжений Министерства хранятся в отделе по работе со служебной документацией и выдаются под роспись ответственным за делопроизводство структурных подразделений Министерства. Ответственные за делопроизводство, получившие бланки приказов и распоряжений, в установленном порядке обеспечивают их сохранность.
20. Для подготовки писем в Министерстве используется электронный шаблон бланка письма Министерства.
21. Сверка бланков, указанных в п. 16 настоящей Инструкции проводится ежемесячно отделом по работе со служебной документацией. Испорченные бланки сдаются работниками Министерства в отдел по работе со служебной документацией, где они погашаются и уничтожаются по акту, утверждаемому Министром, путем измельчения с помощью технических средств.
22. Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, а также внутренние документы (докладные записки, справки, отчеты и др.) оформляются без бланка.
Подраздел 3. Оформление реквизитов документов
23. Реквизит "Герб Омской области" помещается на бланках Министерства в соответствии с Законом Омской области "О гербе и флаге Омской области".
24. Реквизит "Наименование органа исполнительной власти" должен соответствовать наименованию Министерства, закрепленному в Положении о Министерстве, утвержденному Указом Губернатора Омской области от 10 февраля 2004 года N 26 "Об утверждении Положения о Министерстве имущественных отношений Омской области".
Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру - при продольном расположении реквизитов.
25. Реквизит "Вид документа" располагается ниже реквизита "Наименование органа исполнительной власти" и печатается прописными буквами: РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРИКАЗ, АКТ и т.д. Реквизит выделяется полужирным шрифтом. Наименование вида документа не указывается в письмах.
26. В реквизите "Место составления (издания) документа" для документов Министерства местом составления (издания) документа указывается город Омск.
27. Реквизит "Справочные данные об органе исполнительной власти" содержит следующие сведения: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номера факсов, адрес электронной почты и др.). Указанный реквизит обязателен для бланка письма Министерства и располагается ниже реквизита "Наименование органа исполнительной власти".
