1. Настоящая Инструкция определяет основные правила делопроизводства в Министерстве труда и социального развития Омской области (далее - Министерство) и устанавливает требования к организации работы с документами в Министерстве, в том числе в части порядка приема, регистрации, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), хранения и использования документов.
2. Настоящая Инструкция разработана на основании части 2 статьи 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года N 71, правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31 июля 2023 года N 77, Указа Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года N 34 "О Регламенте Правительства Омской области", Указа Губернатора Омской области от 2 августа 2013 года N 113 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области".
(в ред. Приказов Министерства труда и социального развития Омской области от 30.12.2015 N 180-п, от 10.06.2020 N 86-п, от 15.12.2023 N 174-п)
3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, хранение и использование, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота (далее - СЭДО) и других компьютерных технологий.
Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП), признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью соответствующего должностного лица, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Состав электронных документов, обращающихся в СЭДО, определяется перечнем документов, создание, использование и хранение которых при организации деятельности Министерства осуществляется в форме электронных документов по форме согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции.
4. Настоящая Инструкция не применяется к правилам делопроизводства в отношении документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
5. Отдел документооборота департамента кадрового и документационного обеспечения Министерства (далее - отдел документооборота):
(в ред. Приказа Министерства труда и социального развития Омской области от 01.08.2016 N 113-п)
1) обеспечивает организацию, ведение и совершенствование системы документооборота Министерства на основе применения современных технических средств в работе с документами;
2) осуществляет контроль за соблюдением структурными подразделениями Министерства единой системы делопроизводства;
3) осуществляет методическое руководство деятельностью структурных подразделений Министерства по работе с документами.
6. В соответствии с распоряжением Министерства, подготавливаемым отделом документооборота, определяются работники Министерства, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства.
(в ред. Приказа Министерства труда и социального развития Омской области от 10.06.2020 N 86-п)