ГЛАВНОЕ ГОСУДАРСТВЕННО-ПРАВОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 17 февраля 2014 года N 4п/1


Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Главном государственно-правовом управлении Омской области

(с изменениями на 29 декабря 2023 года)

(в ред. Приказов Главного государственно-правового управления Омской области от 11.09.2015 N 20п/1, от 24.02.2016 N 6п/1, от 30.06.2016 N 24п/1, от 31.05.2017 N 6п/1, от 21.12.2018 N 26п/1, от 24.07.2019 N 18п/1, от 07.11.2019 N 30п/1, от 15.04.2021 N 6п/1, от 08.06.2021 N 9п/1, от 04.12.2023 N 17п/1, от 29.12.2023 N 21п/3)

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Главном государственно-правовом управлении Омской области.

2. Признать утратившими силу:

1) приказ Министерства государственно-правового развития Омской области от 6 июня 2012 года N 13п/1 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве государственно-правового развития Омской области";

2) приказ Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 года N 5п/1 "О внесении изменений в приказ Министерства государственно-правового развития Омской области от 6 июня 2012 года N 13п/1";

3) приказ Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 июня 2013 года N 14п/2 "О внесении изменений в приказ Министерства государственно-правового развития Омской области от 6 июня 2012 года N 13п/1".

Начальник Главного государственно-
правового управления Омской области
В.В.Огородников

Приложение
к приказу Главного государственно-
правового управления Омской области
от 17 февраля 2014 г. N 4п/1

ИНСТРУКЦИЯ
 по делопроизводству в Главном государственно-правовом управлении Омской области

(в ред. Приказов Главного государственно-правового управления Омской области от 11.09.2015 N 20п/1, от 24.02.2016 N 6п/1, от 30.06.2016 N 24п/1, от 31.05.2017 N 6п/1, от 21.12.2018 N 26п/1, от 24.07.2019 N 18п/1, от 07.11.2019 N 30п/1, от 15.04.2021 N 6п/1, от 08.06.2021 N 9п/1, от 04.12.2023 N 17п/1, от 29.12.2023 N 21п/3)

1. Общие положения

1. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Главного государственно-правового управления Омской области (далее - Главное управление) документов.

2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Указом Губернатора Омской области от 2 августа 2013 года N 113 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области", Регламентом Правительства Омской области, утвержденным Указом Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года N 34 (далее - Регламент Правительства Омской области).

(в ред. Приказов Главного государственно-правового управления Омской области от 21.12.2018 N 26п/1, от 15.04.2021 N 6п/1, от 04.12.2023 N 17п/1)

3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая создание, обработку, хранение и использование документов, которые осуществляются с применением информационных технологий.

(в ред. Приказа Главного государственно-правового управления Омской области от 21.12.2018 N 26п/1)

4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с федеральным и областным законодательством.

Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе требований настоящей Инструкции, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Главного управления осуществляются работниками общего отдела управления организации деятельности Главного управления (далее - общий отдел Главного управления).

6. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Главного управления, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений Главного управления.

7. Организация работы с документами в делопроизводстве Главного управления представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Главного управления в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации и методическими документами Федерального архивного агентства.

8. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:

1) поступающие документы:

- документы, поступающие в Главное управление от юридических или физических лиц;

- документы, поступающие в управление записи актов гражданского состояния Главного управления (далее - управление ЗАГС), в том числе в муниципальные районы Омской области (далее - управление ЗАГС в муниципальном районе Омской области), в Кировский отдел управления ЗАГС, Ленинский отдел управления ЗАГС, Октябрьский отдел управления ЗАГС, Омский отдел управления ЗАГС, Советский отдел управления ЗАГС, Центральный отдел управления ЗАГС, отдел объединенного архива города Омска управления ЗАГС (далее - отделы управления ЗАГС);

(в ред. Приказа Главного государственно-правового управления Омской области от 15.04.2021 N 6п/1)

2) отправляемые документы:

- документы, отправляемые Главным управлением юридическим или физическим лицам;

- документы, отправляемые управлением ЗАГС, отделами управления ЗАГС, управлением ЗАГС в муниципальном районе Омской области в организации или физическим лицам;

(в ред. Приказа Главного государственно-правового управления Омской области от 15.04.2021 N 6п/1)

3) внутренние документы - документы, создаваемые в структурных подразделениях Главного управления и, в случае необходимости, отправляемые работниками Главного управления в процессе работы (служебные записки, инструкции, регламенты, протоколы заседаний коллегии Главного управления, протоколы заседаний комиссий, рабочих групп Главного управления и т.п.);

4) электронные документы - документы, создаваемые без предварительного документирования на бумажном носителе, информация в которых представлена в электронно-цифровой форме с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту информацию и ее автора.

9. Поступающие, отправляемые и внутренние документы регистрируются отдельно.

2. Организация документооборота и исполнения поручений

2.1. Организация документооборота

10. Движение документов в Главном управлении с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.

(в ред. Приказа Главного государственно-правового управления Омской области от 21.12.2018 N 26п/1)

11. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Главном управлении, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях Главного управления, должностными регламентами и инструкциями работников Главного управления.

12. В документообороте Главного управления используется система электронного документооборота (далее - СЭДО Главного управления), входящая в состав государственной информационной системы Омской области "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области" (далее - ЕСЭДО). СЭДО Главного управления является автоматизированной информационной системой, обеспечивающей создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов.

(в ред. Приказа Главного государственно-правового управления Омской области от 21.12.2018 N 26п/1)

Документы, создаваемые в Главном управлении и поступающие в Главное управление на бумажном носителе (кроме документов, указанных в абзацах третьем - пятом пункта 51 настоящей Инструкции), включаются в СЭДО Главного управления после создания электронных копий документов.

(в ред. Приказа Главного государственно-правового управления Омской области от 21.12.2018 N 26п/1)

Работник общего отдела Главного управления обеспечивает соответствие электронных образов отправляемых документов Главного управления бумажным носителям.

13. Администрирование СЭДО Главного управления осуществляется работниками управления информационных технологий Главного управления.

14. На подпись начальнику Главного управления передаются документы по вопросам государственно-служебных (трудовых) отношений Главного управления с работниками Главного управления, лицами, с которыми прекращены государственно-служебные (трудовые) отношения, а также по иным вопросам в кадровой сфере (далее - кадровые вопросы), проекты правовых актов Главного управления, за исключением проектов распоряжений Главного управления, указанных в абзаце третьем пункта 133 настоящей Инструкции, служебные записки, заявления и иные документы в отношении работников Главного управления, начиная с должности государственной гражданской службы Омской области "советник" и выше, а также лиц, не являющихся работниками Главного управления, в случаях, предусмотренных законодательством.

Иные документы по кадровым вопросам, за исключением проектов распоряжений Главного управления, указанных в абзаце четвертом пункта 133 настоящей Инструкции, передаются на подпись заместителю начальника Главного управления - начальнику управления организации деятельности Главного управления.

(в ред. Приказа Главного государственно-правового управления Омской области от 30.06.2016 N 24п/1)

(п. 14 в ред. Приказа Главного государственно-правового управления Омской области от 11.09.2015 N 20п/1)

2.2. Исполнение поручений в Главном управлении

15. В Главном управлении осуществляется исполнение поручений:

- Губернатора Омской области;

- Правительства Омской области;

- первого заместителя Председателя Правительства Омской области;