МИНИСТЕРСТВО ГОСУДАРСТВЕННО-ПРАВОВОГО РАЗВИТИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 6 июня 2012 года N 13п/1
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве государственно-правового развития Омской области
(с изменениями на 25 июня 2013 г.)
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании
приказа ГГПУ Омской области от 17 февраля 2014 года N 4п/1
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 года N 5п/1;
приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 июня 2013 года N 14п/2
____________________________________________________________________
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве государственно-правового развития Омской области.
2. Признать утратившим силу приказ Министерства государственно-правового развития Омской области от 23 декабря 2008 года N 27п/1 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве государственно-правового развития Омской области".
Министр государственно-правового
развития Омской области
А.В. Бутаков
Приложение
к приказу Министерства
государственно-правового
развития Омской области
от 06.06.2012 г. N 13п/1
Инструкция
по делопроизводству в Министерстве государственно-правового развития Омской области
1. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве государственно-правового развития Омской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства государственно-правового развития Омской области (далее - Министерство) документов.
2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 года N 65-ст (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), Указом Губернатора Омской области от 16 марта 2010 года N 18 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области", Регламентом Правительства Омской области, утвержденным Указом Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года N 34 (далее - Регламент Правительства Омской области), приказом Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области от 22 марта 2010 года N 21 "О Регламенте взаимодействия участников электронного документооборота в государственной информационной системе Омской области "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области".
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 года N 5п/1, - см. предыдущую редакцию)
3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, которые осуществляются с применением информационных технологий.
4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с федеральным и областным законодательством.
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе требований настоящей Инструкции, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства (далее - структурные подразделения Министерства) осуществляются работниками общего отдела департамента организации деятельности Министерства (далее - общий отдел Министерства).
6. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства.
7. Организация работы с документами в делопроизводстве Министерства представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Министерства в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации и методическими документами Федерального архивного агентства.
8. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:
поступающие документы:
- документы, поступающие в Министерство от организаций и физических лиц;
- документы, поступающие непосредственно в департамент записи актов гражданского состояния Министерства (далее - департамент ЗАГС Министерства), в отделы департамента ЗАГС Министерства или советникам департамента ЗАГС Министерства по соответствующему муниципальному району Омской области (далее - структурные подразделения департамента ЗАГС Министерства);
- документы, поступающие непосредственно в архивное управление Министерства;
отправляемые документы:
- документы, отправляемые Министерством в организации или физическим лицам;
- документы, отправляемые департаментом ЗАГС Министерства, отделами департамента ЗАГС Министерства, структурными подразделениями департамента ЗАГС Министерства в организации или физическим лицам;
- документы, отправляемые архивным управлением Министерства в организации, физическим лицам;
внутренние документы - документы, создаваемые в структурных подразделениях Министерства и реализуемые работниками Министерства в процессе работы (служебные записки, протоколы заседания коллегии Министерства, протоколы заседаний комиссий, рабочих групп Министерства и т.п.);
электронные документы - документы, информация в которых представлена в электронно-цифровой форме с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту информацию и ее автора.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 года N 5п/1, - см. предыдущую редакцию)
9. Поступающие, отправляемые и внутренние документы регистрируются отдельно.
2. Организация документооборота и исполнения поручений
2.1. Организация документооборота
10. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
11. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях Министерства, должностными регламентами и инструкциями работников Министерства.
12. В документообороте Министерства используется система электронного документооборота (далее - СЭДО) Министерства, входящая в состав государственной информационной системы Омской области "Единая система электронного документооборота Омской области" (далее - ЕСЭДО) и предназначенная для создания, согласования, регистрации и осуществления контроля исполнения документов, поступающих в Министерство на согласование, а также для ведения учета оборота поступающих, отправляемых и внутренних документов Министерства.
Документы, создаваемые в Министерстве и поступающие в Министерство на бумажном носителе (кроме документов, указанных в пункте 51 настоящей Инструкции), включаются в СЭДО после сканирования и создания электронных образов документов. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
Работник общего отдела Министерства обеспечивает соответствие электронных образов отправляемых документов Министерства бумажным носителям.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 года N 5п/1, - см. предыдущую редакцию)
13. Администрирование СЭДО в Министерстве осуществляется работниками управления информационных технологий департамента организации деятельности Министерства.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 года N 5п/1, - см. предыдущую редакцию)
14. На подпись Министру государственно-правового развития Омской области (далее - Министр) передаются документы по вопросам государственно-служебных (трудовых) отношений Министерства с работниками Министерства (далее - кадровые вопросы), проекты правовых актов Министерства, служебные записки, заявления и иные документы работников Министерства начиная с должности государственной гражданской службы Омской области "советник" и выше. Иные документы по кадровым вопросам передаются на подпись первому заместителю Министра или заместителю Министра в соответствии с распределением обязанностей между первым заместителем Министра и заместителями Министра.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 года N 5п/1, - см. предыдущую редакцию)
2.2. Исполнение поручений в Министерстве
15. В Министерстве осуществляется исполнение поручений:
- Губернатора Омской области;
- Правительства Омской области;
- первых заместителей Председателя Правительства Омской области;
- заместителей Председателя Правительства Омской области;
- руководителя Аппарата Губернатора Омской области;
- содержащихся в правовых актах Губернатора Омской области и Правительства Омской области;
- содержащихся в правовых актах Министерства;
- содержащихся в поручениях:
Министра, в том числе данных на аппаратных совещаниях;
первого заместителя Министра, заместителя Министра, руководителя департамента Министерства, начальника управления (отдела) Министерства;
лица, ответственного за исполнение поручения.
3. Подготовка и оформление документов
3.1. Бланки документов
16. В Министерстве документы оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм). Допускается оформление документов на бланках, изготавливаемых на стандартных листах бумаги формата А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля: левое - от 2,5 до 3,5 см, правое - от 1,25 до 2,25 см, верхнее и нижнее - от 2 до 2,5 см. Межстрочный интервал должен быть одинарным. Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см.
Бланки писем Министерства могут изготавливаться средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники.
Электронные шаблоны бланков документов Министерства утверждаются Министром.
Внутренние документы (служебные записки, справки, отчеты и др.) оформляются без бланков.
17. В Министерстве применяются следующие бланки:
- приказа Министерства (приложение N 1);
- распоряжения Министерства (приложение N 2);
- письма Министерства (приложение N 3);
- письма департамента ЗАГС Министерства (приложение N 4);
- письма отдела департамента ЗАГС Министерства (приложение N 5);
- письма структурных подразделений департамента ЗАГС Министерства (приложение N 6);
- письма архивного управления Министерства (приложение N 7);
- поручений должностных лиц Министерства (приложение N 8).
18. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Министерства, являются:
1) Герб Омской области;
2) наименование органа исполнительной власти;
3) должность лица, подписавшего документ;
4) подпись должностного лица;
