ГУБЕРНАТОР ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 25 марта 2020 года N 125-р
Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству
в министерствах Хабаровского края, иных
органах исполнительной власти Хабаровского края
В целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами в министерствах края, иных органах исполнительной власти края:
1. Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края (далее - Примерная инструкция).
2. Руководителям министерств края, иных органов исполнительной власти края привести индивидуальные инструкции по делопроизводству в соответствие с Примерной инструкцией, предварительно согласовав проекты соответствующих правовых актов с комитетом по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства края.
Срок - в течение 2020 года.
3. Признать утратившими силу:
распоряжение Губернатора Хабаровского края от 13 мая 2013 г. N 200-р "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края";
распоряжение Губернатора Хабаровского края от 26 августа 2013 г. N 425-р "О внесении изменений в распоряжение Губернатора Хабаровского края от 13 мая 2013 г. N 200-р "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края";
Губернатор
С.И. Фургал
УТВЕРЖДЕНА
распоряжением
Губернатора Хабаровского края
от 25 марта 2020 года N 125-р
ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
в министерствах Хабаровского края,
иных органах исполнительной власти
Хабаровского края
1. Общие положения
1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края (далее - Инструкция по делопроизводству) разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки документов к передаче в архивы министерств Хабаровского края, иных органов исполнительной власти Хабаровского края (далее также - архивы органов исполнительной власти, органы исполнительной власти и край соответственно) и на государственное хранение.
1.2. Инструкция по делопроизводству устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве органов исполнительной власти.
1.3. Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (далее - Правила), Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71, национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08 декабря 2016 г. N 2004-ст, национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст (далее - национальные стандарты), Регламентом Правительства Хабаровского края, утвержденным постановлением Правительства Хабаровского края от 20 июля 2006 г. N 117-пр (далее - Регламент Правительства края), законами Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями Губернатора Хабаровского края, Правительства Хабаровского края.
1.4. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, в том числе осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий, государственной информационной системы "Система электронного документооборота Правительства Хабаровского края" (далее также - СЭД).
1.5. Действие Инструкции по делопроизводству не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Особенности организации работы с документами, содержащими иные виды информации ограниченного доступа (служебную тайну, персональные данные), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем органа исполнительной власти или иным уполномоченным им должностным лицом.
1.6. Рассмотрение обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций осуществляется в органе исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
1.7. Организация работы с заявлениями юридических и физических лиц о предоставлении государственных услуг осуществляется в органе исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
1.8. Организация работы с запросами юридических и физических лиц в орган исполнительной власти о предоставлении информации о деятельности этого органа осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 09 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".
1.9. Организация работы с запросами средств массовой информации о деятельности органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации от 27 декабря 1991 г. N 2124-1 "О средствах массовой информации".
1.10. Органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основе инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти, утвержденных соответствующим органом исполнительной власти (далее - Индивидуальная инструкция), Регламента Правительства края, других нормативно-методических документов, принятых в сферах информации, архивного дела, стандартизации.
Индивидуальные инструкции утверждаются руководителями органов исполнительной власти.
1.11. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Индивидуальной инструкции возлагается на руководителя органа исполнительной власти либо на лицо, исполняющее его обязанности.
1.12. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в органах исполнительной власти возлагается на структурное подразделение, исполняющее функции по ведению делопроизводства (далее - служба делопроизводства). При его отсутствии указанные обязанности по ведению делопроизводства в органе исполнительной власти возлагаются на сотрудника органа исполнительной власти.
Ведение делопроизводства в иных структурных подразделениях органа исполнительной власти возлагается на сотрудников данных структурных подразделений органа исполнительной власти (далее - делопроизводитель).
1.13. Служба делопроизводства действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем органа исполнительной власти и определяющего наименование службы делопроизводства, ее структуру, задачи и функции.
Должностные обязанности специалистов службы делопроизводства, делопроизводителей в органе исполнительной власти устанавливаются должностными регламентами, должностными инструкциями.
1.14. На период отпуска, командировки, болезни, в случае увольнения и перемещения (перевода) специалисты структурных подразделений органа исполнительной власти обязаны передать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю структурного подразделения или иному сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива органа исполнительной власти, возвратить в архив.
При смене делопроизводителя составляется акт приема-передачи документов и дел.
1.15. Специалисты органа исполнительной власти должны быть ознакомлены с Индивидуальной инструкцией и иными нормативными актами, устанавливающими порядок работы с документами в органе исполнительной власти.
1.16. При утрате документов сотрудник информирует руководителя структурного подразделения и/или службу делопроизводства, после чего организуется розыск документов. Если розыск документов не дает результата, составляется акт в порядке, установленном пунктом 7.40 раздела 7 настоящей Инструкции по делопроизводству.
1.17. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности органа исполнительной власти, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.
1.18. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в процессе делопроизводства в органе исполнительной власти осуществляется уполномоченным органом в пределах компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством края.
1.19. Для целей Инструкции по делопроизводству используются следующие термины и определения:
архив органа исполнительной власти - структурное подразделение органа исполнительной власти, в функции которого входит осуществление комплектования, учета, хранения и использования архивных документов;
архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства;
документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
включение документа в систему электронного документооборота - осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота;
временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение;
временное хранение документов - хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;
государственный архив - государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которое осуществляет комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;
дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документационное обеспечение (управления), ДОУ - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;
документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;
документированная информация - структурированная информация, зафиксированная на носителе;
документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;
источник комплектования (государственного архива) - организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в государственный архив;
конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов) - процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой;
копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
метаданные - данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе;
миграция (электронных документов) - перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;
опись дел структурного подразделения - учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение;
опись дел, документов - справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета;
официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
проверка наличия и состояния архивных документов - установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива органа исполнительной власти, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;
реквизит документа - элемент оформления документа;
упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с Правилами;
служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;
электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;
электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).
Иные понятия, используемые в Инструкции по делопроизводству, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации, национальными стандартами.
2. Документирование управленческой деятельности
2.1. Состав документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти, определяется его полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными органами исполнительной власти, органами местного самоуправления, государственными и негосударственными организациями, гражданами.
2.2. В органе исполнительной власти создаются документы на бумажном носителе и электронные документы с применением СЭД.
2.3. В органе исполнительной власти создаются электронные документы, созданные без предварительного документирования на бумажном носителе, и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.
2.4. Документы органа исполнительной власти могут создаваться и храниться исключительно в форме электронных документов вне зависимости от сроков их хранения, если хранение их в форме электронных документов предусмотрено законодательными актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
2.5. Состав электронных документов, создаваемых в органе исполнительной власти, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности органа исполнительной власти и при взаимодействии с органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями, физическими лицами.
2.6. Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов во внутренней деятельности органов исполнительной власти, разрабатывается в соответствии с Примерным перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, утвержденным распоряжением Губернатора Хабаровского края от 17 сентября 2012 г. N 465-р "О работе с электронными документами в аппарате Губернатора и Правительства края, министерствах края, иных органах исполнительной власти края" (далее - Перечень электронных документов), подлежит согласованию с уполномоченным органом, утверждается руководителем органа исполнительной власти.
2.7. Перечень видов документов, используемых в электронном виде при организации информационного взаимодействия органов исполнительной власти, органов местного самоуправления муниципальных образований края, устанавливается в соответствии с распоряжением Правительства Хабаровского края от 03 августа 2015 г. N 497-рп "Об утверждении Перечня документов, передаваемых при взаимодействии органов исполнительной власти Хабаровского края, аппарата Губернатора и Правительства Хабаровского края, органов местного самоуправления муниципальных образований Хабаровского края в системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края".
