ГУБЕРНАТОР ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 15 ноября 2013 года N 610-р


Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора и Правительства Хабаровского края

(с изменениями на 29 декабря 2023 года)

(в ред. распоряжений Губернатора Хабаровского края от 28.04.2015 N 171-р, от 20.07.2015 N 339-р, от 26.04.2016 N 199-р, от 05.07.2016 N 325-р, от 15.08.2016 N 410-р, от 05.09.2016 N 433-р, от 03.11.2016 N 555-р, от 13.03.2017 N 110-р, от 03.05.2018 N 192-р, от 30.12.2020 N 742-р, от 21.06.2021 N 332-р, от 10.06.2022 N 294-р, от 29.12.2023 N 732-р)

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее - Инструкция).

(в ред. распоряжения Губернатора Хабаровского края от 10.06.2022 N 294-р)

2. Руководителям структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства края, исполнительных органов края, находящихся на документационном обеспечении администрации, довести Инструкцию до всех сотрудников и обеспечить ее исполнение.

(п. 2 в ред. распоряжения Губернатора Хабаровского края от 29.12.2023 N 732-р)

3. Признать утратившим силу распоряжение Губернатора Хабаровского края от 4 мая 2012 г. N 212-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края".

(в ред. распоряжения Губернатора Хабаровского края от 29.12.2023 N 732-р)

4. Утратил силу с 30.12.2020. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30.12.2020 N 742-р.

Губернатор
В.И.Шпорт

УТВЕРЖДЕНА
Распоряжением
Губернатора Хабаровского края
от 15 ноября 2013 г. N 610-р

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

(в ред. распоряжений Губернатора Хабаровского края от 28.04.2015 N 171-р, от 20.07.2015 N 339-р, от 26.04.2016 N 199-р, от 05.07.2016 N 325-р, от 15.08.2016 N 410-р, от 05.09.2016 N 433-р, от 03.11.2016 N 555-р, от 13.03.2017 N 110-р, от 03.05.2018 N 192-р, от 30.12.2020 N 742-р, от 21.06.2021 N 332-р, от 10.06.2022 N 294-р, от 29.12.2023 N 732-р)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее также - край), исполнительных органах края, находящихся на документационном обеспечении администрации Губернатора и Правительства края.

(в ред. распоряжений Губернатора Хабаровского края от 03.05.2018 N 192-р, от 30.12.2020 N 742-р, от 10.06.2022 N 294-р, от 29.12.2023 N 732-р)

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными Приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71, национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст (далее - национальный стандарт), законами Хабаровского края, Регламентом Правительства Хабаровского края, утвержденным постановлением Правительства Хабаровского края от 20 июля 2006 г. N 117-пр (далее - Регламент Правительства края), постановлениями и распоряжениями Губернатора Хабаровского края, Правительства Хабаровского края.

(п. 1.2 в ред. распоряжения Губернатора Хабаровского края от 29.12.2023 N 732-р)

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, в том числе осуществляемые с помощью системы электронного документооборота Правительства Хабаровского края (далее также - система электронного документооборота).

(п. 1.3 в ред. распоряжения Губернатора Хабаровского края от 30.12.2020 N 742-р)

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения в администрации Губернатора и Правительства края, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется управлением по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее также - управление по организации работы с документами).

(в ред. распоряжений Губернатора Хабаровского края от 30.12.2020 N 742-р, от 10.06.2022 N 294-р)

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами, обеспечение сохранности документов текущего делопроизводства, завершенных в делопроизводстве дел (до их передачи в установленном порядке в архив администрации Губернатора и Правительства края) (далее также - завершенные в делопроизводстве дела) в структурных подразделениях администрации Губернатора и Правительства края (далее также - структурное подразделение администрации и администрация соответственно), исполнительных органах края, находящихся на документационном обеспечении администрации, возлагается на их руководителей.

(в ред. распоряжений Губернатора Хабаровского края от 10.06.2022 N 294-р, от 29.12.2023 N 732-р)

Руководитель структурного подразделения администрации, исполнительного органа края, находящегося на документационном обеспечении администрации, назначает ответственного за ведение делопроизводства с включением в его должностной регламент (должностную инструкцию) следующих основных функций:

(в ред. распоряжений Губернатора Хабаровского края от 10.06.2022 N 294-р, от 29.12.2023 N 732-р)

прием документов, полученных структурным подразделением администрации, исполнительным органом края, находящимся на документационном обеспечении администрации;

(в ред. распоряжений Губернатора Хабаровского края от 10.06.2022 N 294-р, от 29.12.2023 N 732-р)

передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения администрации, исполнительного органа края, находящегося на документационном обеспечении администрации, и после получения соответствующих указаний исполнителю;

(в ред. распоряжений Губернатора Хабаровского края от 10.06.2022 N 294-р, от 29.12.2023 N 732-р)

абзац утратил силу с 10.06.2022. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 10.06.2022 N 294-р;

контроль за прохождением документов в структурном подразделении администрации, исполнительном органе края, находящемся на документационном обеспечении администрации;

(в ред. распоряжений Губернатора Хабаровского края от 10.06.2022 N 294-р, от 29.12.2023 N 732-р)

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников структурного подразделения администрации, исполнительного органа края, находящегося на документационном обеспечении администрации;

(в ред. распоряжений Губернатора Хабаровского края от 10.06.2022 N 294-р, от 29.12.2023 N 732-р)

контроль за своевременным формированием в дела исполненных документов;

разработка номенклатуры дел структурного подразделения администрации, исполнительного органа края, находящегося на документационном обеспечении администрации;

(в ред. распоряжений Губернатора Хабаровского края от 10.06.2022 N 294-р, от 29.12.2023 N 732-р)

формирование, оформление, учет, обеспечение сохранности и использования дел, находящихся в делопроизводстве и завершенных в делопроизводстве, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

ежемесячное представление информации для обновления электронной версии телефонного справочника Правительства края;

проведение инструктажа вновь принятых в структурное подразделение администрации, исполнительный орган края, находящийся на документационном обеспечении администрации, сотрудников по вопросам организации работы с документами.

(в ред. распоряжений Губернатора Хабаровского края от 10.06.2022 N 294-р, от 29.12.2023 N 732-р)

Список сотрудников структурных подразделений администрации, исполнительных органов края, находящихся на документационном обеспечении администрации, ответственных за ведение делопроизводства, ежегодно не позднее 31 декабря утверждается приказом администрации Губернатора и Правительства края на следующий календарный делопроизводственный год.

(в ред. распоряжений Губернатора Хабаровского края от 10.06.2022 N 294-р, от 29.12.2023 N 732-р)

При смене ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении администрации, исполнительном органе края, находящемся на документационном обеспечении администрации, составляется акт приема-передачи документов и дел, соответствующая информация доводится руководителем структурного подразделения администрации, исполнительного органа края, находящегося на документационном обеспечении администрации, до управления по организации работы с документами.

(в ред. распоряжений Губернатора Хабаровского края от 10.06.2022 N 294-р, от 29.12.2023 N 732-р)

На период отпуска, командировки, временной нетрудоспособности, в случае увольнения или перемещения (перевода) сотрудника структурного подразделения администрации, исполнительного органа края, находящегося на документационном обеспечении администрации, руководитель структурного подразделения администрации, исполнительного органа края, находящегося на документационном обеспечении администрации, обязан обеспечить передачу всех находящихся у такого сотрудника на исполнении документов ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении администрации, исполнительном органе края, находящемся на документационном обеспечении администрации, или иному сотруднику структурного подразделения администрации, исполнительного органа края, находящегося на документационном обеспечении администрации.

(абзац введен распоряжением Губернатора Хабаровского края от 29.12.2023 N 732-р)

(п. 1.5 в ред. распоряжения Губернатора Хабаровского края от 30.12.2020 N 742-р)

1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, должна использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.7. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководителей структурных подразделений администрации, исполнительных органов края, находящихся на документационном обеспечении администрации.