ГУБЕРНАТОР ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 30 декабря 2020 года N 742-р

О внесении изменений в распоряжение Губернатора
 Хабаровского края от 15 ноября 2013 г. N 610-р
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству
 в аппарате Губернатора и Правительства
 Хабаровского края"

В связи с организационно-штатными изменениями в аппарате Губернатора и Правительства края, органах исполнительной власти края, в целях совершенствования системы документационного обеспечения деятельности аппарата Губернатора и Правительства края:

1. Внести изменение в распоряжение Губернатора Хабаровского края от 15 ноября 2013 г. N 610-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края", признав пункт 4 утратившим силу.

2. Внести в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края, утвержденную распоряжением Губернатора Хабаровского края от 15 ноября 2013 г. N 610-р, следующие изменения:

2.1. В разделе 1:

2.1.1. В пункте 1.1 слова "функционированию служб документационного обеспечения управления," исключить.

2.1.2. Пункты 1.2, 1.3 изложить в следующей редакции:

"1.2. Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (далее - Правила), Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71, национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст (далее - национальный стандарт), законами Хабаровского края, Регламентом Правительства Хабаровского края, утвержденным постановлением Правительства Хабаровского края от 20 июля 2006 г. N 117-пр (далее - Регламент Правительства края), постановлениями и распоряжениями Губернатора Хабаровского края, Правительства Хабаровского края.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, в том числе осуществляемые с помощью системы электронного документооборота Правительства Хабаровского края (далее также - система электронного документооборота).".

2.1.3. В пункте 1.4 слово "управления" исключить.

2.1.4. Пункт 1.5 изложить в следующей редакции:

"1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами, обеспечение сохранности документов текущего делопроизводства, завершенных в делопроизводстве дел (до их передачи в установленном порядке в архив аппарата Губернатора и Правительства края) (далее также - завершенные в делопроизводстве дела) в структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края (далее также - структурное подразделение аппарата и аппарат соответственно), органах исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, назначает ответственного за ведение делопроизводства с включением в его должностной регламент (должностную инструкцию) следующих основных функций:

прием и учет документов, полученных структурным подразделением аппарата, органом исполнительной власти края, находящимся на документационном обеспечении аппарата;

передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, и после получения соответствующих указаний исполнителю;

учет исходящих из структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;

контроль за прохождением документов в структурном подразделении аппарата, органе исполнительной власти края, находящемся на документационном обеспечении аппарата;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата;

контроль за своевременным формированием в дела исполненных документов;

разработка номенклатуры дел структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата;

формирование, оформление, учет, обеспечение сохранности и использования дел, находящихся в делопроизводстве и завершенных в делопроизводстве, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

ежемесячное представление информации для обновления электронной версии телефонного справочника Правительства края;

проведение инструктажа вновь принятых в структурное подразделение аппарата, орган исполнительной власти края, находящийся на документационном обеспечении аппарата, сотрудников по вопросам организации работы с документами.

Список сотрудников структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, ответственных за ведение делопроизводства, ежегодно не позднее 31 декабря утверждается приказом первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края на следующий календарный делопроизводственный год.

При смене ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата, органе исполнительной власти края, находящемся на документационном обеспечении аппарата, составляется акт приема-пере- дачи документов и дел, соответствующая информация доводится руководителем структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, до управления по организации работы с документами.".

     2.1.5. Пункт 1.7 изложить в следующей редакции:

"1.7. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководителей структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата.

Об утрате документа немедленно докладывается руководителю структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, и в отдел делопроизводства и архива управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее - отдел делопроизводства и архива), после чего принимаются меры по розыску данных документов.".

2.1.6. В пункте 1.8 слова "главным управлением пресс-службы Губернатора края, министерством внутренней политики и информации" заменить словами "комитетом по информационной политике и массовым коммуникациям Правительства".

2.1.7. В пункте 1.9 после слов "Правительства края" дополнить словами ", органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата,".

2.2. Разделы 2 - 4 изложить в следующей редакции:

"2. Общие правила оформления документов в аппарате Губернатора и Правительства края(1)

___________________

Правила оформления конкретных видов документов устанавливают требования, которые могут выходить за рамки общих требований.

Порядок подготовки и оформления правовых актов Губернатора края, Правительства края приведен в разделах 3, 4 к настоящей Инструкции.

Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).

2.1. Нормативные правовые акты, распорядительные документы и служебные письма Губернатора края, Правительства края, структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, оформляются на бланках в соответствии с национальным стандартом и постановлением Губернатора Хабаровского края от 6 июля 2017 г. N 83 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках, об электронных шаблонах документов структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства Хабаровского края, органов исполнительной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений" (далее - постановление N 83).

2.2. Документы, создаваемые в аппарате Губернатора и Правительства края, органах исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Состав реквизитов документов, создаваемых в процессе деятельности аппарата Губернатора и Правительства края, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, приведен в приложении N 1 к настоящей Инструкции. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме реквизитов, перечисленных в приложении N 1 к настоящей Инструкции, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в аппарат Губернатора и Правительства края, орган исполнительной власти края, находящийся на документационном обеспечении аппарата, отметки "Срочно", "Оперативно", "ЧС", "Подлежит возврату".

2.3. Документы, создаваемые в аппарате Губернатора и Правительства края, органах исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 14 через одинарный межстрочный интервал, за исключением реквизитов документов, которые оформляются межстрочным интервалом "точно".

При необходимости размещения текста документа на одной странице размер шрифта и межстрочный интервал между реквизитами могут быть изменены: размер шрифта N 13, 13,5, межстрочный интервал "точно". В правовых актах и приложениях к ним изменение размера шрифта не допускается.

Для выделения части текста документа (за исключением текста правового акта и приложения (приложений) к нему) могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются в колонтитуле посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами шрифтом Times New Roman размером N 12 на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа, за исключением правовых актов и приложений к ним, служебных писем за подписью Губернатора, Председателя Правительства края, иных документов, оформляемых на номерных гербовых бланках, документов с отметкой "Для служебного пользования". При двустороннем создании документа ширина левого поля на лицевой стороне листа и ширина правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

2.4. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: 35 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.

2.5. Электронные документы должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования. Перечень допустимых расширений файлов при обмене информацией посредством системы электронного документооборота определен приложением к Положению о системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края, утвержденному постановлением Правительства Хабаровского края от 22 апреля 2015 г. N 83-пр.

2.6. Многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

2.7. Бланки документов

2.7.1. В аппарате Губернатора и Правительства края, органах исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, используются следующие бланки:

- бланк постановления Губернатора края (серия ПГ);

- бланк распоряжения Губернатора края (серия РГ);

- бланк постановления Правительства края (серия ПП);

- бланк распоряжения Правительства края (серия РП);

- бланк приказа первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края (серия ПР);

- бланк приказа руководителя департамента по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края (серия РД);

- общий бланк Правительства края (серия ПБ) c продольным и угловым расположением реквизитов (используется для оформления протоколов, планов, отчетов, актов, номенклатур дел и иных документов, за исключением писем);

- бланк письма Губернатора края с продольным расположением реквизитов (серия БГ);

- бланк письма Правительства края с продольным расположением реквизитов (серия БР) (используется для оформления исходящих документов за подписью Губернатора, Председателя Правительства края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края - министров края, руководителей органов исполнительной власти края, действующих от имени Правительства края по доверенности Губернатора, Председателя Правительства края);

- бланк письма Правительства края с угловым расположением реквизитов (серия БП) (используется для оформления исходящих документов за подписью помощников, советников Губернатора края, руководителей (заместителей руководителей) органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края, руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений аппарата, председателей комиссий при Губернаторе края, Правительстве края (с обязательной расшифровкой наименования комиссии);

- бланк письма антитеррористической комиссии Хабаровского края (серия БА);

- бланк письма антинаркотической комиссии Хабаровского края (серия БН);

- бланк письма заместителя Председателя Правительства края - министра экономического развития края;

- бланк письма заместителя Председателя Правительства края - министра сельского хозяйства, торговли, пищевой и перерабатывающей промышленности края.

Бланк письма заместителя Председателя Правительства края - министра края разрабатывается соответствующим министерством края и используется для подготовки служебных писем, предусмотренных абзацами тринадцатым, четырнадцатым подпункта 2.9.18 пункта 2.9 настоящего раздела, а также для подготовки служебных писем по вопросам, входящим в компетенцию заместителей Председателя Правительства края - министров края. Регистрация писем, подготовленных на бланках заместителя Председателя Правительства края - министра края, осуществляется в соответствующем министерстве края.

2.7.2. Бланки с воспроизведением герба края изготавливаются полиграфическими организациями по закупкам, организованным управлением хозяйственного обеспечения Губернатора и Правительства края.

На гербовых бланках типографским способом или нумератором посредством специальных электронных программ в левой части нижнего поля проставляются порядковые номера и серии бланков.

2.7.3. Номерные гербовые бланки, за исключением бланка письма заместителя Председателя Правительства края - министра края, подлежат учету управлением по организации работы с документами.

2.7.4. Бланки не применяются для внутренней переписки, а также для подготовки документов, подписываемых несколькими руководителями различных органов управления на бумажных носителях информации: в таких случаях документы оформляются на стандартных листах бумаги с указанием наименований этих органов или организаций.

Внутренняя переписка - это переписка между Губернатором края, первыми заместителями Председателя Правительства края, заместителями Председателя Правительства края, руководителями структурных подразделений аппарата, руководителями органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата.

Служебная переписка между структурными подразделениями аппарата, министерствами края, иными органами исполнительной власти края по вопросам, которые могут быть решены в оперативном (рабочем) порядке, не допускается.

Должностное лицо, подписывающее документ не на бланке, должно указать дату проставления подписи непосредственно при подписании документа.

Внутренняя переписка регистрируется в отделе делопроизводства и архива.

Переписка внутри структурных подразделений аппарата, а также внутри органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, в отделе делопроизводства и архива не регистрируется.

Перечень корреспонденции и документов, не подлежащих регистрации в отделе делопроизводства и архива управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края, приведен в приложении N 7 к настоящей Инструкции.

2.7.5. Порядок учета, хранения и списания номерных гербовых бланков

Руководители структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, назначают сотрудников, ответственных за учет, хранение и списание номерных гербовых бланков, с внесением данных обязанностей в их должностные регламенты (должностные инструкции).

Сотрудники, ответственные за учет, хранение и списание номерных гербовых бланков:

- получают (под подпись) номерные гербовые бланки в отделе электронного оформления документов управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее - отдел электронного оформления документов) или в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее - отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края);

- ведут журнал учета номерных гербовых бланков;

- хранят испорченные номерные гербовые бланки;

- один раз в полугодие комиссионно списывают испорченные номерные гербовые бланки с составлением акта об уничтожении испорченных номерных гербовых бланков (далее - акт об уничтожении бланков) (оформляется в соответствии с образцом, приведенным в приложении N 2 к настоящей Инструкции), который подписывается членами комиссии (не менее трех человек) и утверждается руководителем структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата. После утверждения акта об уничтожении бланков испорченные номерные гербовые бланки уничтожаются.