ГУБЕРНАТОР ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 26 апреля 2016 года N 199-р


О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского
 края, утвержденную распоряжением Губернатора Хабаровского края от 15 ноября 2013 г. N 610-р

В целях совершенствования системы документационного обеспечения деятельности аппарата Губернатора и Правительства края:

Внести в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края, утвержденную распоряжением Губернатора Хабаровского края от 15 ноября 2013 г. N 610-р, следующие изменения:

1) в разделе 1:

а) пункт 1.2 изложить в следующей редакции:

"1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", Регламентом Правительства Хабаровского края, утвержденным постановлением Правительства Хабаровского края от 20 июля 2006 г. N 117-пр (далее - Регламент Правительства края), законами края, постановлениями и распоряжениями Губернатора края, Правительства края.";

б) в пункте 1.5:

- в абзаце первом слово "далее" заменить словами "далее также";

- в абзаце втором после слов "должностной регламент" дополнить словами ", должностную инструкцию";

2) в разделе 2:

а) в пункте 2.6:

- в подпункте 2.6.1:

абзац тринадцатый исключить;

дополнить абзацами следующего содержания:

"- бланк письма заместителя Председателя Правительства края - министра финансов края;

- бланк письма заместителя Председателя Правительства края - министра экономического развития края;

- бланк письма заместителя Председателя Правительства края - министра сельскохозяйственного производства и развития сельских территорий края;

- бланк письма заместителя Председателя Правительства края - министра инвестиционной и земельно-имущественной политики края.

Бланк письма заместителя Председателя Правительства края - министра края разрабатывается соответствующим министерством и используется для подготовки служебных писем, предусмотренных абзацами одиннадцатым, тринадцатым подпункта 2.8.13 пункта 2.8 настоящей Инструкции, а также для подготовки служебных писем по вопросам, входящим в компетенцию заместителей Председателя Правительства края - министров края. Регистрация писем, подготовленных на бланках заместителя Председателя Правительства края - министра края, осуществляется в соответствующем министерстве.";

- подпункт 2.6.3 изложить в следующей редакции:

"2.6.3. Номерные гербовые бланки, за исключением бланка письма заместителя Председателя Правительства края - министра края, подлежат учету управлением по организации работы с документами и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.";

- абзац восьмой подпункта 2.6.4 изложить в следующей редакции:

"Переписка внутри структурных подразделений аппарата, а также внутри органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, в отделе делопроизводства и архива не регистрируется.";

- подпункт 2.6.5 изложить в следующей редакции:

"2.6.5. Порядок учета, хранения и списания номерных гербовых бланков

Руководители структурных подразделений аппарата назначают работников, ответственных за учет, хранение и списание номерных гербовых бланков, с внесением данных обязанностей в их должностные регламенты (должностные инструкции).

Работники, ответственные за учет, хранение и списание номерных гербовых бланков:

- получают (под расписку) номерные гербовые бланки в отделе электронного оформления документов и копировально-множительных работ управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее - отдел электронного оформления документов и копировально-множительных работ) или в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее - отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края);

- заводят журнал учета, использования и хранения номерных гербовых бланков;

- отмечают в журнале, когда и для каких целей использован номерной гербовый бланк (подготовлены постановление, распоряжение, приказ, письмо, ответ на запрос и т.д.);

- хранят испорченные номерные гербовые бланки;

- один раз в полугодие комиссионно списывают испорченные номерные гербовые бланки с составлением акта, который подписывается членами комиссии (три человека) и утверждается руководителем структурного подразделения аппарата. После утверждения акта (приложение N 2) испорченные номерные гербовые бланки уничтожаются.

Один экземпляр акта об уничтожении испорченных номерных гербовых бланков серии ПБ, ПР, БГ, ВГ, БР, БП, БА, БН передается в отдел электронного оформления документов и копировально-множительных работ, а серий ПГ, ПП, РГ, РП - в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в срок не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным периодом (10 июля, 10 января).

Изготовление, учет, хранение, уничтожение бланков заместителя Председателя Правительства края - министра края осуществляется соответствующим министерством.

Номерные гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах (сейфах), исключающих возможность их использования не по назначению.

Запрещается использование испорченных номерных гербовых бланков на черновики или в других целях.";

б) пункт 2.7 изложить в следующей редакции:

"2.7. Электронные шаблоны бланков

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, в том числе подготовленный на утвержденном шаблоне электронного документа в соответствии с настоящей Инструкцией.

Электронный документ создается в соответствии с Перечнем управленческих документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности в аппарате Губернатора и Правительства края, утвержденным приказом заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края от 30 ноября 2012 г. N 86-п (далее - перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов), и оформляется на электронном шаблоне бланка.

Электронный шаблон бланка - бланк документа, представленный в электронной форме.

Электронные шаблоны бланков документов утверждены приказом заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края от 19 сентября 2012 г. N 65-п.

В системе электронного документооборота Правительства края (далее - система электронного документооборота) используются следующие электронные шаблоны бланков:

- бланк письма Губернатора края с продольным расположением реквизитов (используется для оформления писем за подписью Губернатора края);

- бланк письма вице-губернатора края с продольным расположением реквизитов (используется для оформления писем за подписью вице-губернатора края);

- бланк письма Правительства края с продольным расположением реквизитов (используется для оформления писем за подписью Губернатора, Председателя Правительства края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края);

- бланк письма заместителя Председателя Правительства края - министра финансов края;

- бланк письма заместителя Председателя Правительства края - министра экономического развития края;

- бланк письма заместителя Председателя Правительства края - министра сельскохозяйственного производства и развития сельских территорий края;

- бланк письма заместителя Председателя Правительства края - министра инвестиционной и земельно-имущественной политики края;

- бланк письма Правительства края с угловым расположением реквизитов используется для оформления писем:

от имени руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений аппарата (с обязательной расшифровкой наименования структурного подразделения),

от имени председателей комиссий при Губернаторе края, Правительстве края и при отраслевых министерствах края (с обязательной расшифровкой наименования комиссии);

- бланк письма антитеррористической комиссии Хабаровского края;

- бланк письма антинаркотической комиссии Хабаровского края;

- общий бланк Правительства края с продольным и угловым расположением реквизитов (используется для оформления протоколов, планов, отчетов, актов, номенклатур дел и иных документов, за исключением писем).

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, перечисленные в приложении N 1 к настоящей Инструкции, за исключением реквизитов "оттиск печати" и "герб Хабаровского края".

Корректировка постоянных реквизитов (трафаретная часть) электронных шаблонов бланков не допускается.

Электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе. Электронный образ документа создается путем применения технологии сканирования.

Подготовка служебных писем на бланке заместителя Председателя Правительства края - министра края осуществляется аналогично документам, подготовленным на бумажном носителе.";

в) в пункте 2.8:

- абзац третий подпункта 2.8.9 дополнить предложением следующего содержания: "Использовать формулировки "О представлении информации" или "О представлении сведений" не допускается.";

- подпункт 2.8.13 изложить в следующей редакции:

"2.8.13. Подпись должностного лица

Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении документа на должностном бланке должность в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту, например:

Документы коллегиального органа подписываются председателем (или председательствующим на заседании) этого органа и секретарем.

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан исполняющим обязанности руководителя или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующей отраслевой службой, при этом должны быть указаны его фактическая должность и фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: и.о., зам.). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Использование факсимильной подписи Губернатора края определяется Положением о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, утвержденным распоряжением Губернатора Хабаровского края от 26 февраля 2006 г. N 94-р "Об упорядочении изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, министерств края и иных органов исполнительной власти края".

Удостоверение подлинности электронного документа осуществляется посредством электронной подписи (далее также - ЭП) или иными способами, предусмотренными законодательством. Удостоверение подлинности электронного документа посредством ЭП осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Документы, направляемые первым должностным лицам федеральных органов государственной власти, подписываются Губернатором края или, по его поручению, вице-губернатором края, первыми заместителями Председателя Правительства края. При направлении руководителям федеральных государственных органов докладов об исполнении документов, находящихся на особом контроле, допускается их подписание вице-губернатором края, первыми заместителями Председателя Правительства края, заместителями Председателя Правительства края, заместителями Председателя Правительства края - министрами края.

Документы, представляемые на рассмотрение Губернатору края, готовятся за подписью первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края - министров края в соответствии с распределением обязанностей между ними либо лиц, исполняющих их обязанности, руководителей структурных подразделений аппарата.

Документы, направляемые другим органам, организациям, ведомствам или частным лицам, подписываются Губернатором края, вице-губернатором края, первыми заместителями Председателя Правительства края, заместителями Председателя Правительства края, заместителями Председателя Правительства края - министрами края или руководителями структурных подразделений аппарата в соответствии с их компетенцией.

Служебные документы подписывают:

на бланке письма Губернатора края - Губернатор края;

на бланке письма вице-губернатора края - вице-губернатор края;

на бланке письма Правительства края с продольным расположением реквизитов - Губернатор, Председатель Правительства края, первые заместители Председателя Правительства края, заместители Председателя Правительства края, заместители Председателя Правительства края - министры края;

на бланке письма заместителя Председателя Правительства края - министра края - заместитель Председателя Правительства края - министр финансов края, заместитель Председателя Правительства края - министр экономического развития края, заместитель Председателя Правительства края - министр сельскохозяйственного производства и развития сельских территорий края, заместитель Председателя Правительства края - министр инвестиционной и земельно-имущественной политики края;

на бланке письма Правительства края с угловым расположением реквизитов - помощники, советники Губернатора края, руководители структурных подразделений аппарата.

Реквизит "подпись должностного лица" отделяется от последней строки текста 2 - 4 одинарными межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите "подпись должностного лица" печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал "точно".

Расшифровка подписи в реквизите располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.";

- в подпункте 2.8.26:

в примере после абзаца третьего слово "Правительства" заменить словами "Губернатора и Правительства";

абзац седьмой исключить;

в примере после абзаца восьмого слово "Правительства" заменить словами "Губернатора и Правительства";

- подпункт 2.8.27 исключить;

г) в пункте 2.9: