ГУБЕРНАТОР ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
УКАЗ
от 10 августа 2016 года N 179-уг
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в системе исполнительных органов государственной власти Иркутской области
(с изменениями на 27 ноября 2023 года)
(в ред. Указов Губернатора Иркутской области от 19.01.2018 N 13-уг, от 14.03.2018 N 49-уг, от 12.07.2018 N 136-уг, от 23.08.2018 N 164-уг, от 19.03.2019 N 55-уг, от 31.05.2019 N 116-уг, от 03.07.2020 N 194-уг, от 06.08.2020 N 231-уг, от 13.10.2020 N 285-уг, от 02.07.2021 N 175-уг, от 14.07.2021 N 194-уг, от 13.10.2021 N 281-уг, от 10.01.2022 N 7-уг, от 25.03.2022 N 55-уг, от 22.06.2022 N 121-уг, от 10.01.2023 N 6-уг, от 27.11.2023 N 389-уг)
В целях установления общих требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Губернатора Иркутской области, Правительства Иркутской области, иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области и должностных лиц в системе исполнительных органов государственной власти Иркутской области документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности, руководствуясь статьями 57, 59 Устава Иркутской области, постановляю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в системе исполнительных органов государственной власти Иркутской области (прилагается).
2. Признать утратившими силу:
2) указ Губернатора Иркутской области от 22 января 2014 года N 11-уг "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области";
6) подпункт 2 пункта 7 указа Губернатора Иркутской области от 25 февраля 2016 года N 43-уг "О мерах по совершенствованию организации контроля и исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации".
С.Г.ЛЕВЧЕНКО
Утверждена
указом Губернатора Иркутской области
от 10 августа 2016 г. N 179-уг
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В СИСТЕМЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. Указов Губернатора Иркутской области от 19.01.2018 N 13-уг, от 14.03.2018 N 49-уг, от 12.07.2018 N 136-уг, от 23.08.2018 N 164-уг, от 19.03.2019 N 55-уг, от 31.05.2019 N 116-уг, от 03.07.2020 N 194-уг, от 06.08.2020 N 231-уг, от 13.10.2020 N 285-уг, от 02.07.2021 N 175-уг, от 14.07.2021 N 194-уг, от 13.10.2021 N 281-уг, от 10.01.2022 N 7-уг, от 25.03.2022 N 55-уг, от 22.06.2022 N 121-уг, от 10.01.2023 N 6-уг, от 27.11.2023 N 389-уг)
Раздел I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Глава 1. ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
1. Инструкция по делопроизводству в системе исполнительных органов государственной власти Иркутской области (далее - Инструкция) разработана в целях установления общих требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Губернатора Иркутской области, Правительства Иркутской области, иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области и должностных лиц в системе исполнительных органов государственной власти Иркутской области документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
Исполнительные органы государственной власти Иркутской области вправе устанавливать своими правовыми актами особенности делопроизводства в соответствующих исполнительных органах государственной власти Иркутской области в части, не противоречащей Инструкции.
2. Правовым основанием для разработки Инструкции являются нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, Устав Иркутской области, Закон Иркутской области от 18 ноября 2009 года N 82/48-оз "О Правительстве Иркутской области", Закон Иркутской области от 12 января 2010 года N 1-оз "О правовых актах Иркутской области и правотворческой деятельности в Иркутской области". Инструкция разработана с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года N 76.
3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, с обращениями граждан, признанными таковыми в соответствии со статьей 4 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - обращения граждан).
5. Канцелярия Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области осуществляет методическое руководство и контроль за соблюдением установленного Инструкцией порядка работы с документами.
(в ред. Указа Губернатора Иркутской области от 23.08.2018 N 164-уг)
6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами возлагается на первого заместителя Губернатора Иркутской области, Председателя Правительства Иркутской области, первого заместителя Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области (далее при совместном упоминании - лица, замещающие областные государственные должности), полномочного представителя Губернатора Иркутской области в Законодательном Собрании Иркутской области, министров Иркутской области, руководителей иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области, руководителей самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, помощников Губернатора Иркутской области, советников Губернатора Иркутской области.
(в ред. Указов Губернатора Иркутской области от 14.03.2018 N 49-уг, от 10.01.2023 N 6-уг)
Первый заместитель Губернатора Иркутской области, Председатель Правительства Иркутской области, заместители Губернатора Иркутской области действуют в соответствии с утвержденным Губернатором Иркутской области распределением обязанностей между ними, иными правовыми актами, определяющими их полномочия, а первый заместитель Председателя Правительства Иркутской области, заместители Председателя Правительства Иркутской области в соответствии с утвержденным Председателем Правительства Иркутской области распределением обязанностей между ними, иными правовыми актами, определяющими их полномочия (далее как при совместном, так и при раздельном упоминании правовых актов, определяющих полномочия заместителей Губернатора Иркутской области и заместителей Председателя Правительства Иркутской области, - распределение обязанностей).
(в ред. Указов Губернатора Иркутской области от 14.03.2018 N 49-уг, от 10.01.2023 N 6-уг)
7. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, увольнением государственный гражданский служащий Иркутской области или работник, замещающий должность, не являющуюся должностью государственной гражданской службы Иркутской области (далее при совместном упоминании - сотрудники), обязан передать находящиеся у него на исполнении (рассмотрении) документы по акту приема-передачи другому сотруднику, на которого возложено исполнение соответствующих обязанностей, а в случае, если исполнение обязанностей не возлагается на другого сотрудника - делопроизводителю или непосредственному руководителю.
В случае, если сотрудник не имеет возможности присутствовать при передаче находящихся у него на исполнении (рассмотрении) документов другому должностному лицу, документы передаются другому должностному лицу по указанию руководителя исполнительного органа государственной власти Иркутской области, самостоятельного структурного подразделения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
8. При утере документа сотрудник, ответственный за его сохранность, немедленно докладывает об этом руководителю исполнительного органа государственной власти Иркутской области, самостоятельного структурного подразделения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
9. Все подготовленные проекты документов до их принятия (подписания), опубликования (в необходимых случаях) относятся к материалам, содержащим служебную информацию.
Служебная информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями или должностными обязанностями сотрудников, работающих или знакомящихся с этой информацией.
Передача документов, содержащих служебную информацию, сторонним органам и организациям, а также распространение такой информации допускаются только в случаях, установленных законодательством, или с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти Иркутской области.
10. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации, касающейся Губернатора Иркутской области или Правительства Иркутской области, копий документов или материалов осуществляются в установленном порядке управлением пресс-службы и информации Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
11. Сотрудники исполнительных органов государственной власти Иркутской области несут персональную ответственность за несоблюдение требований Инструкции и сохранность документов.
Глава 2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
12. Термины и понятия, используемые в Инструкции, если не установлено иное, применяются в значениях, определенных законодательством.
13. Основные понятия, используемые в Инструкции:
1) делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
2) документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Губернатора Иркутской области, лиц, замещающих областные государственные должности, Правительства Иркутской области, полномочного представителя Губернатора Иркутской области в Законодательном Собрании Иркутской области, помощников и советников Губернатора Иркутской области, иного исполнительного органа государственной власти Иркутской области;
3) электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
4) входящая корреспонденция - документы, поступающие Губернатору Иркутской области, иному лицу, замещающему областную государственную должность, полномочному представителю Губернатора Иркутской области в Законодательном Собрании Иркутской области, помощникам и советникам Губернатора Иркутской области, в Правительство Иркутской области, иные исполнительные органы государственной власти Иркутской области, самостоятельные структурные подразделения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области;
5) исходящая корреспонденция - официальные документы, отправляемые за подписью Губернатора Иркутской области, иного лица, замещающего областную государственную должность, полномочного представителя Губернатора Иркутской области в Законодательном Собрании Иркутской области, помощников и советников Губернатора Иркутской области, из Правительства Иркутской области, иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области, самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области;
6) автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
7) вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
8) оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
9) реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
10) бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
11) подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
