ГУБЕРНАТОР ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
УКАЗ
от 05 июля 2012 года N 199-уг
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ И ИНЫХ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
____________________________________________________________________
Утратил силу с 10 августа 2016 года на основании Указа Губернатора Иркутской области от 10.08.2016 N 179-уг.
____________________________________________________________________
(в редакции Указов Губернатора Иркутской области от 22.01.2014 N 11-уг, от 30.12.2014 N 394-уг, от 27.03.2015 N 52-уг, от 12.05.2015 N 113-уг, от 25.02.2016 N 43-уг)
В целях совершенствования работы с документами, повышения качества их подготовки, установления единого порядка ведения делопроизводства в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области, руководствуясь статьей 59 Устава Иркутской области, постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области.
2. Признать утратившими силу:
а) постановление Губернатора Иркутской области от 28 апреля 2007 года N 170-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области";
б) постановление Губернатора Иркутской области от 13 июля 2007 года N 300-п "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области".
С.В.ЕРОЩЕНКО
Утверждена
указом
Губернатора Иркутской области
от 5 июля 2012 года
N 199-уг
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ И ИНЫХ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
(в редакции Указов Губернатора Иркутской области от 22.01.2014 N 11-уг, от 30.12.2014 N 394-уг, от 27.03.2015 N 52-уг, от 12.05.2015 N 113-уг, от 25.02.2016 N 43-уг)
Раздел I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Глава 1. Общие правила организации делопроизводства
1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Правительства Иркутской области и иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
2. Правовым основанием для разработки Инструкции являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, Закон Иркутской области от 18 ноября 2009 года N 82/48-оз "О Правительстве Иркутской области", Закон Иркутской области от 12 января 2010 года N 1-оз "О правовых актах Иркутской области и правотворческой деятельности в Иркутской области". Инструкция разработана с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23 декабря 2009 года N 76.
3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, а также служебную информацию ограниченного распространения.
5. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного Инструкцией порядка работы с документами осуществляются канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области возлагается на первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, министров Иркутской области, руководителей иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области (самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области).
7. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, увольнением государственный гражданский служащий Иркутской области или работник, замещающий должность, не являющуюся должностью государственной гражданской службы Иркутской области (далее при совместном упоминании - сотрудники), обязан передать находящиеся у него на исполнении (рассмотрении) документы по акту приема-передачи другому сотруднику, на которого возложено исполнение обязанностей, или делопроизводителю (если исполнение обязанностей не возлагается на другое должностное лицо).
В случае, если сотрудник физически не имеет возможности присутствовать при передаче находящихся у него на исполнении (рассмотрении) документов другому сотруднику (например, по причине болезни), документы передаются сотруднику по указанию руководителя исполнительного органа государственной власти Иркутской области (самостоятельного структурного подразделения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области).
8. При утере документа сотрудник, ответственный за его сохранность, немедленно докладывает об этом руководителю исполнительного органа государственной власти Иркутской области (самостоятельного структурного подразделения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области).
9. Все подготовленные в исполнительном органе государственной власти Иркутской области (самостоятельном структурном подразделении аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области) проекты документов, в том числе правовых актов, до их принятия (подписания), опубликования (в необходимых случаях) относятся к материалам, содержащим служебную информацию.
10. Служебная информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
11. Передача документов, содержащих служебную информацию, сторонним органам и организациям, а также распространение такой информации допускаются только с разрешения руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
12. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации, копий документов или материалов осуществляются в установленном порядке управлением пресс-службы и информации Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
13. Сотрудники исполнительных органов государственной власти Иркутской области (самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области) несут персональную ответственность за несоблюдение требований Инструкции и сохранность документов.
14. Организация работы с обращениями граждан регламентируется отдельным нормативным правовым актом Иркутской области.
Глава 2. Основные понятия
15. Основные понятия, используемые в Инструкции:
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Правительства Иркутской области и иного исполнительного органа государственной власти Иркутской области;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
входящая корреспонденция - это документы, поступающие Губернатору Иркутской области, иному лицу, замещающему государственную должность Иркутской области, в Правительство Иркутской области, иные исполнительные органы государственной власти Иркутской области (самостоятельные структурные подразделения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области);
исходящая корреспонденция - это исходящие официальные документы, отправляемые из Правительства Иркутской области, иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированная форма документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
документальный фонд Правительства Иркутской области, иного исполнительного органа государственной власти Иркутской области - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области, с указанием сроков их хранения;
дело - совокупность документов (или отдельный документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности Правительства Иркутской области и иного исполнительного органа государственной власти Иркутской области;
формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Раздел II. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ И ИНЫХ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
Глава 3. Общие положения
16. Документы, создаваемые в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 279 мм), А5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков - угловой и продольный.
17. В Правительстве Иркутской области, иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области используются следующие виды бланков:
а) бланки правовых актов:
указа Губернатора Иркутской области;
распоряжения Губернатора Иркутской области;
постановления Правительства Иркутской области;
распоряжения Правительства Иркутской области;
распоряжения первого заместителя Председателя Правительства Иркутской области;
распоряжения заместителя Губернатора Иркутской области;
распоряжения заместителя Председателя Правительства Иркутской области;
приказа аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области;
распоряжения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области;
приказа иного исполнительного органа государственной власти Иркутской области;
распоряжения иного исполнительного органа государственной власти Иркутской области;
б) бланки писем:
Губернатора Иркутской области;
Правительства Иркутской области;
первого заместителя Председателя Правительства Иркутской области;
аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области;
полномочного представителя Губернатора Иркутской области в Законодательном Собрании Иркутской области;
иного исполнительного органа государственной власти Иркутской области (продольный);
иного исполнительного органа государственной власти Иркутской области (угловой);
помощника Губернатора Иркутской области;
