КОМИТЕТ СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 24 февраля 2016 года N 30
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В КОМИТЕТЕ СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
____________________________________________________________________
Утратил силу с 03.06.2021 на основании приказа комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 03.06.2021 N 209.
____________________________________________________________________
(в редакции приказов комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 30.11.2016 N 300, от 10.03.2017 N 54)
В соответствии с постановлением Губернатора Волгоградской области от 24 ноября 2014 года N 172 "Об утверждении Положения о комитете сельского хозяйства Волгоградской области", постановлением Губернатора Волгоградской области от 17 апреля 2015 года N 334 "Об автоматизированной системе обработки конфиденциальной информации Волгоградской области", постановлением Губернатора Волгоградской области от 13 июля 2015 года N 624 "О подготовке нормативных правовых актов органов исполнительной власти Волгоградской области", постановлением Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 года N 78-п "Об утверждении Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области", постановлением Правительства Волгоградской области от 23 апреля 2013 года N 189-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области" приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в комитете сельского хозяйства Волгоградской области, согласованную с экспертно-проверочной и методической комиссией комитета культуры Волгоградской области.
2. Признать утратившими силу приказы министерства сельского хозяйства Волгоградской области:
3. Настоящий приказ вступает в силу со дня подписания и подлежит официальному опубликованию.
Председатель комитета
В.В.ИВАНОВ
Утверждена
приказом
комитета
сельского хозяйства
Волгоградской области
от 24.02.2016 N 30
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ КОМИТЕТА СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
(в редакции приказов комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 30.11.2016 N 300, от 10.03.2017 N 54)
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству комитета сельского хозяйства Волгоградской области (далее именуется - Инструкция) - совокупность правовых норм, регулирующих деятельность по созданию и организации работы с созданными официальными документами в комитете сельского хозяйства Волгоградской области.
Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности комитета сельского хозяйства Волгоградской области (далее именуется - Комитет) и поступающих в Комитет документов, а также совершенствования и повышения эффективности делопроизводства Комитета.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области в сфере информации, документации и архивного дела, а также постановлением Губернатора Волгоградской области от 24 ноября 2014 года N 172 "Об утверждении Положения о комитете сельского хозяйства Волгоградской области", постановлением Губернатора Волгоградской области от 17 апреля 2015 года N 334 "Об автоматизированной системе обработки конфиденциальной информации Волгоградской области", постановлением Губернатора Волгоградской области от 13 июля 2015 года N 624 "О подготовке нормативных правовых актов органов исполнительной власти Волгоградской области", постановлением Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 года N 78-п "Об утверждении Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области", постановлением Правительства Волгоградской области от 23 апреля 2013 года N 189-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области" и иными правовыми актами, регулирующими деятельность в сфере делопроизводства и документооборота.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), регулируются нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области.
Порядок создания, хранения и (или) обмена электронными документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе порядок регистрации и рассмотрения обращений граждан и организаций, направленных посредством заполнения интерактивной формы на портале государственных и муниципальных услуг Волгоградской области, регулируются Инструкцией с учетом особенностей, установленных нормативными правовыми актами Волгоградской области.
Прием и учет (регистрация) документов, содержащих государственную тайну, осуществляется сотрудником сектора защиты информации и мобилизационной работы Комитета, уполномоченного по защите государственной тайны, в установленном законодательством порядке.
1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
В отношении бухгалтерской, научно-технической и иной специальной документации требования Инструкции распространяются в части, не противоречащей нормативным правовым актам, устанавливающим специальные требования к работе с указанной документацией.
1.5. Делопроизводство Комитета, независимо от типа носителя документированной информации, ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее именуется - АСЭД), предназначенной в том числе для осуществления межведомственного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области.
1.6. Организацию, контроль, методическое руководство и совершенствование делопроизводства в Комитете осуществляет сектор делопроизводства и документооборота Комитета.
1.7. Задачи и функции государственных гражданских служащих (работников), отвечающих за организацию работы и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Комитета, устанавливаются приказами Комитета.
Права и обязанности государственных гражданских служащих (работников), осуществляющих работу с документами в структурных подразделениях Комитета, устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).
1.8. Сведения, содержащиеся в документах, могут быть использованы только в служебных целях в соответствии с полномочиями сотрудника, работающего с документами.
Работа со служебными документами вне помещений Комитета не допускается.
При утрате документов проводится служебная проверка.
1.9. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения сотрудник обязан передать все находящиеся у него документы иному сотруднику, определенному в соответствии с указанием непосредственного руководителя увольняемого, уходящего в отпуск или переводящегося (перемещаемого) по службе, работе сотрудника.
1.10. Инструкция обязательна для соблюдения всеми сотрудниками Комитета.
Сотрудники Комитета несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
Вновь принятые на службу (работу) сотрудники в течение трех рабочих дней со дня издания приказа о назначении на должность должны быть ознакомлены службой делопроизводства с Инструкцией под роспись.
2. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству
2.1. Инструкция и изменения к ней разрабатываются службой делопроизводства в соответствии с действующими правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и Комитета, регулирующими деятельность по созданию и организации работы с созданными официальными документами в органах исполнительной власти.
2.2. Проект Инструкции или проект ее изменений в установленном порядке направляется на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов и дел комитета сельского хозяйства (далее именуется - ЭК) и на согласование экспертно-проверочной и методической комиссии комитета культуры Волгоградской области (далее именуется - ЭПМК).
Правовыми актами Российской Федерации или Волгоградской области могут быть установлены дополнительные требования о согласовании Инструкции или проекта ее изменений с органами исполнительной власти Волгоградской области или федеральными органами государственной власти или их структурными подразделениями.
Указанные согласования осуществляются до направления Инструкции или проекта ее изменений на согласование ЭПМК, с приложением документов (копий документов), подтверждающих согласование Инструкции или проекта ее изменений с органами исполнительной власти Волгоградской области или федеральными органами государственной власти Российской Федерации.
2.3. Решение о согласовании Инструкции оформляется проставлением штампа о согласовании в нижней части лицевой стороны последнего листа текста Инструкции.
2.4. После согласования ЭПМК Инструкция утверждается приказом Комитета и доводится до сведения сотрудников Комитета.
3. Основные термины и определения
В Инструкции используются следующие основные термины и определения:
автор документа (проекта документа) - физическое или юридическое лицо, создавшее документ (проект документа);
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Комитета;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Комитете;
документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в установленной форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
запрос информации - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, а также в виде электронного документа в Комитет и другие органы исполнительной власти Волгоградской области, иные государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставлении необходимой пользователю информации;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в Комитете, с указанием сроков их хранения;
обращение гражданина - направленное в Комитет или его должностному лицу письменное (в том числе в электронной форме) предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в Комитет;
объем документооборота - количество документов, поступивших в Комитет и созданных им за определенный период времени;
опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами делопроизводства;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
руководство - председатель комитета сельского хозяйства Волгоградской области (далее именуется - председатель), заместитель председателя, руководители структурных подразделений Комитета - уполномоченные рассматривать документы и давать указания по их исполнению;
служба делопроизводства - сектор делопроизводства и документооборота комитета, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях комитета, в установленном порядке уполномоченные осуществлять организацию, контроль, методическое руководство и совершенствование делопроизводства в Комитете;
переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией;
письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) Комитетом в установленном порядке;
система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание и сбор электронных документов и электронных образов документов, управление ими, их регистрацию, хранение и доступ к ним;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами телеграфной сети общего пользования;
телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый средствами телефонной связи;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
факсограмма (факс) - копия документа, получаемая на бумажном носителе (письменного, графического, изобразительного), и переданная по каналам факсимильной связи;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
