КОМИТЕТ СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 3 июня 2021 года N 209
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в комитете сельского хозяйства Волгоградской области
В соответствии с пунктом 1.8 Правил делопроизводства в государственных органах власти, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71, выпиской из протокола заседания экспертно-проверочной комиссии комитета культуры Волгоградской области от 31 мая 2021 г. N 5 приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в комитете сельского хозяйства Волгоградской области.
2. Признать утратившими силу некоторые приказы комитета сельского хозяйства Волгоградской области:
от 24 февраля 2016 г. N 30 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в комитете сельского хозяйства Волгоградской области";
от 30 ноября 2016 г. N 300 "О внесении изменения в приказ комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 24 февраля 2016 г. "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в комитете сельского хозяйства Волгоградской области";
3. Настоящий приказ вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальному опубликованию.
Председатель комитета
М.В.МОРОЗОВА
Утверждена
приказом
комитета сельского хозяйства
Волгоградской области
от 03 июня 2021 г. N 209
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ КОМИТЕТА СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству комитета сельского хозяйства Волгоградской области (далее именуется - Инструкция) разработана в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", постановлением Администрации Волгоградской области от 19 декабря 2016 г. N 691-п "Об утверждении Положения о Комитете сельского хозяйства Волгоградской области", постановлением Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 г. N 78-п "Об утверждении Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области", постановлением Губернатора Волгоградской области от 17 апреля 2015 г. N 334 "Об автоматизированной системе обработки конфиденциальной информации Волгоградской области", постановлением Губернатора Волгоградской области от 13 июля 2015 г. N 624 "О подготовке нормативных правовых актов органов исполнительной власти Волгоградской области" и иными правовыми актами, регулирующими деятельность в сфере делопроизводства и документооборота.
1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), регулируются нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области.
Порядок создания, хранения и (или) обмена электронными документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе порядок регистрации и рассмотрения обращений граждан и организаций, направленных путем заполнения интерактивной формы посредством федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" и/или государственной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Волгоградской области", регулируются Инструкцией с учетом особенностей, установленных законодательством Российской Федерации и нормативными правовыми актами Волгоградской области.
1.3. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
В отношении бухгалтерской, научно-технической и иной специальной документации требования Инструкции распространяются в части, не противоречащей нормативным правовым документам, устанавливающим специальные требования к работе с указанной документацией.
1.4. Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, и ведение делопроизводства по указанным обращениям устанавливается в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
Организация работы с запросами юридических и физических лиц о предоставлении информации о деятельности комитета сельского хозяйства Волгоградской области (далее именуется - Комитет) осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".
Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных услуг осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
1.5. Делопроизводство Комитета, независимо от типа носителя документированной информации, ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее именуется - АСЭД), предназначенной, в том числе, для осуществления межведомственного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области.
1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами осуществляется сотрудниками отдела делопроизводства и документооборота Комитета, а также сотрудниками Комитета, в установленном порядке уполномоченными осуществлять работу с документами в структурных подразделениях Комитета (далее именуется - служба делопроизводства).
1.7. Содержание создаваемых в Комитете документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.
1.8. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения, сотрудник обязан передать все находящиеся у него документы иному сотруднику, определенному в соответствии с указанием непосредственного руководителя увольняемого, уходящего в отпуск или переводящегося (перемещаемого) по службе, работе сотрудника, с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива Комитета, возвращены в архив Комитета.
1.9. Инструкция обязательна для соблюдения всеми сотрудниками Комитета.
Сотрудники Комитета несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
Вновь принятые на службу (работу) сотрудники в течение трех рабочих дней со дня издания приказа о назначении на должность должны быть ознакомлены своим непосредственным руководителем с Инструкцией под роспись.
2. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству
2.1. Проект Инструкции и (или) изменения к ней разрабатываются службой делопроизводства в соответствии с действующими правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области, регулирующими деятельность по созданию и организации работы с созданными документами в органах исполнительной власти Волгоградской области.
2.2. Проект Инструкции или проект правового акта о внесении в нее изменений в установленном порядке рассматривается постоянно действующей экспертной комиссией по проведению экспертизы ценности документов и дел Комитета (далее именуется - ЭК) и направляется в государственный архив, источником комплектования которого является Комитет, для представления на согласование экспертно-проверочной комиссии комитета культуры Волгоградской области (далее именуется - ЭПК).
Правовыми актами Российской Федерации или Волгоградской области могут быть установлены дополнительные требования о согласовании проекта Инструкции или проекта правового акта о внесении в нее изменений, с органами исполнительной власти Волгоградской области или федеральными органами государственной власти или их структурными подразделениями.
Указанные согласования осуществляются до представления проекта Инструкции или проекта правового акта о внесении в нее изменений на согласование ЭПК, с приложением документов (копий документов), подтверждающих согласование.
2.3. Решение о согласовании проекта Инструкции или проекта правового акта о внесении в нее изменений оформляется проставлением штампа о согласовании в нижней части лицевой стороны последнего листа текста проекта Инструкции или проекта правового акта о внесении в нее изменений.
2.4. Инструкция и изменения в нее утверждаются приказом Комитета. Проекты правовых актов об утверждении Инструкции и изменений, вносимых в Инструкцию, подлежат согласованию с ЭПК.
3. Состав документов Комитета и общие требования к их созданию
3.1. В Комитете создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (сканирования) документов на бумажном носителе.
При создании документов на двух или более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Для создания документов в Комитете используется только лицевая сторона документа.
При создании документов используется шрифт Times New Roman.
Интервал между словами в один пробел.
Размер междустрочного интервала и насыщенность шрифта определяется исходя из установленных настоящей Инструкцией требований, в разделах, регулирующих правила создания конкретных видов документов (реквизитов). В случае если размер междустрочного интервала или насыщенность шрифта не указаны, применяется одинарный междустрочный интервал и шрифт обычной насыщенности.
3.2. Состав документов, образующихся в деятельности Комитета:
а) проекты законов Волгоградской области, правовых актов Губернатора и Администрации Волгоградской области;
б) правовые акты Комитета, в том числе приказы Комитета по основной (профильной) деятельности, личному составу;
в) протоколы заседаний, совещаний (совещательных, координационных, экспертных органов, рабочих групп и т.д.);
г) планы, отчеты;
д) записки (аналитические, служебные, пояснительные, и т.д.);
е) письма;
ж) телефонограммы;
з) доверенности;
и) договоры, контракты, соглашения.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Комитета создаются и другие виды документов (прогнозы, программы, резолюции и поручения, акты и т.д.).
3.3. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются:
