МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 12 апреля 2013 года N 83
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
____________________________________________________________________
Утратил силу с 24 февраля 2016 года на основании приказа комитета сельского хозяйства Волгоградской обл. от 24.02.2016 N 30.
____________________________________________________________________
(в ред. приказов министерства сельского хозяйства Волгоградской обл. от 21.06.2013 N 142, от 07.08.2014 N 190)
В соответствии с постановлением Губернатора Волгоградской области от 26.04.2012 N 224 "Об утверждении Положения о министерстве сельского хозяйства Волгоградской области", постановлением Администрации Волгоградской области от 12.04.2010 N 109-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области", постановлением Правительства Волгоградской области от 26.02.2013 N 78-п "Об утверждении Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области"
приказываю:
(в ред. приказа министерства сельского хозяйства Волгоградской обл. от 21.06.2013 N 142)
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в министерстве сельского хозяйства Волгоградской области, согласованную с экспертно-проверочной и методической комиссией министерства культуры Волгоградской области.
2. Признать утратившим силу приказ комитета по сельскому хозяйству и продовольствию Администрации Волгоградской области от 29.03.2011 N 64 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Комитете по сельскому хозяйству и продовольствию Администрации Волгоградской области".
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя министра - начальника департамента управления делами И.А. Ткаченко.
4. Настоящий приказ вступает в силу со дня подписания и подлежит официальному опубликованию.
Министр
В.В.ИВАНОВ
Утверждена
приказом
министерства
сельского хозяйства
Волгоградской области
от 12 апреля 2013 года N 83
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. приказов министерства сельского хозяйства Волгоградской обл. от 21.06.2013 N 142, от 07.08.2014 N 190)
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в министерстве сельского хозяйства Волгоградской области (далее именуется - инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности министерства сельского хозяйства Волгоградской области (далее именуется - министерство) документов, совершенствования делопроизводства министерства и повышения его эффективности.
1.2. Правовым основанием для разработки инструкции являются нормативные правовые акты Российской Федерации и Волгоградской области в сфере информации, документации и архивного дела, а также постановление Губернатора Волгоградской области от 26.04.2012 N 224 "Об утверждении Положения о министерстве сельского хозяйства Волгоградской области", постановление Администрации Волгоградской области от 12.04.2010 N 109-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области", постановление Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 года N 78-п "Об утверждении Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области" и иные правовые акты, регулирующие деятельность в сфере делопроизводства и документооборота.
1.3. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Делопроизводство министерства независимо от типа носителя документированной информации ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее именуется - система электронного документооборота), предназначенной в том числе для осуществления межведомственного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области.
1.4. Положения инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), регулируются специальными правовыми актами.
1.5. Служебные документы, содержащие сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с действующим законодательством, подлежат оформлению в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" и постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 28 марта 2003 года N 221 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Волгоградской области".
1.6. Требования инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической, процессуальной и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.7. Организацию, контроль, методическое руководство и совершенствование делопроизводства в министерстве осуществляет сектор делопроизводства и документооборота департамента управления делами (далее именуется - сектор делопроизводства и документооборота).
1.8. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях министерства осуществляется сотрудником, совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с другими функциональными обязанностями.
1.9. Сотрудники министерства несут установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований инструкции.
1.10. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения сотрудники обязаны передать по акту все находящиеся у них служебные документы сотруднику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения министерства, или другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения министерства.
1.11. При утрате документов проводится служебная проверка.
1.12. Вновь принятые сотрудники должны быть ознакомлены своим руководителем или службой делопроизводства с настоящей инструкцией.
II. Основные понятия
В инструкции используются следующие основные понятия:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
служба делопроизводства - структурное подразделение министерства, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях министерства;
официальный документ (далее именуется - документ) - документ, созданный органами исполнительной власти Волгоградской области, другими государственными органами, органами местного самоуправления либо их должностными лицами, а также иными юридическими и физическими лицами (индивидуальными предпринимателями), оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот министерства;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в органах исполнительной власти Волгоградской области;
деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами почтовой связи;
телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами телеграфной сети общего пользования;
факсограмма (факс) - копия документа (письменного, графического, изобразительного), получаемая на бумажном носителе и переданная по каналам факсимильной связи;
электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
объем документооборота - количество документов, поступивших в министерство и созданных им за определенный период;
дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности министерства;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в министерстве, с указанием сроков их хранения;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Волгоградской области;
запрос информации - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в орган исполнительной власти Волгоградской области, другие государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам о предоставлении информации об их деятельности;
обращение гражданина - направленное в министерство или его должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в министерство;
электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;
штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и других отметок.
III. Создание документов в министерстве сельского хозяйства Волгоградской области
1. Бланки документов
1.1. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 миллиметров), А5 (148 x 210 миллиметров), А6 (105 x 148 миллиметров), имеют установленный состав обязательных реквизитов и порядок их расположения.
1.2. Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.
1.3. В министерстве используются следующие виды бланков:
бланк письма министерства с угловым расположением реквизитов;
бланк письма министерства с продольным расположением реквизитов;
бланк приказа министерства;
бланк Министра сельского хозяйства Волгоградской области для резолюций и поручений (образцы бланков приведены в приложении 1).
1.4. Типографским способом изготавливаются следующие виды бланков с воспроизведением герба Волгоградской области (далее именуются - гербовые бланки):
бланк письма министерства с угловым расположением реквизитов;
бланк письма министерства с продольным расположением реквизитов;
