ПРАВИТЕЛЬСТВО ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 11 августа 2015 года N 667
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ СО СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ, ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях совершенствования порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области правительство Воронежской области постановляет:
1. Утвердить прилагаемую инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области (далее - Инструкция).
2. Руководителям структурных подразделений правительства Воронежской области и исполнительных органов государственной власти Воронежской области обеспечить соблюдение установленных Инструкцией требований.
3. Руководителям структурных подразделений правительства Воронежской области в срок до 01.10.2015 предоставить в отдел информационной безопасности правительства Воронежской области:
3.1. Перечень сотрудников, ответственных за прием, регистрацию, хранение и отправку (передачу) документов, машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
3.2. Перечень помещений, в которых будет осуществляться хранение на постоянной основе документов, машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
4. Руководителям исполнительных органов государственной власти Воронежской области:
4.1. Назначить приказами сотрудников, ответственных за прием, регистрацию, хранение и отправку (передачу) документов, машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
4.2. В срок до 01.12.2015 предоставить в отдел информационной безопасности правительства Воронежской области перечень сотрудников, назначенных за прием, регистрацию, хранение и отправку (передачу) документов, машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
5. Рекомендовать органам местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Воронежской области с учетом положений Инструкции разработать собственные инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения.
6. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования, за исключением пунктов 1 и 2, которые вступают в силу с 01.01.2016.
7. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
Исполняющий обязанности
губернатора Воронежской области
Г.И.МАКИН
Утверждена
постановлением
правительства Воронежской области
от 11.08.2015 N 667
ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ СО СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ, ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
I. Общие положения
1.1. Инструкция о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 года N 1233.
1.2. Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения с документами и съемными машинными носителями информации (магнитные, оптические диски, флеш-накопители, накопители на жестких магнитных дисках) (далее - Машинные носители информации), содержащими служебную информацию ограниченного распространения в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области.
Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.3. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности правительства Воронежской области, исполнительных органов государственной власти Воронежской области, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Соблюдение режима конфиденциальности для такой информации является обязательным.
1.4. Решение о необходимости создания документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, принимается должностным лицом, подписывающим (утверждающим) его.
Должностные лица, принявшие решение об отнесении обрабатываемой информации к категории служебной информации ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение порядка обращения с ней, предусмотренного настоящей Инструкцией.
1.5. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения сведения, предусмотренные Федеральным законом от 09 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", а также сведения, отнесенные к категории открытых данных, в соответствии с Правилами отнесения информации к общедоступной информации, размещаемой государственными органами и органами местного самоуправления в информационно-телекоммуникационной сети Интернет в форме открытых данных, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 10 июля 2013 года N 583.
1.6. При подготовке документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, следует руководствоваться:
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03 марта 2003 года N 65-ст;
Регламентом правительства Воронежской области, утвержденным указом губернатора Воронежской области от 2 июля 2009 года N 368-у;
Регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области, утвержденным указом губернатора Воронежской области от 31 декабря 2008 года N 218-у;
Инструкцией по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области, утвержденной указом губернатора Воронежской области от 11 ноября 2013 года N 416-у;
Регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления Воронежской области, утвержденным распоряжением правительства Воронежской области от 19 июня 2013 года N 472-р;
настоящей Инструкцией.
1.7. Контроль качества и сроков исполнения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения и поступивших от Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации, осуществляет контрольное управление правительства Воронежской области.
II. Организация обработки служебной информации ограниченного распространения
2.1. Правовым актом правительства Воронежской области на основании представления руководителей структурных подразделений правительства Воронежской области, правовыми актами исполнительных органов государственной власти Воронежской области определяются сотрудники, ответственные за прием, регистрацию (учет), размножение, хранение и отправку (передачу) документов, Машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (далее - Ответственные сотрудники), а также перечни помещений, в которых будет осуществляться оперативное и архивное хранение документов, Машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения в структурных подразделениях правительства Воронежской области и исполнительных органах государственной власти Воронежской области соответственно.
Ответственные сотрудники назначаются в количестве, достаточном для выполнения возлагаемых на них функций в постоянном режиме.
2.2. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, исполнителем (разработчиком документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения) проставляется пометка "Для служебного пользования".
2.3. К работе с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, допускаются сотрудники структурных подразделений правительства Воронежской области, исполнительных органов государственной власти Воронежской области, указанные губернатором Воронежской области, заместителями губернатора Воронежской области, первыми заместителями председателя правительства Воронежской области, заместителями председателя правительства Воронежской области, руководителями структурных подразделений правительства Воронежской области, руководителями исполнительных органов государственной власти Воронежской области в резолюции по исполнению данных документов (далее - Сотрудники).
2.4. Перед началом обработки служебной информации ограниченного распространения Сотрудники должны быть ознакомлены Ответственным сотрудником с настоящей Инструкцией под подпись в подготовленном им листе ознакомления.
2.5. Сотрудникам, допущенным к работе со служебной информацией ограниченного распространения, запрещается:
без указания губернатора Воронежской области, заместителей губернатора Воронежской области, первых заместителей председателя правительства Воронежской области, заместителей председателя правительства Воронежской области, руководителей структурных подразделений правительства Воронежской области, руководителей исполнительных органов государственной власти Воронежской области сообщать устно или письменно кому бы то ни было эти сведения;
выносить документы, Машинные носители информации с пометкой "Для служебного пользования" из служебных помещений правительства Воронежской области, исполнительных органов государственной власти Воронежской области для работы на дому или в других, не связанных со служебной необходимостью целях.
2.6. Губернатор Воронежской области, заместители губернатора Воронежской области, первые заместители председателя правительства Воронежской области, заместители председателя правительства Воронежской области, руководители структурных подразделений правительства Воронежской области, руководители исполнительных органов государственной власти Воронежской области могут разрешить Сотрудникам вынос из служебных помещений правительства Воронежской области, исполнительных органов государственной власти Воронежской области документов, Машинных носителей информации с пометкой "Для служебного пользования" для их визирования или отправки (передачи).
2.7. Ответственные сотрудники, Сотрудники должны контролировать нахождение посторонних лиц в служебных помещениях, в которых осуществляется обработка и хранение служебной информации ограниченного распространения. В рабочее время в случае ухода всех сотрудников и в нерабочее время двери в эти помещения закрываются на ключ, который хранится у сотрудников, работающих в данных помещениях.
Ответственные сотрудники, Сотрудники во время обработки служебной информации ограниченного распространения должны следить за тем, чтобы посторонние лица не могли получить доступ к документам, Машинным носителям информации, прочесть информацию, выводимую на экран монитора, принтер, графопостроитель или устройство размножения документов.
2.8. Документы, Машинные носители информации, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, хранятся в сейфах или закрываемых на ключ шкафах (ящиках) в условиях, препятствующих свободному доступу к ним посторонних лиц.
2.9. Представители сторонних организаций при наличии письменного обращения допускаются к ознакомлению с документами с пометкой "Для служебного пользования" только с разрешения губернатора Воронежской области, заместителей губернатора Воронежской области, первых заместителей председателя правительства Воронежской области, заместителей председателя правительства Воронежской области, руководителей структурных подразделений правительства Воронежской области, руководителей исполнительных органов государственной власти Воронежской области, на чье имя поступило обращение.
Выписки из документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, выдаются представителю или направляются в адрес организации, направившей представителя, с пометкой "Для служебного пользования". При этом изготовление выписок с документов, поступивших из сторонних организаций, разрешается только с письменного разрешения организации, подготовившей документ.
2.10. Для регистрации и контроля сроков исполнения документов с пометкой "Для служебного пользования" применяется автоматизированная система документационного обеспечения управления правительства Воронежской области (далее - АС ДОУ) и ведется журнал регистрации документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, по форме согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции.
Файлы, содержащие документы с пометкой "Для служебного пользования", в АС ДОУ не размещаются.
2.11. Машинные носители информации, предназначенные для обработки, хранения или передачи служебной информации ограниченного распространения, регистрируются в журнале регистрации машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в соответствии с формой, предусмотренной приложением N 2 к настоящей Инструкции.
При регистрации Машинного носителя информации Ответственным сотрудником заполняются графы 1 - 3 и 6 - 8 журнала и на неотделяемой части его корпуса маркером или иным способом, обеспечивающим однозначное прочтение знаков, проставляются следующие учетные реквизиты: учетный номер, номер экземпляра (при наличии) и наименование структурного подразделения правительства Воронежской области или исполнительного органа государственной власти Воронежской области, в котором зарегистрирован носитель.
Порядковый учетный номер Машинного носителя информации состоит из делопроизводственного индекса подразделения, порядкового номера со сквозной нумерацией, проставляемого через дробь и пометки "ДСП", например:
00/1ДСП
2.12. Журналы регистрации документов и Машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, вносятся в номенклатуру дел несекретного делопроизводства с пометкой "ДСП". Перед заполнением журналы регистрации должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью. На обложке журналов указывается пометка "Для служебного пользования", а на обратной стороне последнего листа проставляется заверительная надпись Ответственного сотрудника с указанием количества прошитых листов.
Журналы регистрации хранятся в сейфах или закрываемых на ключ шкафах (ящиках).
2.13. Документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в отдельные дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом к индексу дела, в которое помещены такие документы, добавляется пометка "ДСП", а на обложке указывается пометка "Для служебного пользования".
2.14. Составление делопроизводственных индексов для документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется в порядке, установленном требованиями несекретного делопроизводства с добавлением индекса "ДСП".
2.15. Законченные делопроизводством поступившие и подготовленные документы с пометкой "Для служебного пользования" Ответственным сотрудником подшиваются в дела.
2.16. С момента заведения и до передачи на архивное хранение или уничтожение дела с пометкой "Для служебного пользования" находятся на оперативном хранении по месту их регистрации.
Сроки хранения дел, журналов и порядок их передачи в архив соответствуют требованиям несекретного делопроизводства.
2.17. До 20 января года, следующего за отчетным, документы с пометкой "Для служебного пользования" подшиваются в дела и на каждое дело (том дела) составляется внутренняя опись по форме согласно приложению N 3 к настоящей Инструкции.
2.18. При принятии решения об изменении Ответственного сотрудника в структурном подразделении правительства Воронежской области, исполнительном органе государственной власти Воронежской области составляется акт приема-передачи документов, дел и Машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, по форме согласно приложению N 4 к настоящей Инструкции, который утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения правительства Воронежской области, исполнительного органа государственной власти Воронежской области (далее - Руководитель).
2.19. Проверка наличия документов, дел, Машинных носителей информации с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год.
Организация проверки осуществляется Руководителем.
В ходе проверки контролируется наличие и правильность заполнения учетных форм, требуемых настоящей Инструкцией, а также определяется местонахождение всех документов и Машинных носителей информации с пометкой "Для служебного пользования", зарегистрированных в текущем году.
Результаты проверки оформляются актом, который утверждается Руководителем согласно приложению N 5 к настоящей Инструкции.
2.20. В случае реорганизации исполнительного органа государственной власти Воронежской области, изменения, исключения функций структурного подразделения правительства Воронежской области решение о дальнейшей обработке служебной информации ограниченного распространения принимается его правопреемником.
2.21. В случае ликвидации исполнительного органа государственной власти Воронежской области, упразднения структурного подразделения правительства Воронежской области Ответственным сотрудником в период проведения ликвидационных, организационно-штатных мероприятий осуществляется формирование всех имеющихся документов с пометкой "Для служебного пользования" в дела. Оформленные дела передаются в архив правительства Воронежской области в порядке, предусмотренном требованиями несекретного делопроизводства, независимо от сроков хранения документов.
