6.1. Исходящими являются инициативные документы, отправляемые из Администрации края за подписью Губернатора Алтайского края, первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края, а также документы, являющиеся ответами на входящие.
6.2. Ответственность за подготовку документа в соответствии с установленными Инструкцией правилами, а также согласование проекта документа возлагается на служащего Администрации края и органа исполнительной власти Алтайского края. До представления на подпись руководству исполнитель проверяет правильность оформления документа, адресации, наличие виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, указателя рассылки.
6.3. При регистрации проверяется правильность оформления реквизита "Адресат", наличие подписей, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе и соответствие количества экземпляров документа указателю рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Должным образом оформленные документы сканируются и их электронные образы прикрепляются к регистрационной карточке.
При необходимости письма-ответы отправляются адресату по электронной почте, указанной в запросе, ответственным за подготовку документа исполнителем.
6.4. Регистрация исходящих документов осуществляется в течение суток со дня их подписания (утверждения) или в первый рабочий день - при рассмотрении документов в нерабочие дни. Регистрационный номер и дата документа присваиваются ЕСЭД автоматически и с регистрационной карточки переносятся на документ зарегистрировавшим его служащим.
6.5. Вторые (визовые) экземпляры документов формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
6.6. Подписанные документы подлежат регистрации.
В протокольном отделе департамента документационного обеспечения Администрации края регистрируются:
законы Алтайского края;
указы и распоряжения Губернатора Алтайского края;
постановления и распоряжения Администрации края;
договоры, соглашения, доверенности и планы мероприятий Администрации края.
В технологическом отделе департамента документационного обеспечения Администрации края регистрируются:
личные поручения Губернатора Алтайского края;
поручения, данные на оперативном совещании у Губернатора Алтайского края;
протоколы совещаний у Губернатора Алтайского края.
В канцелярии департамента документационного обеспечения Администрации края регистрируются:
исходящие инициативные письма и письма, являющиеся ответами на входящие, за подписью Губернатора Алтайского края и его заместителей.
В приемных первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края регистрируются:
личные поручения первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края;
поручения, данные на аппаратном совещании у первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края;
протоколы оперативных совещаний у первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края.
Документы, подписанные руководителями структурных подразделений Администрации края, регистрируются в соответствующих подразделениях и передаются для отправки в канцелярию департамента документационного обеспечения Администрации края.