ПРАВИТЕЛЬСТВО СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 26 декабря 2014 года N 435-рп
Об Инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Ставропольского края
(с изменениями на 24 января 2024 года)
(в ред. распоряжений Правительства Ставропольского края от 15.04.2015 N 108-рп, от 31.05.2016 N 172-рп, от 29.06.2018 N 257-рп, от 09.11.2018 N 467-рп, от 02.04.2019 N 124-рп, от 30.04.2020 N 207-рп, от 24.09.2020 N 520-рп, от 20.10.2021 N 433-рп, от 01.08.2022 N 510-рп, от 10.08.2023 N 479-рп, от 24.01.2024 N 52-рп)
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате Правительства Ставропольского края (далее - Инструкция).
2. Руководителям структурных подразделений аппарата Правительства Ставропольского края обеспечить в двухмесячный срок ознакомление работников возглавляемых ими структурных подразделений аппарата Правительства Ставропольского края с Инструкцией под роспись и принять необходимые меры по ее неукоснительному соблюдению.
3. Начальнику государственного казенного учреждения "Управление зданиями Правительства Ставропольского края" обеспечить в двухмесячный срок ознакомление работников данного учреждения, выполняющих функции секретаря руководителя структурного подразделения аппарата Правительства Ставропольского края, ответственного за делопроизводство в данном структурном подразделении аппарата Правительства Ставропольского края, с Инструкцией под роспись и принять необходимые меры по ее неукоснительному соблюдению.
4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя председателя Правительства Ставропольского края, руководителя аппарата Правительства Ставропольского края Прудникову О.Н.
5. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.
Губернатор
Ставропольского края
В.В.ВЛАДИМИРОВ
Утверждена
распоряжением
Правительства Ставропольского края
от 26 декабря 2014 г. N 435-рп
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ
(в ред. распоряжений Правительства Ставропольского края от 15.04.2015 N 108-рп, от 31.05.2016 N 172-рп, от 29.06.2018 N 257-рп, от 09.11.2018 N 467-рп, от 02.04.2019 N 124-рп, от 30.04.2020 N 207-рп, от 24.09.2020 N 520-рп, от 20.10.2021 N 433-рп, от 01.08.2022 N 510-рп, от 10.08.2023 N 479-рп, от 24.01.2024 N 52-рп)
I. Общие положения
1. Настоящая Инструкция определяет единую систему общего (несекретного) делопроизводства в аппарате Правительства Ставропольского края (далее соответственно - Правительство, аппарат Правительства), устанавливает единые требования к организации документооборота: порядок приема, учета, прохождения и порядок подготовки, оформления и рассылки документов, а также порядок подготовки документов к их последующему хранению и использованию.
2. К работе с секретными документами в аппарате Правительства требования настоящей Инструкции применяются в части, не урегулированной специальной инструкцией.
Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения, утверждаемой Правительством.
Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче их на архивное хранение.
Типы документов, порядок оформления которых не оговаривается настоящей Инструкцией, оформляются в соответствии с утвержденными нормативными правовыми актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами Ставропольского края для данного типа документов правилами (инструкциями, порядком и т.д.), а в случае отсутствия таковых - в соответствии с национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".
(в ред. распоряжения Правительства Ставропольского края от 09.11.2018 N 467-рп)
3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников структурных подразделений аппарата Правительства (далее - подразделение аппарата Правительства) и для работников других государственных органов и организаций, подготавливающих проекты документов, подлежащие согласованию в аппарате Правительства.
4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в подразделениях аппарата Правительства возлагается на их руководителей.
5. Работники аппарата Правительства несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов.
6. Об утрате документов работники подразделений аппарата Правительства немедленно сообщают своему руководителю и начальнику управления делопроизводства и архива аппарата Правительства (далее - управление делопроизводства).
7. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению. Передача работниками подразделения аппарата Правительства документов или их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководителя данного подразделения.
(п. 7 в ред. распоряжения Правительства Ставропольского края от 30.04.2020 N 207-рп)
8. Переписка между подразделениями аппарата Правительства по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо служебной информации осуществляются специально на то уполномоченными работниками аппарата Правительства, а также иными работниками аппарата Правительства по разрешению (поручению, указанию) Губернатора Ставропольского края (далее - Губернатор) или руководителя аппарата Правительства.
9. Организация единой системы делопроизводства, документационного обеспечения деятельности аппарата Правительства, подготовка рекомендаций и методических материалов по вопросам делопроизводства, контроль за соблюдением требований ГОСТов и настоящей Инструкции осуществляются управлением делопроизводства.
10. На период временного отсутствия работника аппарата Правительства (отпуск, болезнь, командировка и т.д.) документы, находящиеся у него на исполнении, передаются другому работнику по указанию руководителя подразделения аппарата Правительства, если такое отсутствие работника приводит к невозможности соблюдения сроков исполнения документов, а при увольнении - сдаются руководителю подразделения аппарата Правительства.
11. Работники аппарата Правительства, ответственные за делопроизводство в подразделениях аппарата Правительства, и работники государственного казенного учреждения "Управление зданиями Правительства Ставропольского края", выполняющие функции секретаря руководителя подразделения аппарата Правительства, ответственного за делопроизводство в данном подразделении аппарата Правительства (далее - работник, ответственный за делопроизводство в подразделении аппарата Правительства), а также работники аппарата Правительства обязаны ознакомиться с настоящей Инструкцией при приеме на работу и строго ее соблюдать.
Ответственность за ознакомление таких работников с настоящей Инструкцией возлагается на руководителей соответствующих подразделений аппарата Правительства.
12. На работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях аппарата Правительства, возлагаются следующие основные функции:
1) прием, учет и распределение документов, поступающих в подразделение аппарата Правительства, а также проверка соответствия количества документов, фактически полученных данным подразделением, и зарегистрированных документов;
2) передача документов на рассмотрение руководителю подразделения аппарата Правительства и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;
3) учет и регистрация исходящих из подразделения аппарата Правительства документов, проверка правильности их оформления и передача их адресату;
4) ввод в базу данных системы электронного делопроизводства и документооборота "ДЕЛО" (далее - СЭДД "ДЕЛО") информации о ходе и результатах исполнения документов, поступивших в подразделение аппарата Правительства;
5) учет документов, находящихся на исполнении у работников подразделения аппарата Правительства;
6) печатание проектов поручений, служебных писем за подписью руководителя подразделения аппарата Правительства и других документов;
7) контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;
8) разработка номенклатуры дел подразделения аппарата Правительства;
9) формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в управление делопроизводства;
10) по поручению руководителя соответствующего подразделения аппарата Правительства осуществлять ознакомление работников подразделения аппарата Правительства с копиями федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Ставропольского края, постановлений и распоряжений Губернатора, постановлений и распоряжений Правительства, приказов аппарата Правительства, а также распорядительными документами и информационными материалами, поступившими в подразделение аппарата Правительства;
11) прием и передача служебной информации посредством факсимильной связи.
II. Перечень правовых актов и документов, в соответствии с которыми осуществляется организация делопроизводства
13. Работа с документами в аппарате Правительства осуществляется в соответствии со следующими правовыми актами и документами:
1) Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации";
2) Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
3) Федеральный закон "Об электронной подписи";
4) постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (далее - постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754);
7) ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" (утвержден постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 25 декабря 2001 г. N 573-ст) (далее - ГОСТ Р 51511-2001);
