ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 29 декабря 2004 года N 1315
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
____________________________________________________________________
Утратил силу с 1 февраля 2019 года на основании Постановления главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 09.01.2019 N 1.
____________________________________________________________________
(в редакции Постановлений главы администрации Краснодарского края от 13.12.2005 N 1185, от 29.12.2006 N 1200, от 03.09.2007 N 811, от 24.10.2007 N 1003, от 24.04.2008 N 330, Постановлений главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 26.06.2008 N 590, от 28.01.2009 N 37, от 19.11.2009 N 997, от 29.12.2009 N 1193, от 23.03.2010 N 185, от 07.04.2010 N 240, от 19.07.2010 N 575, от 02.08.2011 N 841, от 27.12.2011 N 1550, от 19.04.2012 N 424, от 21.11.2012 N 1387, от 02.04.2013 N 325, от 22.10.2013 N 1231, от 10.12.2013 N 1425, от 28.08.2014 N 915, от 08.09.2014 N 958, от 26.12.2014 N 1581, от 21.01.2015 N 25, от 31.03.2015 N 240, от 09.06.2015 N 497, от 14.09.2015 N 860, от 05.11.2015 N 1010, от 16.11.2015 N 1040, от 16.12.2015 N 1233, от 25.12.2015 N 1267, от 30.12.2015 N 1350, от 18.02.2016 N 68, от 28.07.2016 N 555, от 17.01.2017 N 22, от 07.07.2017 N 500, от 18.09.2017 N 727, от 07.11.2017 N 828, от 22.11.2017 N 911, от 30.03.2018 N 135)
В целях организации работы со служебными документами на единой основе, а также совершенствования и повышения эффективности делопроизводства постановляю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края (прилагается).
2. Руководителям структурных подразделений администрации, органов исполнительной власти Краснодарского края:
организовать изучение и внедрение Инструкции по делопроизводству,
обеспечить безусловное соблюдение положений Инструкции по делопроизводству при подготовке и оформлении служебных документов.
3. Признать утратившими силу разделы 3, 4, 6, 7, 9, 10 приложения к постановлению главы администрации края от 14 августа 2001 года N 760 "О регламенте администрации Краснодарского края".
4. Признать утратившими силу постановления главы администрации Краснодарского края:
5. Признать утратившим силу распоряжение главы администрации Краснодарского края от 15 января 2004 года N 33-р "Об утверждении Правил оформления служебных документов в администрации Краснодарского края и органах исполнительной власти Краснодарского края".
6. Контроль за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству возложить на управляющего делами администрации Краснодарского края Е.А. Щепановского.
(п. 6 в ред. Постановления главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 07.07.2017 N 500)
7. Постановление вступает в силу с 1 января 2005 года.
Глава администрации
Краснодарского края
А.Н.ТКАЧЕВ
Приложение
Утверждена
постановлением
главы администрации
Краснодарского края
от 29 декабря 2004 года N 1315
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
(в ред. Постановлений главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 10.12.2013 N 1425, от 28.08.2014 N 915, от 08.09.2014 N 958, от 26.12.2014 N 1581, от 21.01.2015 N 25, от 31.03.2015 N 240, от 09.06.2015 N 497, от 14.09.2015 N 860, от 05.11.2015 N 1010, от 16.11.2015 N 1040, от 16.12.2015 N 1233, от 25.12.2015 N 1267, от 30.12.2015 N 1350, от 18.02.2016 N 68, от 28.07.2016 N 555, от 17.01.2017 N 22, от 07.07.2017 N 500, от 18.09.2017 N 727, от 07.11.2017 N 828, от 22.11.2017 N 911, от 30.03.2018 N 135)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в рамках осуществления деятельности администрации и органов исполнительной власти Краснодарского края (далее также - исполнительные органы государственной власти Краснодарского края) документов, совершенствования делопроизводства исполнительных органов государственной власти Краснодарского края и повышения его эффективности.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Краснодарского края в сфере информации, документации и архивного дела, требованиями к оформлению документов ГОСТа, Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23 декабря 2009 года N 76.
1.3. Органы исполнительной власти Краснодарского края могут разрабатывать свои инструкции, дополняющие и конкретизирующие Инструкцию в соответствии с особенностями организации работы с документами в структурных подразделениях указанных органов, не противоречащие законодательству Российской Федерации, Краснодарского края и настоящей Инструкции, которые утверждаются руководителями органов исполнительной власти Краснодарского края после согласования с управлением делами администрации Краснодарского края (далее - управление делами) и управлением архивов министерства культуры Краснодарского края. Согласование проводится в целях контроля за соблюдением органами исполнительной власти Краснодарского края законодательства Российской Федерации, нормативных и методических документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления, учета и обеспечения сохранности документов как составной части архивного фонда Краснодарского края.
(в ред. Постановлений главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 28.08.2014 N 915, от 28.07.2016 N 555)
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции. Правила работы в системах автоматизированной обработки документации излагаются в руководствах по использованию этих систем.
1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную и иную тайну), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем исполнительного органа государственной власти Краснодарского края.
Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической, процессуальной и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
Типы документов, порядок оформления которых не оговаривается Инструкцией, оформляются в соответствии с утвержденными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Краснодарского края для данного типа документов правилами (инструкциями, порядком и так далее).
По отдельным видам документов, порядок подготовки, оформления и работы с которыми утвержден правовыми актами Краснодарского края, положения Инструкции применяются в части, не урегулированной такими правовыми актами Краснодарского края.
1.6. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в исполнительном органе государственной власти Краснодарского края осуществляет назначенный специалист или структурное подразделение этого органа (далее - служба делопроизводства). В администрации Краснодарского края эти функции осуществляет управление делами.
(в ред. Постановлений главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 28.08.2014 N 915, от 28.07.2016 N 555)
Функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются Положением о ней, должностные обязанности работников службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти Краснодарского края, устанавливаются должностными регламентами.
1.7. Переписка между структурными подразделениями исполнительных органов государственной власти Краснодарского края по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
1.8. Не допускается работа с подлинными экземплярами документов вне служебных помещений. С содержанием проектов документов, документов и резолюций к ним могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их созданию, оформлению, выполнению, контролю и хранению. Сведения, содержащиеся в служебных документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с документами.
1.9. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с письменного (при решении оперативных вопросов - устного) разрешения руководителя органа исполнительной власти Краснодарского края или структурного подразделения администрации Краснодарского края.
1.10. Работники исполнительных органов государственной власти Краснодарского края несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
1.11. При утрате служебного документа назначается разбирательство (в администрации Краснодарского края - управляющим делами администрации Краснодарского края (далее - управляющий делами), в органе исполнительной власти Краснодарского края - руководителем или, по его поручению, заместителем руководителя).
(п. 1.11 в ред. Постановления главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 07.07.2017 N 500)
1.12. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник обязан передать находящиеся у него на выполнении, контроле или хранении документы лицу, его замещающему, или иному работнику по указанию непосредственного руководителя. В случае отсутствия таковых документы передаются непосредственному руководителю. При увольнении или переводе по службе передаче по акту подлежат все документы.
1.13. Руководитель органа исполнительной власти Краснодарского края или структурного подразделения администрации Краснодарского края должен организовать ознакомление вновь принятых работников, деятельность которых связана со служебными документами, с требованиями Инструкции.
2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
В Инструкции используются следующие основные понятия:
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившего его исполнительного органа государственной власти Краснодарского края;
входящий документ - документ, поступивший в исполнительный орган государственной власти Краснодарского края;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или сфере деятельности исполнительного органа государственной власти Краснодарского края, помещенные в отдельную обложку;
деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу);
(в ред. Постановления главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 28.07.2016 N 555)
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в исполнительном органе государственной власти Краснодарского края;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот исполнительного органа государственной власти Краснодарского края;
документирование - фиксация информации на различных носителях по установленным правилам;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения выполнения, отправки и (или) помещения в дело;
документальный фонд исполнительного органа государственной власти Краснодарского края - совокупность документов, образующихся в рамках осуществления деятельности исполнительного органа государственной власти Краснодарского края;
заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
исходящий документ - официальный документ, отправляемый из исполнительного органа государственной власти Краснодарского края;
контроль выполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное выполнение документов;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в исполнительном органе государственной власти Краснодарского края, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
номер дела - цифровое и (или) буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел исполнительного органа государственной власти Краснодарского края, наносимое на его обложку;
нормативный правовой акт исполнительного органа государственной власти Краснодарского края (далее - нормативный правовой акт) - письменный официальный документ, принятый главой администрации (губернатором) Краснодарского края или руководителем органа исполнительной власти Краснодарского края в рамках их компетенции и направленный на урегулирование общественных отношений либо изменение или прекращение существующих правоотношений. Нормативный правовой акт содержит правовую норму;
ненормативный правовой акт исполнительного органа государственной власти Краснодарского края (далее - ненормативный правовой акт) - письменный официальный документ, принятый главой администрации (губернатором) Краснодарского края или руководителем органа исполнительной власти Краснодарского края в рамках их компетенции и не содержащий правовой нормы;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
объем документооборота - количество документов, поступивших в исполнительный орган государственной власти Краснодарского края и созданных им за определенный период;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных соответствующими нормативными правовыми актам Российской Федерации, Краснодарского края;
