ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ (ГУБЕРНАТОР) КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 10 декабря 2013 года N 1425
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЯ В ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ ОТ 29 ДЕКАБРЯ 2004 ГОДА N 1315 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ"
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании Постановления главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 09.01.2019 N 1.
____________________________________________________________________
В соответствии с Законом Краснодарского края от 6 июня 1995 года N 7-КЗ "О правотворчестве и нормативных правовых актах Краснодарского края", в целях совершенствования работы со служебными документами в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края постановляю:
1. Внести в постановление главы администрации Краснодарского края от 29 декабря 2004 года N 1315 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края" изменение, изложив приложение к нему в новой редакции (прилагается).
2. Руководителям структурных подразделений администрации Краснодарского края, органов исполнительной власти Краснодарского края организовать изучение новой редакции Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края и внедрение ее в практику работы со служебными документами.
3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющего делами Н.А. Долуду.
4. Постановление вступает в силу с 1 января 2014 года.
Глава администрации (губернатор)
Краснодарского края
А.Н.ТКАЧЕВ
Приложение
к постановлению
главы администрации (губернатора)
Краснодарского края
от 10 декабря 2013 года N 1425
"Приложение
Утверждена
постановлением
главы администрации
Краснодарского края
от 29 декабря 2004 года N 1315
(в редакции
постановления главы
администрации (губернатора)
Краснодарского края
от 10 декабря 2013 года N 1425)
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в рамках осуществления деятельности администрации и органов исполнительной власти Краснодарского края (далее также - исполнительные органы государственной власти Краснодарского края) документов, совершенствования делопроизводства исполнительных органов государственной власти Краснодарского края и повышения его эффективности.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Краснодарского края в сфере информации, документации и архивного дела, требованиями к оформлению документов ГОСТа, Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23 декабря 2009 года N 76.
1.3. Органы исполнительной власти Краснодарского края могут разрабатывать свои инструкции, дополняющие и конкретизирующие Инструкцию в соответствии с особенностями организации работы с документами в структурных подразделениях указанных органов, не противоречащие законодательству Российской Федерации, Краснодарского края и настоящей Инструкции, которые утверждаются руководителями органов исполнительной власти Краснодарского края после согласования с управлением делопроизводства в департаменте управления делами администрации Краснодарского края (далее - управление делопроизводства) и управлением по делам архивов Краснодарского края. Согласование проводится в целях контроля за соблюдением органами исполнительной власти Краснодарского края законодательства Российской Федерации, нормативных и методических документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления, учета и обеспечения сохранности документов как составной части архивного фонда Краснодарского края.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции. Правила работы в системах автоматизированной обработки документации излагаются в руководствах по использованию этих систем.
1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную и иную тайну), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем исполнительного органа государственной власти Краснодарского края.
Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической, процессуальной и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
Типы документов, порядок оформления которых не оговаривается Инструкцией, оформляются в соответствии с утвержденными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Краснодарского края для данного типа документов правилами (инструкциями, порядком и так далее).
По отдельным видам документов, порядок подготовки, оформления и работы с которыми утвержден правовыми актами Краснодарского края, положения Инструкции применяются в части, не урегулированной такими правовыми актами Краснодарского края.
1.6. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в исполнительном органе государственной власти Краснодарского края осуществляет назначенный специалист или структурное подразделение этого органа (далее - служба делопроизводства). В администрации Краснодарского края эти функции осуществляет управление делопроизводства.
Функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются Положением о ней, должностные обязанности работников службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти Краснодарского края, устанавливаются должностными регламентами.
1.7. Переписка между структурными подразделениями исполнительных органов государственной власти Краснодарского края по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
1.8. Не допускается работа с подлинными экземплярами документов вне служебных помещений. С содержанием проектов документов, документов и резолюций к ним могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их созданию, оформлению, выполнению, контролю и хранению. Сведения, содержащиеся в служебных документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с документами.
1.9. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с письменного (при решении оперативных вопросов - устного) разрешения руководителя органа исполнительной власти Краснодарского края или структурного подразделения администрации Краснодарского края.
1.10. Работники исполнительных органов государственной власти Краснодарского края несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
1.11. При утрате служебного документа назначается служебное расследование (в администрации Краснодарского края - заместителем главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющим делами, в органе исполнительной власти Краснодарского края - руководителем или, по его поручению, заместителем руководителя).
1.12. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник обязан передать находящиеся у него на выполнении, контроле или хранении документы лицу, его замещающему, или иному работнику по указанию непосредственного руководителя. В случае отсутствия таковых документы передаются непосредственному руководителю. При увольнении или переводе по службе передаче по акту подлежат все документы.
1.13. Руководитель органа исполнительной власти Краснодарского края или структурного подразделения администрации Краснодарского края должен организовать ознакомление вновь принятых работников, деятельность которых связана со служебными документами, с требованиями Инструкции.
2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
В Инструкции используются следующие основные понятия:
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившего его исполнительного органа государственной власти Краснодарского края;
входящий документ - документ, поступивший в исполнительный орган государственной власти Краснодарского края;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или сфере деятельности исполнительного органа государственной власти Краснодарского края, помещенные в отдельную обложку;
деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами почтовой связи;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в исполнительном органе государственной власти Краснодарского края;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот исполнительного органа государственной власти Краснодарского края;
документирование - фиксация информации на различных носителях по установленным правилам;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения выполнения, отправки и (или) помещения в дело;
документальный фонд исполнительного органа государственной власти Краснодарского края - совокупность документов, образующихся в рамках осуществления деятельности исполнительного органа государственной власти Краснодарского края;
заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
исходящий документ - официальный документ, отправляемый из исполнительного органа государственной власти Краснодарского края;
контроль выполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное выполнение документов;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в исполнительном органе государственной власти Краснодарского края, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
номер дела - цифровое и (или) буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел исполнительного органа государственной власти Краснодарского края, наносимое на его обложку;
нормативный правовой акт исполнительного органа государственной власти Краснодарского края (далее - нормативный правовой акт) - письменный официальный документ, принятый главой администрации (губернатором) Краснодарского края или руководителем органа исполнительной власти Краснодарского края в рамках их компетенции и направленный на урегулирование общественных отношений либо изменение или прекращение существующих правоотношений. Нормативный правовой акт содержит правовую норму;
ненормативный правовой акт исполнительного органа государственной власти Краснодарского края (далее - ненормативный правовой акт) - письменный официальный документ, принятый главой администрации (губернатором) Краснодарского края или руководителем органа исполнительной власти Краснодарского края в рамках их компетенции и не содержащий правовой нормы;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
объем документооборота - количество документов, поступивших в исполнительный орган государственной власти Краснодарского края и созданных им за определенный период;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных соответствующими нормативными правовыми актам Российской Федерации, Краснодарского края;
подлинник документа - первый или единичный экземпляр документа;
правовая норма - общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение и распространяющееся на неопределенный круг лиц;
проект нормативного правового акта - документ, содержащий текст проекта нормативного правового акта и внесенный в установленном порядке на рассмотрение правотворческого органа края, правомочного принимать, изменять и отменять нормативные правовые акты в соответствии с установленной компетенцией;
регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке учетных данных о документе, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
служба делопроизводства - структурное подразделение исполнительного органа государственной власти Краснодарского края, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях исполнительных органов государственной власти Краснодарского края;
служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края;
служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности исполнительных органов государственной власти Краснодарского края;
составитель документа - лицо (или группа лиц), которому поручено создание документа (проекта документа);
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документа внутри дела;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
электронное письмо (электронное сообщение) - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью в установленном законодательством порядке;
