АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД САЛЕХАРД
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 18 июня 2018 года N 1470
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Салехарда
(с изменениями на 20 сентября 2024 года)
(в ред. постановлений Администрации МО город Салехард от 27.12.2018 N 3813, от 28.10.2019 N 2787, от 02.12.2019 N 3248, от 01.12.2021 N 3520, от 17.05.2022 N 1163, от 20.09.2024 N 2231)
В целях совершенствования и повышения эффективности документационного обеспечения Администрации города Салехарда, в том числе с использованием государственной информационной системы "Региональная система электронного документооборота Ямало-Ненецкого автономного округа", снижения организационно-технических затрат на его осуществление, в целях унификации и оптимизации процедур делопроизводства Администрация города Салехарда постановляет:
(в ред. постановлений Администрации МО город Салехард от 17.05.2022 N 1163, от 20.09.2024 N 2231)
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Салехарда (далее - Инструкция).
(в ред. постановления Администрации МО город Салехард от 20.09.2024 N 2231)
2. Руководителям структурных подразделений Администрации города Салехарда:
(в ред. постановления Администрации МО город Салехард от 20.09.2024 N 2231)
2.1. при подготовке, обработке, использовании, исполнении и хранении документов обеспечить строгое соблюдение Инструкции;
2.2. привести в соответствие с Инструкцией ведомственную правовую базу делопроизводства:
- признать утратившими силу действующие инструкции по делопроизводству;
- разработать и принять правовые акты, регламентирующие работу с отдельными видами документов, не учтенных в Инструкции.
3. Руководителям муниципальных учреждений города Салехарда принять Инструкцию в качестве примерной инструкции по делопроизводству.
4. Признать утратившими силу:
- пункт 1 изменений, утвержденных постановлением Администрации города Салехарда от 14 марта 2016 года N 121 "О внесении изменений в некоторые постановления Администрации города Салехарда";
- пункт 2 изменений, утвержденных постановлением Администрации города Салехарда от 03 марта 2017 года N 306 "О внесении изменений в некоторые постановления Администрации города Салехарда".
5. Настоящее постановление вступает в силу с 01 июля 2018 года.
6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами Администрации города Салехарда.
(в ред. постановления Администрации МО город Салехард от 17.05.2022 N 1163)
Глава Администрации города
И.Л.КОНОНЕНКО
Утверждена
постановлением Администрации
города Салехарда
от 18 июня 2018 года N 1470
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА САЛЕХАРДА
(в ред. постановлений Администрации МО город Салехард от 27.12.2018 N 3813, от 28.10.2019 N 2787, от 02.12.2019 N 3248, от 01.12.2021 N 3520, от 17.05.2022 N 1163, от 20.09.2024 N 2231)
Инструкция по делопроизводству в Администрации города Салехарда (далее - Инструкция, Администрация города, городской округ) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, использованию, исполнению и хранению документов Администрации города в процессе осуществления возложенных на неё функций.
(в ред. постановления Администрации МО город Салехард от 20.09.2024 N 2231)
I. Термины и определения
Автор документа - орган, организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;
бланк документа - лист бумаги белого цвета или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности;
делопроизводитель - лицо, ответственное за ведение делопроизводства должностного лица Администрации города или структурного подразделения Администрации города;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, обработку, использование и оперативное хранение документов;
(в ред. постановления Администрации МО город Салехард от 17.05.2022 N 1163)
документ - официальный документ, созданный государственным органом власти, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;
документальный фонд Администрации города - совокупность документов, образующихся в процессе деятельности Администрации города и ее структурных подразделений (созданные в Администрации города (ее структурном подразделении) и полученные в результате взаимодействия с федеральными органами государственной власти, иными органами государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - автономный округ), органами местного самоуправления, общественными объединениями, организациями и гражданами);
(в ред. постановления Администрации МО город Салехард от 17.05.2022 N 1163)
архивный фонд Администрации города - совокупность документов, состоящая из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, подлежащих хранению в Администрации города;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
обращение гражданина - направленные в орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в орган местного самоуправления или к должностному лицу;
официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;
оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;
печать - устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица или копии документа посредством нанесения оттиска;
подлинник документа - первый, единственный или оговоренный в тексте самого документа экземпляр документа, а также все экземпляры электронного документа, подписанные при помощи электронной подписи и иных аналогов собственноручной подписи в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации;
подразделение делопроизводства - структурное подразделение или должностное лицо Администрации города (ее структурного подразделения), на которое правовым актом Администрации города или соответствующего структурного подразделения Администрации города возложены функции по организации и ведению делопроизводства;
регистрационно-контрольная карточка (РКК) - запись базы данных системы электронного документооборота и делопроизводства Администрации города (далее - база данных), отображаемая в ее визуальных формах, включающая в себя электронный документ или электронный образ документа и все реквизиты, необходимые для однозначной идентификации документа и определяющие этапы его движения в процессе его подготовки и исполнения;
