АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД САЛЕХАРД
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 11 июля 2012 года N 351
ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД САЛЕХАРД
(в редакции постановлений Администрации МО город Салехард от 24.01.2013 N 16, от 14.06.2013 N 245, от 15.01.2014 N 18, от 15.04.2015 N 174, от 20.05.2015 N 243, от 11.06.2015 N 283, от 14.03.2016 N 121, от 03.03.2017 N 306)
____________________________________________________________________
Утратил силу с 01.07.2018 на основании
постановления Администрации МО город Салехард от 18.06.2018 N 1470
____________________________________________________________________
В целях совершенствования и повышения эффективности документационного обеспечения в Администрации муниципального образования город Салехард постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации муниципального образования город Салехард (далее - Инструкция).
2. Руководителям структурных подразделений Администрации города при подготовке, обработке, использовании, исполнении и хранении документов Администрации города обеспечить строгое соблюдение Инструкции.
3. Признать утратившими силу постановления Администрации города Салехарда:
- от 29 декабря 2004 года N 855 "Об Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования город Салехард";
- от 16 января 2008 года N 9 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации муниципального образования город Салехард";
- от 30 апреля 2009 года N 125 "О внесении изменений в постановление Администрации города от 29 декабря 2004 года N 855";
- от 24 сентября 2009 года N 294 "О внесении изменений в постановление Администрации города от 29 декабря 2004 года N 855";
- от 21 января 2005 года N 10 "Об организации контроля за исполнением документов в Администрации города Салехарда".
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Главы Администрации города, управляющего делами А.Ю. Зорина.
(в ред. постановления Администрации МО город Салехард от 03.03.2017 N 306)
Глава Администрации города
И.Л.КОНОНЕНКО
Утверждена
постановлением Администрации
города Салехарда
от 11 июля 2012 года N 351
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД САЛЕХАРД
(в редакции постановлений Администрации МО город Салехард от 24.01.2013 N 16, от 14.06.2013 N 245, от 15.01.2014 N 18, от 15.04.2015 N 174, от 20.05.2015 N 243, от 11.06.2015 N 283, от 14.03.2016 N 121)
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации муниципального образования город Салехард (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, использованию, исполнению и хранению документов в Администрации муниципального образования город Салехард (далее - Администрация города).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ямало-Ненецкого автономного округа, Уставом муниципального образования город Салехард, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), утвержденным постановлением Госстандарта России от 03 марта 2003 года N 65-ст, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 02 декабря 2009 года N 76.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами Администрации города независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами и электронными копиями документов, включая подготовку, обработку, исполнение, использование и хранение документов, осуществляемые с использованием системы электронного делопроизводства и документооборота (далее - СЭДД).
1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.
Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
Типы документов, порядок оформления которых не оговаривается настоящей Инструкцией, оформляются в соответствии с утвержденными нормативными правовыми актами Российской Федерации или Ямало-Ненецкого автономного округа для данного типа документов правилами (инструкциями, порядком и т.д.), а в случае отсутствия таковых, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
1.5. Порядок работы с документами, установленный Инструкцией, обязателен для всех работников Администрации города. Каждый работник Администрации города несет персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у него служебных документов.
1.6. При работе с документами, поступившими в Администрацию города, не допускается вносить в них исправления, а также работать с ними вне служебных помещений. Сотрудники обязаны соблюдать физическую целостность оригиналов документов и резолюций к ним, обеспечить их возврат в установленном настоящей Инструкцией порядке.
С содержанием проектов документов, документов и резолюций к ним могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их созданию, оформлению, исполнению, контролю и хранению. Информация, раскрывающая содержание документов, не подлежит разглашению или несанкционированному распространению.
1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях Администрации города возлагается на их руководителей.
Руководители структурных подразделений Администрации города в случае увольнения сотрудника или его перехода на другую работу обеспечивают полную передачу по акту всех находящихся у него на исполнении, контроле или хранении документов лицу, его замещающему, или иному должностному лицу по указанию непосредственного руководителя. В случае отсутствия таковых документы передаются непосредственному руководителю.
II. Основные понятия
Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Администрации города;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронная копия документа - электронный документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа - первый, единственный или оговоренный в тексте самого документа экземпляр документа, а также все экземпляры электронного документа, подписанные при помощи электронной подписи и иных аналогов собственноручной подписи в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой автором документа в соответствии с установленным настоящей Инструкцией порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу в установленных действующим законодательством случаях;
регистрационно-контрольная карточка (РКК) - запись базы данных СЭДД, отображаемая в ее визуальных формах, включающая в себя электронную копию документа и все реквизиты, необходимые для однозначной идентификации документа и определяющие этапы его движения в процессе его подготовки и исполнения;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложения, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Администрации города или ее структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора для включения в состав архивного фонда муниципального образования;
дело - отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или сфере деятельности Администрации города;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
делопроизводитель - лицо, ответственное за ведение делопроизводства должностного лица, Администрации города или ее структурного подразделения;
документальный фонд Администрации города или ее структурного подразделения - совокупность документов, образующихся в процессе их деятельности;
печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;
штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.
III. Создание документов
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы, создаваемые в Администрации города, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный настоящей Инструкцией состав реквизитов.
Эскизы бланков документов составляются в соответствии с Методическими рекомендациями по формированию эскизов бланков документов исполнительных органов государственной власти и должностных лиц автономного округа, а также требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
3.1.2. В Администрации города применяются следующие виды бланков:
3.1.2.1. с воспроизведением герба муниципального образования в многоцветном варианте:
- бланк постановления Администрации города (приложение N 1 к настоящей Инструкции);
- бланк распоряжения Администрации города (приложение N 2 к настоящей Инструкции);
- бланк письма Администрации города (приложение N 3 к настоящей Инструкции);
3.1.2.2. с воспроизведением герба муниципального образования в одноцветном варианте:
- бланк письма Администрации города;
- бланки писем структурных подразделений Администрации города, обладающих правами юридического лица (приложение N 4 к настоящей Инструкции);
3.1.2.3. без воспроизведения герба муниципального образования:
а) бланки резолюций Главы Администрации города и заместителей Главы Администрации города (приложение N 5 к настоящей Инструкции).
3.2. Оформление документов
3.2.1. Документы Администрации города (далее - документы) изготавливаются с использованием электронно-вычислительной. Отдельные внутренние документы могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.д.). Заполнение полей форм на бумажном носителе может осуществляться с использованием машинописной техники.
Документы оформляются на одной стороне бланков или стандартных листах бумаги белого цвета формата A4 (210 x 297 мм) шрифтом черного цвета. Допускается оформление документов на бумаге иных стандартных форматов. Выбор формата бумаги зависит от вида и объема документа.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
25 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
